Trong bối cảnh toàn cầu hóa và công việc đòi hỏi sự giao tiếp liên tục, kỹ năng viết email tiếng Anh chuẩn chỉnh trở thành một lợi thế cực kỳ quan trọng. Một bức thư điện tử được trình bày rõ ràng, mạch lạc và đúng ngữ pháp không chỉ giúp bạn truyền tải thông điệp hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Bài viết này của Anh ngữ Oxford sẽ đi sâu vào từng khía cạnh, từ bố cục cơ bản đến những mẫu câu thông dụng, giúp bạn tự tin hơn khi soạn thảo email bằng tiếng Anh.
Mục Lục:
- Phân tích cấu trúc chung của email tiếng Anh
- Lời chào đầu thư
- Phần mở đầu nội dung
- Phần nội dung chính yếu
- Phần kết thúc và ký tên
- Hướng dẫn chi tiết từng phần email tiếng Anh chuẩn
- Cách viết lời chào đầu thư trang trọng và phù hợp
- Hướng dẫn viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh hiệu quả
- Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh rõ ràng
- Phản hồi email khách hàng hoặc đối tác
- Chủ động gửi email cho người khác
- Cách cung cấp thông tin chi tiết trong email tiếng Anh
- Viết email để yêu cầu hoặc hỏi thông tin
- Phản hồi yêu cầu hoặc cung cấp thông tin
- Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh lịch sự
- Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chân thành
- Thư thông báo hoặc thắc mắc về tệp đính kèm
- Thăm dò ý kiến hoặc yêu cầu thêm thông tin phản hồi
- Phần kết nội dung email trước khi ký tên
- Các mẹo quan trọng để viết email tiếng Anh hiệu quả
- Xác định người nhận và cấp độ trang trọng của email
- Đảm bảo sự trang trọng nhưng dễ hiểu
- Tiêu đề email gây ấn tượng và đúng trọng tâm
- Luôn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
- Những mẫu email tiếng Anh thông dụng
- Mẫu email ứng tuyển xin việc bằng tiếng Anh
- Mẫu email yêu cầu thông tin bằng tiếng Anh
- Mẫu thư phản hồi về tài liệu bằng tiếng Anh
- Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh
- Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh
- Mẫu thư xin lỗi trang trọng bằng tiếng Anh
- Các câu mẫu thông dụng khi viết email tiếng Anh
- Cách viết email kết nối lại với khách hàng cũ
- Cách viết email về một cuộc họp
- Cách viết email cảm ơn
- Cách thông báo tin tốt qua email
- Cách viết email tiếng Anh thông báo tin xấu
- Cách viết email nói về kỳ nghỉ và ngày lễ
- Viết email bằng tiếng Anh yêu cầu làm rõ một vấn đề
- Cách viết email nói về những vấn đề và giải pháp
- Cách viết email bằng tiếng Anh về thông tin đơn hàng
- Cách viết email bằng tiếng Anh kết thúc thư
- Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Phân tích cấu trúc chung của email tiếng Anh
Để thành thạo kỹ năng viết email tiếng Anh chuẩn, việc nắm vững bố cục là điều cần thiết. Một bức thư điện tử chuyên nghiệp thường được cấu thành từ ba phần chính: phần mở đầu bao gồm lời chào và mục đích, phần nội dung chính truyền tải thông điệp, và phần kết thúc kèm theo lời cảm ơn cùng chữ ký người gửi. Đây là một khuôn mẫu phổ biến được áp dụng rộng rãi trong giao tiếp công việc và học thuật.
Lời chào đầu thư
Phần lời chào đầu thư mang ý nghĩa quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ và thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Đối với giao tiếp trang trọng, các cụm từ như “Dear Mr/Mrs + (họ tên người nhận)” hay “Dear Sir/Madam” là lựa chọn phù hợp nhất, tùy thuộc vào việc bạn đã biết tên người nhận hay chưa. Những lời chào này tạo ấn tượng ban đầu về sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Phần mở đầu nội dung
Sau lời chào, một đoạn mở đầu ngắn gọn sẽ dẫn dắt người đọc vào chủ đề chính của email. Bạn có thể sử dụng các cấu trúc như “I am writing (this email) to you regarding…”, “I’m reaching out to inform you about…”, hoặc “I am writing to discuss…” để nêu rõ mục đích giao tiếp. Điều này giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt được nội dung chính và ý định của bạn ngay từ đầu, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Phần nội dung chính yếu
Đây là trái tim của bức email, nơi bạn trình bày thông tin chi tiết, lập luận hoặc yêu cầu một cách rõ ràng và logic. Mục tiêu là cung cấp đầy đủ dữ liệu cần thiết để người nhận có thể hiểu và phản hồi hiệu quả. Để tránh sự nhàm chán và giữ cho thông điệp được hấp dẫn, bạn nên chia nội dung thành các đoạn văn ngắn, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính. Việc này giúp cải thiện khả năng đọc và hiểu cho người nhận, đặc biệt khi họ có thể đang đọc email trên thiết bị di động.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Hướng Dẫn Chi Tiết Viết VSTEP Writing Task 1 Request Letters (Thư Yêu Cầu)
- Phân Biệt Learn và Study: Nắm Vững Cách Dùng Chuẩn Xác
- Hướng Dẫn Phát Âm /ɑː/ và /ʌ/ Chuẩn Xác
- Luyện Đề Thi Thử Tiếng Anh THPT Quốc Gia Hiệu Quả Nhất
- Tổng Hợp Từ Vựng Tiếng Anh Lớp 11 Chuẩn SGK Mới Nhất
Phần kết thúc và ký tên
Kết thúc email một cách chuyên nghiệp cũng quan trọng như cách bạn mở đầu. Các cụm từ như “I anticipate hearing back from you soon/ASAP” hoặc “For more details, please feel free to contact/reach me at + SĐT” thể hiện mong muốn nhận được phản hồi hoặc sẵn lòng cung cấp thêm thông tin. Cuối cùng, một lời chào kết như “Best regards” hoặc “Yours sincerely” (tùy thuộc vào cấp độ trang trọng) kèm theo chữ ký của bạn sẽ hoàn thiện bức email tiếng Anh một cách lịch sự và đầy đủ.
Bố cục tổng thể một email tiếng Anh chuyên nghiệp với các phần chào hỏi, nội dung và kết thúc.
Hướng dẫn chi tiết từng phần email tiếng Anh chuẩn
Để có thể viết email tiếng Anh một cách bài bản và chuẩn xác, chúng ta cần đi sâu vào từng thành phần cấu tạo nên một bức thư điện tử hoàn chỉnh. Mỗi phần đều có vai trò riêng và những lưu ý cụ thể để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải hiệu quả nhất.
Cách viết lời chào đầu thư trang trọng và phù hợp
Trong môi trường công sở, việc sử dụng “Dear” ở đầu thư là một tiêu chuẩn thể hiện sự tôn trọng. Cụ thể hơn, bạn cần lựa chọn cách xưng hô phù hợp với từng đối tượng: “Mr” cho nam giới, “Ms” cho phụ nữ nói chung, hoặc “Mrs” nếu bạn chắc chắn người đó đã lập gia đình. Khi gửi cho người Việt Nam, bạn có thể dùng “Dear + tên đệm + tên” hoặc đầy đủ họ tên (ví dụ: “Dear Mr. Hồng Hải” hoặc “Dear Mr. Nguyễn Hồng Hải”). Đối với người nước ngoài, thông thường sẽ dùng “Dear + họ” hoặc tên đầy đủ (ví dụ: “Dear Mr. Decker” hoặc “Dear Ms. Anna Decker”).
Trong trường hợp gửi thư cho một nhóm hoặc tập thể, sự linh hoạt là chìa khóa. Bạn cần dựa vào ngữ cảnh và tính chất của nhóm để có lời chào phù hợp nhất. Chẳng hạn, “Dear SEO team,” dành cho một đội nhóm cụ thể, “Dear CnB Department,” cho một phòng ban, hoặc “Dear HR and Marketing Teams,” khi gửi cho nhiều phòng ban cùng lúc. Những lựa chọn này giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với tập thể người nhận, đồng thời định hình ngay từ đầu tông giọng của bức thư.
Hướng dẫn viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh hiệu quả
Phần mở đầu của một email tiếng Anh không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng nó là cơ hội để bạn tạo ấn tượng ban đầu hoặc kết nối với người nhận. Sau khi có lời chào phù hợp, bạn có thể chọn đi thẳng vào mục đích hoặc thêm một vài câu xã giao nhẹ nhàng. Có hai dạng mở đầu phổ biến: hỏi thăm tình trạng sức khỏe hoặc cảm ơn người nhận đã gửi hoặc phản hồi email trước đó của bạn.
Việc hỏi thăm sức khỏe chỉ nên áp dụng với những người bạn có mối quan hệ thân thiết hoặc những người lớn tuổi mà bạn biết họ sẽ đánh giá cao sự quan tâm này. Đối với các đối tượng công việc khác, điều quan trọng là phải đi thẳng vào vấn đề chính của email. Điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian của cả hai bên và giúp cuộc trò chuyện diễn ra hiệu quả hơn. Mục tiêu là đảm bảo thông tin rõ ràng, ngắn gọn và tập trung vào điểm mấu chốt.
Một số lời mở đầu phổ biến bao gồm “I hope this (email) finds you well.” hoặc “I hope you’re doing great.” để hỏi thăm tình hình chung. Bạn cũng có thể cụ thể hơn như “I hope you had a great weekend/week/vacation/…” để đề cập đến một khoảng thời gian cụ thể. Khi muốn bày tỏ sự biết ơn, các câu như “Thank you/Thanks for getting back to me.” hoặc “Thank you/Thanks for contacting me/us/tên công ty” rất hữu ích. Những câu này không chỉ thể hiện sự lịch sự mà còn tạo dựng một không khí giao tiếp tích cực. Nếu nhận được email từ ai đó, bạn có thể nói “I am/We’re happy to receive/get your email.” để bày tỏ sự vui mừng và sẵn lòng phản hồi.
Các mẫu câu chào hỏi và mở đầu email tiếng Anh lịch sự, thân thiện.
Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh rõ ràng
Việc nêu rõ mục đích ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp email của bạn đạt hiệu quả cao. Người đọc cần biết ngay lý do tại sao bạn lại gửi thư này để họ có thể tập trung vào thông tin quan trọng.
Phản hồi email khách hàng hoặc đối tác
Khi bạn đang trả lời một email trước đó, việc liên kết lại với nội dung đã trao đổi là rất quan trọng. Các cấu trúc như “I’m writing to reply to your…” hoặc “I’m writing with/in regard to your…” giúp bạn dẫn dắt vào phản hồi một cách tự nhiên. Ví dụ, bạn có thể nói: “I’m writing to reply to your concern about the opening day.” (Tôi viết email này để phản hồi thắc mắc của bạn về ngày mở cửa.) hoặc “I’m writing with regard to your request for a testing schedule.” (Tôi viết email này để phản hồi yêu cầu lịch trình kiểm tra của bạn.) Việc này giúp người nhận dễ dàng theo dõi mạch câu chuyện và hiểu rõ ngữ cảnh của phản hồi.
Chủ động gửi email cho người khác
Nếu bạn là người khởi xướng cuộc trò chuyện, việc nêu rõ mục đích từ đầu giúp người nhận hiểu ngay bạn muốn gì. Các cấu trúc như “With reference to…, I would like to…” hoặc “I’m writing to…” là lựa chọn tuyệt vời. Chẳng hạn, “With reference to our last discussion, I would like to send you the list of interviewers.” (Liên quan đến cuộc trò chuyện gần đây nhất của chúng ta, tôi muốn gửi cho bạn danh sách những người phỏng vấn.) hoặc “I’m composing this email to request a refund.” (Tôi viết email này để yêu cầu hoàn tiền.)
Bạn cũng có thể dùng “I’m writing with/in regard to…” để đề cập đến một chủ đề cụ thể, ví dụ: “I’m writing regarding our purchasing contract.” (Tôi viết email này để thảo luận về hợp đồng mua hàng của chúng ta.) Hoặc nếu bạn muốn chủ động liên hệ để giải quyết một vấn đề, “I’m reaching (out) to…” là lựa chọn tốt: “I’m contacting to raise an issue about your COD shipping service.” (Tôi liên lạc để phản ánh vấn đề về dịch vụ giao hàng COD của bạn.) Cuối cùng, để thu hút sự chú ý vào một thông tin quan trọng, hãy dùng “I wish to draw your attention to…” hoặc “I want to bring to your attention…”. Ví dụ: “I want to bring to your attention the special offer we have for the washing machine you inquired about last week.” (Tôi mong bạn có thể dành thời gian xem xét về chương trình khuyến mãi đặc biệt cho máy giặt mà tuần trước bạn đã hỏi về.)
Minh họa các cách diễn đạt mục đích khi viết email tiếng Anh rõ ràng và trực tiếp.
Cách cung cấp thông tin chi tiết trong email tiếng Anh
Sau khi đã trình bày rõ mục đích, phần nội dung chính là nơi bạn đi sâu vào chi tiết, đưa ra các yêu cầu, cung cấp thông tin, hoặc phản hồi các vấn đề. Việc trình bày rõ ràng, mạch lạc là yếu tố then chốt để đảm bảo thông điệp được truyền tải hiệu quả.
Viết email để yêu cầu hoặc hỏi thông tin
Khi bạn cần yêu cầu hoặc hỏi thông tin, sự lịch sự và rõ ràng là ưu tiên hàng đầu. Bạn có thể sử dụng các cấu trúc như “I would (highly/very) appreciate if you could…” hoặc “I would be grateful if you could…” để bày tỏ sự biết ơn trước. Chẳng hạn, “I would highly appreciate it if you could send me the list of online courses that Mytour offers before this Friday.” (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể gửi cho tôi danh sách các khóa học online mà Mytour cung cấp trước thứ Sáu này.)
Các cụm từ khác như “It would be great if you could…” hay “It would be a great support/help if you could…” cũng rất hữu ích để thể hiện mong muốn được hỗ trợ. Ví dụ: “It would be wonderful if you could assist us in obtaining Ms. Liesel’s contact information, our favorite teacher.” (Sẽ thật tốt nếu bạn có thể giúp chúng tôi tìm ra thông tin liên lạc của Ms Liesel, giáo viên yêu thích của chúng tôi.) Hoặc “It would be extremely helpful if you could forward us the minutes of our previous meeting.” (Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi biên bản cuộc họp trước đó thì thật tuyệt vời.) Những cách diễn đạt này vừa thể hiện sự tôn trọng vừa trực tiếp đi vào vấn đề.
Phản hồi yêu cầu hoặc cung cấp thông tin
Khi bạn phản hồi một yêu cầu hoặc cung cấp thông tin, sự rõ ràng và đầy đủ là cần thiết. Bạn có thể bắt đầu bằng việc thông báo về tệp đính kèm hoặc vị trí của thông tin: “The (tên thông tin) that you need is attached below” hoặc “The (tên thông tin) that you’re looking for can be found in the (tên file) attachment below.” Ví dụ, “The list you require is attached below.” (Thông tin chi tiết mà bạn đang tìm kiếm có trong tệp đính kèm bên dưới.)
Nếu bạn có tin tức tốt hoặc muốn thông báo sự sẵn lòng hỗ trợ, hãy dùng “We’re glad to inform you that I/we can…”. Chẳng hạn, “I’m pleased to let you know that I’ll forward the details to you once they are available.” (Tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng tôi sẽ chuyển tiếp thông tin cho bạn ngay khi có sẵn.) Điều này giúp người nhận cảm thấy được hỗ trợ và thông tin được cung cấp một cách kịp thời.
Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh lịch sự
Viết thư khiếu nại đòi hỏi sự cân bằng giữa việc thể hiện sự không hài lòng và giữ thái độ chuyên nghiệp. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nêu tác động tiêu cực của vấn đề: “(tên thông tin) has negatively affected (tên thông tin).” Ví dụ: “The delay in your response has had a negative impact on our work. We require your prompt confirmation.” (Do việc bạn chưa phản hồi, công việc của chúng tôi đang bị ảnh hưởng. Chúng tôi cần xác nhận từ bạn ngay.)
Nếu muốn phản ánh về chất lượng, hãy dùng “I found the quality/(tên sản phẩm) very/quite (tính từ tiêu cực).” Chẳng hạn, “We found the quality of the speaker quite subpar.” (Chúng tôi nhận thấy chất lượng của loa không được như mong đợi.) Sau đó, bày tỏ mong muốn được giải quyết: “I would like to see your effort in…” hoặc “Chúng tôi mong rằng bạn sẽ nỗ lực để cải thiện dịch vụ giao hàng.” Cuối cùng, để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giải quyết vấn đề, bạn có thể đưa ra lời cảnh báo mang tính trang trọng: “Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unwantedly, we will have to take further action.” (Nếu vấn đề này không được giải quyết một cách nhanh chóng và kỹ lưỡng, chúng tôi sẽ phải áp dụng những biện pháp quyết đoán hơn.)
Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chân thành
Việc gửi thư xin lỗi đòi hỏi sự chân thành và rõ ràng về lý do. Bạn có thể dùng “I/We sincerely apologize for…” hoặc “Please allow me/us to apologize for…”. Ví dụ: “We sincerely apologize for your unsatisfactory experience.” (Chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không đạt yêu cầu của bạn.) Hoặc “We seek your understanding as we apologize for the delay in delivering your parcel.” (Chúng tôi xin lỗi về sự trì hoãn trong việc giao gói hàng của quý vị.)
Để thể hiện sự tiếc nuối sâu sắc hơn, bạn có thể nói “Please accept my/our sincere apology for…”. Chẳng hạn, “We sincerely apologize for any inconvenience caused.” (Mong quý khách/vị chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.) Quan trọng nhất, hãy đưa ra đề xuất để bù đắp hoặc sửa chữa lỗi lầm: “Please let us know what we can do to make up/compensate for…”. Ví dụ: “Please inform us of any actions we can take to compensate for your unsatisfactory experience.” (Mong quý khách/vị có thể cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho trải nghiệm không tốt của quý vị.)
Thư thông báo hoặc thắc mắc về tệp đính kèm
Khi gửi kèm tài liệu, hãy hướng dẫn người nhận cách tìm chúng. Bạn có thể dùng “Kindly find the information (you need) in the attachment(s) below.” hoặc “You can find (tên thông tin) in the file(s) attached below.” Ví dụ: “Detailed contacts can be found in the attached files below.” (Quý vị có thể tìm thấy thông tin liên lạc chi tiết trong tệp đính kèm.) Hoặc đơn giản là “I’m sending you (tên tệp/thông tin) as an attachment.”
Nếu gặp vấn đề với tệp đính kèm nhận được, hãy thông báo ngay một cách lịch sự. Ví dụ: “I’m afraid I can’t open/read the file/attachment(s). Could you please help me check it/them again?” (Tôi không thể mở/đọc được (các) tệp đính kèm. Bạn có thể giúp tôi kiểm tra lại không?) Hoặc yêu cầu định dạng khác: “Could you please send (tên thông tin/tên tệp) again in PDF format?” (Bạn có thể gửi lại chi tiết bằng file PDF được không?). Điều này giúp quá trình trao đổi thông tin diễn ra suôn sẻ hơn.
Thăm dò ý kiến hoặc yêu cầu thêm thông tin phản hồi
Để thúc đẩy sự tương tác và nhận được phản hồi, bạn cần có những câu kết thúc khuyến khích người nhận liên hệ lại. Các cụm từ như “For further information, please reach/contact me at (email/SĐT)” là cách thông thường để cung cấp kênh liên lạc. Chẳng hạn, “For additional information, please contact me at email@example.com or 0345672822.” (Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua email@example.com hoặc 0345672822.)
Ngoài ra, bạn có thể thể hiện sự sẵn lòng giải đáp thắc mắc: “If you have any questions, please let me know right away. I’m always eager/willing to answer.” (Nếu có thắc mắc, xin vui lòng để lại thông tin, tôi sẽ trả lời ngay.) Hoặc “If you need any help or support, please don’t hesitate to contact me (at + thông tin).” Một lời mong đợi phản hồi cũng rất quan trọng: “I/We look forward to hearing from you soon/as soon as possible.” Điều này tạo ra một lời kêu gọi hành động rõ ràng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Phần kết nội dung email trước khi ký tên
Trước khi đặt bút ký tên, một lời chào kết phù hợp sẽ củng cố tính trang trọng và lịch sự của bức email tiếng Anh. Các cụm từ như “Best regards,” “With appreciation,” “Sincerely,” hoặc “Yours truly,” là những lựa chọn phổ biến, tùy thuộc vào mức độ trang trọng và mối quan hệ với người nhận. “Best regards” là lựa chọn linh hoạt, phù hợp với hầu hết các tình huống công việc. “Sincerely” hoặc “Yours truly” thường được dùng trong các email trang trọng hơn, đặc biệt khi bạn không biết tên người nhận cụ thể (như khi bắt đầu bằng “Dear Sir/Madam”) hoặc trong các thư ứng tuyển, thư pháp lý.
Việc lựa chọn lời chào kết thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người đọc và hoàn thiện bức thư một cách chuyên nghiệp. Sau đó, bạn cần ghi rõ họ và tên đầy đủ của mình để người nhận biết chính xác ai là người gửi. Đôi khi, bạn có thể thêm chức danh hoặc tên công ty nếu cần thiết để cung cấp thêm ngữ cảnh cho chữ ký của mình.
Các mẹo quan trọng để viết email tiếng Anh hiệu quả
Để viết email tiếng Anh không chỉ đúng ngữ pháp mà còn thực sự hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến một số mẹo quan trọng. Những yếu tố này sẽ giúp email của bạn nổi bật, truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và để lại ấn tượng tốt với người nhận.
Xác định người nhận và cấp độ trang trọng của email
Khi soạn thảo email công việc, dù bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, việc xác định người nhận và điều chỉnh cấp độ trang trọng là yếu tố cực kỳ quan trọng. Nếu người nhận là cấp trên, khách hàng quan trọng, hoặc đối tác, bạn cần ưu tiên sự lịch sự và trang trọng. Điều này đòi hỏi bức thư của bạn phải có bố cục rõ ràng, ngôn ngữ nghiêm túc, và phong cách viết chuẩn mực. Sử dụng các cấu trúc câu đầy đủ, từ ngữ chuyên nghiệp và tránh các từ viết tắt hoặc tiếng lóng sẽ giúp email của bạn trông đáng tin cậy hơn.
Ngược lại, nếu người nhận là bạn bè thân thiết, đồng nghiệp có mối quan hệ gần gũi, hoặc thậm chí là khách hàng quen thuộc, bạn có thể dùng ngôn ngữ thân mật và giản dị hơn. Bố cục email có thể được đơn giản hóa bằng cách giảm bớt các lời chào hỏi trang trọng. Điều này không chỉ giúp cuộc trò chuyện trở nên nhẹ nhàng, gần gũi mà còn thể hiện sự thoải mái trong mối quan hệ. Việc nhận biết đối tượng để điều chỉnh tông giọng email là một kỹ năng giao tiếp quan trọng, giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ hiệu quả.
Phân biệt cấp độ trang trọng khi soạn email tiếng Anh cho người nhận khác nhau.
Đảm bảo sự trang trọng nhưng dễ hiểu
Một hiểu lầm phổ biến khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp là phải sử dụng từ vựng khó, “hoa mỹ” hoặc các thành ngữ phức tạp như trong bài thi IELTS. Tuy nhiên, việc cố gắng dùng những từ ngữ “cao siêu” không những không làm email của bạn thêm trang trọng mà còn có thể gây khó khăn cho cả người viết lẫn người đọc. Mục tiêu của giao tiếp qua email là truyền tải thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.
Do đó, điều bạn thực sự cần là sử dụng những câu văn súc tích, ngắn gọn, tuân thủ định dạng chuẩn và bố cục rõ ràng. Quan trọng nhất, thông điệp của bạn phải trực tiếp và đi thẳng vào vấn đề. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho người đọc, đảm bảo họ nắm bắt được nội dung một cách nhanh chóng mà không cần phải giải mã những từ ngữ không cần thiết. Một email hiệu quả là email mà thông điệp được truyền tải một cách dễ hiểu nhất, bất kể mức độ trang trọng của nó.
Tiêu đề email gây ấn tượng và đúng trọng tâm
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên và đôi khi là duy nhất quyết định liệu email của bạn có được mở hay không. Một tiêu đề hấp dẫn, rõ ràng và chứa từ khóa chính giúp người nhận hiểu ngay nội dung và mức độ ưu tiên của thư. Ví dụ, thay vì chỉ viết “Meeting”, bạn có thể viết “Meeting Minutes: Project Alpha – May 15, 2024” để cung cấp thông tin cụ thể hơn. Đối với email công việc, tiêu đề nên được giữ ngắn gọn, thường không quá 60 ký tự, và phải bao gồm từ khóa hoặc chủ đề chính.
Một tiêu đề email hiệu quả không chỉ thu hút sự chú ý mà còn giúp người nhận dễ dàng quản lý hộp thư đến của họ. Khi họ cần tìm lại một thông tin cụ thể, tiêu đề rõ ràng sẽ giúp họ định vị email nhanh chóng. Theo một nghiên cứu của Campaign Monitor, tiêu đề email là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến tỷ lệ mở email, chiếm khoảng 47% quyết định của người nhận. Do đó, việc dành thời gian để tạo một tiêu đề mạnh mẽ, tập trung vào trọng tâm là một bước không thể bỏ qua trong quá trình viết email tiếng Anh chuyên nghiệp.
Luôn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Một trong những sai lầm lớn nhất có thể mắc phải khi viết email tiếng Anh là bỏ qua bước kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Những lỗi nhỏ này có thể làm giảm đi sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt người nhận và thậm chí gây hiểu lầm. Một khảo sát cho thấy 79% nhà tuyển dụng cho biết lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trong hồ sơ ứng tuyển là yếu tố khiến họ loại bỏ ứng viên. Mặc dù đây là khảo sát về hồ sơ, nhưng nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho email công việc.
Trước khi nhấn nút gửi, hãy dành vài phút đọc lại toàn bộ email. Bạn có thể nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp có kinh nghiệm tiếng Anh đọc giúp để phát hiện những lỗi mà bạn có thể đã bỏ sót. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp trực tuyến như Grammarly hoặc chức năng kiểm tra chính tả của Microsoft Word có thể giúp ích rất nhiều. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang soạn thảo các email quan trọng như email xin việc, email cho đối tác lớn hoặc email khiếu nại. Một email không có lỗi không chỉ thể hiện sự cẩn thận mà còn cho thấy bạn coi trọng người nhận và thông điệp mình muốn truyền tải.
Những mẫu email tiếng Anh thông dụng
Để thực hành viết email tiếng Anh một cách hiệu quả, việc tham khảo các mẫu câu và cấu trúc phổ biến là vô cùng hữu ích. Dưới đây là một số mẫu email thông dụng cho các tình huống khác nhau, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Mẫu email ứng tuyển xin việc bằng tiếng Anh
Email ứng tuyển là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Nó cần phải ngắn gọn, súc tích và nêu bật được lý do bạn là ứng viên phù hợp.
“Dear Mr. Tony Dzung,
Upon reviewing your job advertisement for the Viral Video Content Creator position, I am keenly interested. I am confident that my experience aligns well with this role, and I am delighted to submit my CV and portfolio for your consideration.
In my most recent role at MMO System, I oversaw the production of instructional videos. I was involved in scriptwriting and collaborated closely with educators. Please find my portfolio attached below.
I trust that reviewing my videos will provide insight into my educational background, professional journey, and accomplishments.
Should you require any additional information or wish to discuss my past experiences further, please let me know. I eagerly await your response.
Thank you sincerely for considering my application.
Best regards,
Trix.”
Lược dịch tiếng Việt:
“Kính gửi ông Tony Dzung,
Sau khi xem xét quảng cáo tuyển dụng của quý công ty cho vị trí Chuyên viên sáng tạo nội dung video Viral, tôi đặc biệt quan tâm. Tôi tin rằng kinh nghiệm của mình rất phù hợp với vai trò này, và tôi rất vui được gửi CV và danh mục đầu tư của mình để quý công ty xem xét.
Trong vai trò gần đây nhất của tôi tại MMO System, tôi chịu trách nhiệm sản xuất các video hướng dẫn. Tôi tham gia vào việc viết kịch bản và cộng tác chặt chẽ với các nhà giáo dục. Vui lòng tìm danh mục đầu tư của tôi đính kèm bên dưới.
Tôi tin rằng việc xem xét các video của tôi sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về nền tảng giáo dục, hành trình nghề nghiệp và những thành tựu của tôi.
Nếu quý công ty cần thêm bất kỳ thông tin nào hoặc muốn thảo luận thêm về những kinh nghiệm trước đây của tôi, xin vui lòng cho tôi biết. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng cảm ơn vì đã xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi.
Trân trọng,
Trix.”
Mẫu email ứng tuyển xin việc bằng tiếng Anh gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Mẫu email yêu cầu thông tin bằng tiếng Anh
Khi bạn cần yêu cầu tài liệu, thông tin hoặc sự hỗ trợ từ người khác, email cần phải rõ ràng về mục đích và lịch sự.
“Dear Ms. Quynh,
I’m reaching out to request the minutes from our meeting last Tuesday (October 11st, 2022). Our new campaign has just kicked off, and we all found the information shared during the meeting incredibly valuable. We collectively agree that it would be beneficial to carefully review the comprehensive report compiled by you, the minutes-taker for that day.
We would greatly appreciate it if you could share the file with us before this Saturday.
We are looking forward to your response. Thank you in advance!
Sincerely,
Nguyen Hong Quan.”
Lược dịch tiếng Việt:
“Gửi chị Quỳnh,
Tôi viết email này để yêu cầu biên bản cuộc họp của chúng ta vào ngày thứ Ba tuần trước (ngày 11 tháng 10, năm 2022). Dự án mới của chúng ta đã bắt đầu, và chúng tôi thấy thông tin trong cuộc họp rất hữu ích. Toàn bộ chúng tôi đều đồng ý rằng sẽ rất có lợi nếu xem xét kỹ lưỡng báo cáo chi tiết mà chị, người ghi biên bản cuộc họp ngày hôm đó, đã tổng hợp.
Chúng tôi rất mong nhận được file trước thứ Bảy này.
Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ chị. Xin chân thành cảm ơn trước!
Trân trọng,
Nguyễn Hồng Quân.”
Mẫu thư phản hồi về tài liệu bằng tiếng Anh
Khi bạn phản hồi một yêu cầu và gửi kèm tài liệu, email cần thông báo rõ ràng về những gì được đính kèm và cách thức nó sẽ hữu ích cho người nhận.
“Dear Mr. White,
With reference to your request during our last meeting, I would like to provide you with the syllabus for our classes.
The prices and other details about all courses can be found in the file below. I hope this can assist you in selecting the course that suits your preferences.
For more information and assistance, please contact me at email@example.com or call 0345672822.
Looking forward to hearing from you soon. Thank you!
Yours truly,
Ngoc Huyen.”
Lược dịch tiếng Việt:
“Thưa ông White,
Liên quan đến yêu cầu của ông trong cuộc họp gần nhất của chúng tôi, tôi xin gửi chương trình học của các lớp.
Mọi thông tin về giá cả và các khóa học khác cũng như tệp PDF đính kèm dưới đây. Hy vọng rằng đây sẽ giúp ông chọn được khóa học phù hợp nhất.
Để biết thêm chi tiết và nhận sự hỗ trợ, vui lòng liên hệ với tôi qua email email@example.com hoặc số điện thoại 0345672822.
Mong sớm nhận được phản hồi từ ông, xin cảm ơn!
Trân trọng,
Ngoc Huyen.”
Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh
Thư mời họp cần cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, mục đích và những gì người tham dự cần chuẩn bị.
“Dear RnD Department,
I trust this message finds you all in good health. I am reaching out to inform you about our upcoming meeting scheduled for this Tuesday, November 1st, 2022.
The objective of this meeting is to discuss the strategy for our company’s anniversary celebration. Below are the specifics regarding the meeting:
Date: Tuesday, November 1st, 2022
Time: 9:30 am
Location: Meeting room, 3rd Floor
Given its significance, Ms. Niem would appreciate your presence at the meeting. Kindly confirm your attendance by responding to this email.
Thank Thank you for your valuable time!
Warm regards,
Thu Ha.”
Lược dịch Tiếng Việt:
“Gửi phòng R&D,
Hy vọng mọi người đều khỏe. Tôi viết thư này để thông báo về buổi họp sắp tới của chúng ta vào thứ Ba tuần này (1 tháng 11, năm 2022).
Mục đích của buổi họp này là để thảo luận về chiến lược cho lễ kỷ niệm thành lập công ty. Dưới đây là thông tin chi tiết về buổi họp:
Ngày: Thứ Ba, ngày 1 tháng 11, năm 2022
Giờ: 9:30 sáng
Địa điểm: Phòng họp tầng 3
Với tầm quan trọng của nó, cô Niềm rất mong sự hiện diện của các bạn tại cuộc họp. Vui lòng xác nhận việc tham dự của bạn bằng cách trả lời email này.
Xin chân thành cảm ơn thời gian quý báu của các bạn!
Trân trọng,
Thu Hà.”
Ví dụ về thư mời họp bằng tiếng Anh chi tiết và rõ ràng.
Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh
Khiếu nại cần được trình bày một cách rõ ràng, cụ thể về vấn đề và mong muốn giải quyết. Mặc dù là thư khiếu nại, bạn vẫn nên giữ giọng điệu chuyên nghiệp.
“Dear Sir/Madam,
I wish to bring to your attention an issue with your order (SPX22666683103). The cabinet we ordered was expected to arrive 5 days ago. However, as of now, we have not yet received it. We have attempted to contact customer service multiple times, but the line has always been busy.
We are extremely disappointed with your delivery service. We anticipate a response from you no later than 3 pm tomorrow, providing us with instructions on how to resolve this matter.
Unless this issue is resolved promptly and comprehensively, we will need to take further steps.
Sincerely,
Duy Le.”
Lược dịch tiếng Việt:
“Kính gửi Ông/Bà,
Tôi muốn gửi thư này để đề cập đến một vấn đề liên quan đến đơn hàng của chúng tôi (SPX22666683103). Tủ mà chúng tôi đặt hàng lẽ ra phải đến nơi cách đây 5 ngày. Tuy nhiên, cho đến nay, chúng tôi vẫn chưa nhận được. Chúng tôi đã cố gắng liên hệ với dịch vụ khách hàng nhiều lần, nhưng đường dây luôn bận.
Chúng tôi vô cùng thất vọng với dịch vụ giao hàng của quý công ty. Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ quý vị không muộn hơn 3 giờ chiều ngày mai, cung cấp hướng dẫn về cách giải quyết vấn đề này.
Trừ khi vấn đề này được giải quyết nhanh chóng và triệt để, chúng tôi sẽ phải thực hiện các bước tiếp theo.
Trân trọng,
Duy Lê.”
Cấu trúc và ngôn ngữ phù hợp khi viết email khiếu nại bằng tiếng Anh.
Mẫu thư xin lỗi trang trọng bằng tiếng Anh
Khi cần gửi lời xin lỗi, thư cần thể hiện sự chân thành, nhận trách nhiệm và đề xuất giải pháp để khắc phục hậu quả.
“Dear Mr. Walker,
Firstly, we would like to extend our sincere apologies for the delay in delivering your order.
Due to the Covid-19 pandemic, the shipping process has become more complex. As a result, your order may have experienced delays in delivery.
However, we did not inform you of this delay at the time. We sincerely apologize for any inconvenience caused. Rest assured, we have taken all necessary steps to prevent such occurrences in the future.
Upon checking, I found that your package left our warehouse 2 days after the order was placed. It is currently at a transit facility just 1 day away from your location. We are making every effort to ensure that your product arrives within the next 2 days.
Additionally, we are offering you a 20% discount on your next purchase as compensation for any inconvenience you have experienced.
Once again, please accept our sincere apologies.
For further assistance and information, please reach out to me via email or call me at 0345672822.
Sincerely,
Hai Yen.”
Lược dịch tiếng Việt:
“Kính gửi ông Walker,
Trước tiên, chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi chân thành về việc giao hàng của quý vị bị chậm trễ.
Do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, quy trình vận chuyển trở nên phức tạp hơn. Do đó, đơn hàng của quý vị có thể đã bị chậm trễ trong quá trình giao hàng.
Tuy nhiên, chúng tôi đã không thông báo cho quý vị về sự chậm trễ này kịp thời. Chúng tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra. Hãy yên tâm, chúng tôi đã thực hiện mọi biện pháp cần thiết để ngăn chặn những sự cố tương tự trong tương lai.
Sau khi kiểm tra, tôi thấy rằng gói hàng của quý vị đã rời kho của chúng tôi 2 ngày sau khi đặt hàng. Hiện tại, nó đang ở một trung tâm trung chuyển chỉ cách vị trí của quý vị 1 ngày. Chúng tôi đang nỗ lực hết mình để đảm bảo sản phẩm của quý vị sẽ đến nơi trong vòng 2 ngày tới.
Ngoài ra, chúng tôi xin gửi tặng quý vị một mã giảm giá 20% cho lần mua hàng tiếp theo như một sự đền bù cho những bất tiện mà quý vị đã trải qua.
Một lần nữa, xin quý vị chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.
Để được hỗ trợ và cung cấp thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc gọi số 0345672822.
Trân trọng,
Hải Yến.”
Cách viết email xin lỗi trang trọng và chuyên nghiệp trong tiếng Anh.
Các câu mẫu thông dụng khi viết email tiếng Anh
Để thành thạo kỹ năng viết email tiếng Anh, việc trang bị một kho tàng các câu mẫu thông dụng là điều cần thiết. Những câu này không chỉ giúp bạn diễn đạt ý tưởng một cách trôi chảy mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp và lịch sự trong mọi tình huống giao tiếp.
Cách viết email kết nối lại với khách hàng cũ
Việc khôi phục mối quan hệ với khách hàng hoặc đối tác cũ đòi hỏi sự thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng các câu mở đầu như “Long time no see! So glad to hear from you again.” (Đã lâu không gặp! Rất vui khi nhận được tin từ bạn một lần nữa.) để thể hiện sự vui mừng khi tái kết nối.
Các cụm từ khác như “So happy we got reconnected.” (Tôi rất vui vì chúng ta có cơ hội tái kết nối lần này.) hoặc “It’s always nice to keep in touch with old friends!” (Thật tuyệt vời khi giữ liên lạc với những người bạn cũ!) cũng rất hiệu quả. Bạn có thể bày tỏ sự ngạc nhiên về thời gian đã trôi qua: “Can’t believe it’s been 2 months since we last spoke! Feels like yesterday.” (Không thể tin được đã 2 tháng kể từ lần cuối chúng ta nói chuyện! Cứ như mới ngày hôm qua.) Những câu này giúp tạo không khí thoải mái và khuyến khích đối phương hồi đáp.
Cách viết email về một cuộc họp
Trao đổi về các cuộc họp qua email là một phần không thể thiếu trong môi trường công sở. Để sắp xếp, thông báo hoặc tóm tắt nội dung cuộc họp, bạn cần các câu mẫu rõ ràng và súc tích. Bạn có thể bắt đầu bằng việc đề xuất một cuộc họp: “Let’s have a meeting to discuss this project/issue/plan.” (Hãy cùng họp để thảo luận về dự án/vấn đề/kế hoạch này.)
Khi nhắc lại nội dung từ cuộc họp trước, bạn có thể nói: “This issue was raised at the meeting we had on Friday.” (Vấn đề này đã được nêu ra trong cuộc họp của chúng ta vào thứ Sáu.) hoặc “At our last meeting, we talked about…” (Trong cuộc họp trước của chúng ta, chúng ta đã nói về…). Để đề xuất thảo luận chi tiết hơn: “I’d be glad to tell you more about this at the meeting today.” (Tôi rất vui được thảo luận sâu hơn về vấn đề này tại cuộc họp hôm nay.) Các câu hỏi đề xuất như “Why don’t we work it out at a meeting?” (Tại sao chúng ta không tổ chức một cuộc họp để giải quyết vấn đề này?) cũng rất hữu ích.
Nếu bạn muốn lên lịch một cuộc họp mới, hãy cụ thể về thời gian: “We’d like to have a meeting about… next Thursday.” (Chúng tôi muốn lên lịch một cuộc họp về… vào thứ Năm tới.) và kết thúc bằng lời kêu gọi hành động: “Let’s have a meeting sometime this week.” (Vui lòng tham gia một cuộc họp vào một thời điểm nào đó trong tuần này.)
Những cụm từ thông dụng khi trao đổi về cuộc họp qua email tiếng Anh.
Cách viết email cảm ơn
Gửi lời cảm ơn qua email là một cách tuyệt vời để thể hiện sự trân trọng. Bạn có thể dùng các câu đơn giản như “Thank you for your time.” (Cảm ơn vì thời gian của bạn.) hoặc “Thank you for your consideration.” (Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn.)
Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc hơn, hãy cụ thể hóa điều bạn cảm ơn: “Thank you for taking the time to….” (Cảm ơn bạn đã dành thời gian để…). Ví dụ: “Thank you for taking the time to review my proposal.” (Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét đề xuất của tôi.) Hoặc “I appreciate that you took the time to….” (Tôi đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để…). Những lời cảm ơn chân thành sẽ củng cố mối quan hệ tốt đẹp.
Cách thông báo tin tốt qua email
Khi có tin vui muốn chia sẻ, việc diễn đạt một cách hào hứng nhưng vẫn chuyên nghiệp là điều quan trọng. Bạn có thể bắt đầu bằng cách bày tỏ sự chắc chắn rằng người nhận sẽ vui: “Sure you will be pleased to learn that…” (Chắc chắn bạn sẽ rất hạnh phúc khi biết rằng…).
Các cách diễn đạt trang trọng hơn bao gồm “We are pleased to announce that…” (Chúng tôi rất vinh dự thông báo với bạn rằng…) hoặc “It is my pleasure to let you know that…” (Tôi rất vinh dự khi được thông báo cho bạn biết rằng…). Nếu muốn thông báo một cách thân mật hơn một chút, bạn có thể dùng “I just wanted to let you know that…” (Tôi chỉ muốn thông báo cho bạn biết rằng…) hoặc “I’m glad to tell you that…” (Tôi rất vui khi được thông báo với bạn rằng…). Cuối cùng, một câu mở đầu chung chung nhưng vẫn đầy hứa hẹn là “We have some good news for you…” (Chúng tôi có một số thông tin quan trọng muốn chia sẻ với bạn…).
Cách viết email tiếng Anh thông báo tin xấu
Việc truyền tải tin xấu qua email đòi hỏi sự tế nhị, lịch sự và rõ ràng để giảm thiểu sự thất vọng hoặc hiểu lầm. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nhẹ nhàng phủ nhận khả năng: “That’s not really possible.” (Điều đó thật không thể được.)
Để bày tỏ sự tiếc nuối một cách trang trọng, hãy dùng “We regret to inform you that…” (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn biết rằng…). Nếu nguyên nhân là một sự cố, bạn có thể giải thích ngắn gọn: “I regret to inform you that due to a mistake in our system,…” (Rất tiếc, chúng tôi phải thông báo với bạn rằng do sự cố hệ thống,…). Các cụm từ như “I’m afraid that we can’t…” (Tôi lo rằng không thể…) hoặc “Unfortunately, I have to tell you that…” (Xin lỗi, tôi phải nói với bạn rằng…) cũng rất hữu ích.
Để thể hiện sự tiếc nuối một cách chuyên nghiệp, bạn có thể nói: “Unfortunately, we cannot/we are unable to…” (Xin lỗi, chúng tôi không thể…) hoặc “I’m afraid it would not be possible to…” (Tôi e rằng không thể…). Cuối cùng, khi đưa ra quyết định khó khăn, hãy cho thấy sự cân nhắc: “After careful consideration, we have decided (not) to…” (Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ (không)…). Nếu bạn phải thông báo một tin rất tồi tệ, có thể dùng “I’m afraid I’ve got some bad news for you.” (Tôi e rằng có một số tin không may cho bạn.) và “Despite my best efforts, it has proved to be impossible to…” (Dù tôi đã cố gắng hết sức, nhưng không thể…).
Cách viết email nói về kỳ nghỉ và ngày lễ
Thông báo về kỳ nghỉ hoặc ngày lễ qua email giúp người nhận nắm bắt được lịch trình của bạn hoặc công ty. Bạn cần cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian nghỉ. Bạn có thể thông báo lịch nghỉ của công ty: “Our company is celebrating Christmas and New Year’s Eve from Dec 30 until Jan 4th.” (Công ty của chúng tôi sẽ đóng cửa trong thời gian kỳ nghỉ Giáng Sinh và Năm Mới từ ngày 30 tháng 12 đến ngày 4 tháng 1.)
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ cá nhân, bạn có thể thông báo: “I’m planning on a vacation in July, would that be all right with you?” (Tôi đang lên kế hoạch nghỉ vào tháng 7. Bạn có thể tổ chức thời gian để gặp mặt không?). Để đặt thông báo tự động (out-of-office reply), hãy nêu rõ người liên hệ thay thế: “I’m currently on vacation. If you have questions about …, please write to … at (địa chỉ email).” (Hiện tại, tôi đang nghỉ. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về … xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ email…). Cuối cùng, khi công ty có ngày lễ quốc gia: “We have a national holiday in our country on … Therefore, our office will not be working on these days.” (Chúng tôi nghỉ lễ, do đó công ty sẽ không làm việc trong những ngày này.)
Mẫu câu thông báo về kỳ nghỉ hoặc ngày lễ trong email tiếng Anh.
Viết email bằng tiếng Anh yêu cầu làm rõ một vấn đề
Khi bạn cần làm rõ một thông tin hoặc yêu cầu cụ thể, việc diễn đạt câu hỏi một cách lịch sự và không gây khó chịu là rất quan trọng. Bạn có thể bắt đầu bằng câu hỏi chung chung: “Could you please clarify what you’d like us to do?” (Xin vui lòng làm rõ yêu cầu của bạn về…?)
Nếu bạn chưa hiểu rõ một phần cụ thể nào đó, hãy chỉ rõ phần đó: “I don’t fully understand section A, could you please explain that again?” (Tôi chưa hoàn toàn hiểu rõ về phần A, bạn có thể giải thích thêm một lần nữa không?). Để hỏi về thời hạn cụ thể, bạn có thể dùng: “When exactly are you expecting to have this assignment?” (Bạn mong đợi tính năng này sẽ có sẵn vào thời điểm nào chính xác?). Khi cần thông tin chi tiết hơn, hãy yêu cầu cụ thể: “I didn’t quite get your point about chart B, could you be more specific?” (Tôi không thể hiểu rõ về bảng B, bạn có thể giải thích cụ thể hơn không?).
Để yêu cầu làm rõ một đoạn văn hoặc thông tin, bạn có thể dùng: “Could you please clarify this paragraph?” (Xin vui lòng làm rõ thông tin này được không?). Hoặc bày tỏ sự cảm kích nếu được hỗ trợ: “If you could please shed some light on this pie chart, I would really appreciate it.” (Nếu bạn có thể làm rõ thêm về bảng này, tôi rất biết ơn.) Cuối cùng, khi cần thời gian hoàn thành: “Could you please clarify when we should finish this?” (Bạn có thể nói rõ lúc nào chúng tôi cần hoàn thiện điều này không?).
Cách diễn đạt câu hỏi làm rõ vấn đề trong email tiếng Anh một cách lịch sự.
Cách viết email nói về những vấn đề và giải pháp
Khi thảo luận về các vấn đề và giải pháp qua email, bạn cần trình bày rõ ràng về khó khăn đang gặp phải và các phương án xử lý có thể. Để giới thiệu giải pháp, bạn có thể nói: “Here’s how we would take care of this issue.” (Đây là cách chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này.)
Khi nêu một vấn đề, hãy mô tả cụ thể: “There seems to be a problem with the new gadget.” (Dường như có vấn đề xảy ra với thiết bị mới.) hoặc “We’ve found an error on page 12.” (Chúng tôi phát hiện một lỗi trên trang số 12.) Sau đó, bạn có thể hỏi ý kiến người nhận về các lựa chọn: “Which option would you want us to work on?” (Bạn muốn chúng tôi thực hiện phương án nào?).
Nếu cần thêm thời gian để nghiên cứu giải pháp, hãy thông báo: “We’d like to research this problem a bit more so that we can give you a more detailed list of options.” (Chúng tôi đang tiến hành nghiên cứu để cung cấp cho bạn danh sách các lựa chọn chi tiết hơn.) Cuối cùng, khi trình bày các giải pháp, hãy nêu rõ ưu và nhược điểm hoặc thời gian thực hiện: “However, the second option will take much longer than expected.” (Tuy nhiên, giải pháp thứ hai sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến.) hoặc “If we implement the first solution, we may have delivery problems in the future.” (Nếu thực hiện giải pháp thứ nhất, có khả năng chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc giao hàng trong tương lai.) Thậm chí có thể đưa ra so sánh cụ thể về thời gian: “The first solution will take about 13 days, and the second may take up to 17 days.” (Giải pháp đầu tiên mất khoảng 13 ngày và giải pháp thứ hai có thể mất đến 17 ngày.)
Cách viết email bằng tiếng Anh về thông tin đơn hàng
Trao đổi về thông tin đơn hàng qua email là một phần quan trọng trong dịch vụ khách hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Bạn có thể bắt đầu bằng lời cảm ơn: “We’re glad that you chose us!” (Chúng tôi rất vui vì bạn đã đặt hàng tại cửa hàng của chúng tôi!) hoặc “Thank you for your order.” (Xin cảm ơn bạn đã đặt hàng.)
Khi xác nhận đơn hàng, hãy cung cấp mã số cụ thể: “We’ve received your order #SPX22666683103” (Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn có mã số #SPX22666683103). Để thông báo về quá trình xử lý, bạn có thể nói: “We’re processing your order and we’ll get back to you as soon as we can.” (Chúng tôi đang tiến hành xử lý đơn đặt hàng của bạn và sẽ liên hệ với bạn ngay khi có thể.) hoặc “Your order will be processed as quickly as possible.” (Chúng tôi cam kết xử lý đơn hàng của bạn một cách nhanh nhất có thể.)
Nếu khách hàng muốn hủy đơn, hãy ghi rõ thông tin: “I’d like to cancel the order I placed on Oct 31st, 2022.” (Tôi muốn hủy đơn hàng mà tôi đã đặt vào ngày 31 tháng 10 năm 2022.) Khi cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, hãy ước tính cụ thể: “Your order shouldn’t take more than 2.5 days to arrive.” (Đơn hàng của bạn sẽ giao trong vòng không quá 2.5 ngày.) Cuối cùng, nếu bạn là người đặt hàng, hãy yêu cầu xác nhận: “Please confirm that you’ve received our order.” (Vui lòng xác nhận việc bạn đã nhận được đơn đặt hàng từ chúng tôi.) hoặc “Please confirm your order at your earliest.” (Vui lòng xác nhận đơn đặt hàng sớm để chúng tôi có thể xử lý ngay.)
Những câu thường dùng khi viết email liên quan đến thông tin đơn hàng bằng tiếng Anh.
Cách viết email bằng tiếng Anh kết thúc thư
Lời kết của một bức email cũng quan trọng không kém phần mở đầu, nó giúp củng cố mối quan hệ và tạo ấn tượng tốt đẹp cuối cùng. Bạn có thể bắt đầu bằng lời cảm ơn về thời gian của người nhận: “Thank you for spending time.” (Chúng tôi rất biết ơn bạn đã dành thời gian.) hoặc “Thank you once more for your help in this matter.” (Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự giúp đỡ lần này.)
Nếu bạn muốn thể hiện sự sẵn lòng hỗ trợ thêm, hãy dùng “If we can be of any further assistance, please let us know.” (Nếu quý khách cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi.) hoặc “If I can help in any way, please do not hesitate to contact me.” (Nếu có gì tôi có thể hỗ trợ quý khách, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi.) Bạn cũng có thể mở lời cho phản hồi hoặc ý kiến: “Please let me know what you think of our services.” (Xin vui lòng chia sẻ nhận xét của bạn về dịch vụ của chúng tôi.) hoặc “Let me know if you need any help.” (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào.)
Khi muốn kết thúc với hy vọng về sự hài lòng, hãy nói: “We hope you are happy with this arrangement.” (Chúng tôi mong rằng bạn hài lòng với sắp xếp này.) Và cuối cùng, một lời mong đợi phản hồi: “Looking forward to hearing from you,” (Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.) hoặc “If you require any further information, do let me know.” (Nếu bạn cần thông tin bổ sung, xin vui lòng cho tôi biết.) Những cụm từ này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo điều kiện cho các cuộc đối thoại tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Tiêu đề email tiếng Anh nên dài bao nhiêu?
Tiêu đề email tiếng Anh nên ngắn gọn và súc tích, thường không quá 60 ký tự. Mục tiêu là để người nhận có thể đọc toàn bộ tiêu đề trên hầu hết các thiết bị và hiểu ngay nội dung chính của email. Tiêu đề rõ ràng giúp tăng tỷ lệ mở thư và hỗ trợ việc quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn.
2. Làm thế nào để đảm bảo email tiếng Anh của tôi có giọng điệu phù hợp?
Để đảm bảo email có giọng điệu phù hợp, bạn cần xác định rõ người nhận và mục đích của email. Với người lạ, cấp trên hoặc email trang trọng, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, đầy đủ câu và tránh các từ viết tắt. Với đồng nghiệp hoặc bạn bè, bạn có thể linh hoạt hơn. Luôn đọc lại email trước khi gửi để kiểm tra xem giọng điệu có đúng ý muốn hay không.
3. Tôi có nên sử dụng từ viết tắt hoặc tiếng lóng trong email tiếng Anh không?
Tuyệt đối không nên sử dụng từ viết tắt hoặc tiếng lóng trong email công việc hoặc các email mang tính trang trọng. Việc này có thể khiến email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp và gây khó hiểu cho người đọc. Chỉ nên dùng trong các email cá nhân với bạn bè thân thiết khi bạn chắc chắn người nhận hiểu được những cụm từ đó.
4. Khi nào thì cần gửi tệp đính kèm và cách thông báo trong email?
Bạn nên gửi tệp đính kèm khi thông tin cần truyền tải quá dài để đưa vào nội dung email hoặc khi bạn cần chia sẻ tài liệu, hình ảnh, báo cáo. Khi đính kèm, hãy thông báo rõ ràng trong email bằng các cụm từ như “Please find the attached document/file for your reference.” hoặc “I have attached [tên tệp] for your review.” Điều này giúp người nhận biết có tệp đi kèm và nội dung của nó.
5. Có cần gửi email cảm ơn sau mỗi cuộc họp hoặc phỏng vấn không?
Có, việc gửi email cảm ơn sau mỗi cuộc họp hoặc phỏng vấn là một hành động chuyên nghiệp và lịch sự. Nó thể hiện sự trân trọng thời gian của đối phương và củng cố mối quan hệ. Email cảm ơn cũng là cơ hội để nhắc lại những điểm chính hoặc thông tin quan trọng đã trao đổi.
6. Email xin lỗi nên được viết như thế nào để thể hiện sự chân thành?
Email xin lỗi cần thể hiện sự chân thành bằng cách nêu rõ lý do xin lỗi, nhận trách nhiệm về lỗi lầm và bày tỏ sự hối tiếc về những bất tiện đã gây ra. Sau đó, hãy đưa ra giải pháp khắc phục vấn đề hoặc đề xuất cách bù đắp. Tránh đổ lỗi hoặc biện minh.
7. Tôi nên kiểm tra những gì trước khi nhấn nút “Gửi” email?
Trước khi gửi email, bạn nên kiểm tra:
- Người nhận đã đúng chưa (To, Cc, Bcc).
- Tiêu đề email đã rõ ràng, súc tích và chứa từ khóa chính chưa.
- Nội dung email có lỗi chính tả, ngữ pháp nào không.
- Tệp đính kèm đã được thêm vào và đúng chưa.
- Giọng điệu email có phù hợp với người nhận và mục đích không.
- Các thông tin liên hệ của bạn đã đầy đủ và chính xác chưa.
8. Làm thế nào để viết phần kết thúc email một cách hiệu quả?
Phần kết thúc email hiệu quả nên bao gồm lời kêu gọi hành động (ví dụ: “I look forward to your reply.”), lời cảm ơn (“Thank you for your time.”), và một lời chào kết phù hợp với cấp độ trang trọng (ví dụ: “Best regards,” hoặc “Sincerely,”). Điều này giúp email có một kết thúc rõ ràng và chuyên nghiệp.
Việc nắm vững các kỹ năng và mẫu câu để viết email tiếng Anh chuẩn mực là một hành trang không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Thông qua bài viết này, Anh ngữ Oxford hy vọng bạn đã có thêm những kiến thức hữu ích để tự tin hơn khi giao tiếp bằng email. Hãy luyện tập thường xuyên để biến những kiến thức này thành kỹ năng thực tiễn của mình.