Viết Email Thông Báo Nghỉ Thai Sản Tiếng Anh Chuẩn Chuyên Nghiệp - Anh ngữ Oxford

Trang Chủ / Tin tức / Viết Email Thông Báo Nghỉ Thai Sản Tiếng Anh Chuẩn Chuyên Nghiệp

Trong môi trường làm việc toàn cầu ngày nay, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp qua email là vô cùng thiết yếu. Đặc biệt, khi cần thông báo các vấn đề quan trọng như nghỉ thai sản, việc soạn thảo một bức email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh không chỉ đòi hỏi sự lịch sự mà còn cần đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin. Bài viết này của Anh ngữ Oxford sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng một email chuyên nghiệp, giúp bạn tự tin truyền đạt kế hoạch của mình đến cấp trên và phòng nhân sự.

Xem Nội Dung Bài Viết

Cấu trúc chuẩn của một Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Để một bức email thông báo nghỉ thai sản đạt hiệu quả cao, việc tuân thủ một cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp là yếu tố then chốt. Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng và cảm nhận được sự tôn trọng từ phía bạn.

Tiêu đề Email thu hút và rõ ràng

Tiêu đề của email thông báo nghỉ thai sản chính là cánh cửa đầu tiên mà người nhận nhìn thấy, quyết định liệu email của bạn có được mở ra và đọc kỹ hay không. Một tiêu đề hiệu quả cần ngắn gọn, trực tiếp và chứa đựng thông tin cốt lõi. Tránh những tiêu đề chung chung hoặc mơ hồ, thay vào đó, hãy tập trung vào mục đích chính là thông báo về kỳ nghỉ thai sản của bạn. Điều này giúp người nhận, đặc biệt là quản lý hoặc bộ phận nhân sự, nhanh chóng xác định được tính chất và mức độ ưu tiên của email.

Ví dụ, việc sử dụng các cụm từ như “Maternity Leave Notification” (Thông báo nghỉ thai sản) hoặc “Request for Maternity Leave” (Đề nghị nghỉ thai sản) kết hợp với tên của bạn sẽ làm cho tiêu đề trở nên rõ ràng và dễ nhận diện hơn rất nhiều. Một tiêu đề tốt không chỉ cung cấp thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi.

Mở đầu Email: Tạo ấn tượng ban đầu

Phần mở đầu của thư báo nghỉ thai sản có vai trò thiết lập giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp cho toàn bộ nội dung. Việc bắt đầu bằng một lời chào phù hợp với người nhận là rất quan trọng. Nếu bạn biết tên người quản lý hoặc đại diện phòng nhân sự, hãy sử dụng tên cụ thể (ví dụ: “Dear Mr./Ms. [Tên]”). Trong trường hợp không chắc chắn hoặc gửi đến một địa chỉ chung, “To Whom It May Concern” cũng là một lựa chọn hợp lý, thể hiện sự lịch sự.

Sau lời chào, hãy giới thiệu ngắn gọn lý do bạn viết email này. Chỉ cần một hoặc hai câu để thông báo ý định chính là sắp sửa nghỉ thai sản. Điều này giúp người đọc ngay lập tức hiểu được mục đích của email mà không cần phải đọc lướt qua toàn bộ nội dung. Ví dụ, “I am writing to formally inform you about my upcoming maternity leave” là một cách mở đầu trực tiếp và hiệu quả, đặt nền tảng cho các thông tin chi tiết hơn sẽ được trình bày ở phần sau.

<>Xem Thêm Bài Viết:<>

Nội dung chính: Chi tiết kế hoạch nghỉ thai sản

Phần nội dung chính của email thông báo nghỉ thai sản là nơi bạn cung cấp tất cả các thông tin chi tiết về kế hoạch nghỉ của mình. Sự rõ ràng và đầy đủ là yếu tố then chốt ở đây. Bạn cần nêu rõ ngày dự kiến bắt đầu nghỉ, thời gian nghỉ dự kiến và ngày bạn dự định trở lại làm việc. Cần nhớ rằng, ngôn ngữ sử dụng phải luôn chính xác, nhã nhặn và tránh dài dòng, đảm bảo mọi thông tin đều được truyền tải một cách mạch lạc và dễ hiểu.

Hãy chia nhỏ các thông tin thành từng đoạn văn ngắn để dễ đọc. Ví dụ, bạn có thể dành một đoạn để trình bày về ngày nghỉ dự kiến, sau đó là đoạn khác để giải thích lý do cụ thể theo chính sách của công ty. Nếu bạn đã có người thay thế công việc, hãy đề cập rõ ràng tên của đồng nghiệp và vai trò của họ. Điều này thể hiện sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của bạn trong việc đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

Người phụ nữ đang soạn email thông báo nghỉ thai sản chuyên nghiệp

Ngoài ra, đây cũng là phần để bạn đưa ra bất kỳ yêu cầu hoặc câu hỏi nào liên quan đến thủ tục giấy tờ, quyền lợi hay quy trình cần thiết. Đừng quên cung cấp thông tin liên lạc khẩn cấp nếu bạn muốn được liên hệ trong thời gian nghỉ. Việc này không chỉ giúp phòng nhân sự chuẩn bị tốt hơn mà còn cho thấy bạn là một nhân viên có trách nhiệm, dù trong giai đoạn chuyển tiếp quan trọng này.

Kết thúc Email: Chuyên nghiệp và lịch sự

Phần kết thúc của thư điện tử xin nghỉ thai sản là cơ hội để bạn củng cố ấn tượng về sự chuyên nghiệp và thiện chí. Hãy bày tỏ lòng cảm ơn vì sự thấu hiểu và hỗ trợ từ phía công ty. Bạn cũng có thể nhắc lại mong muốn nhận được sự xác nhận hoặc phản hồi về các thông tin đã cung cấp. Những câu như “Thank you for your understanding and support. I look forward to your confirmation” thể hiện sự tôn trọng và mong đợi một phản hồi tích cực.

Cuối cùng, hãy chọn một câu chào kết thúc lịch sự và chuyên nghiệp như “Best regards” hoặc “Sincerely”. Sau đó, đừng quên ký tên đầy đủ của bạn. Việc này hoàn thiện bố cục của email và là một chi tiết nhỏ nhưng quan trọng, khẳng định sự nghiêm túc và chính thức của bức thư.

Những yếu tố then chốt cần có trong nội dung Email thông báo nghỉ thai sản

Bên cạnh cấu trúc tổng thể, việc đi sâu vào từng yếu tố nhỏ trong nội dung sẽ giúp email thông báo nghỉ thai sản của bạn trở nên hoàn hảo hơn, truyền tải đầy đủ thông điệp và đáp ứng mọi yêu cầu từ phía công ty.

Xác định rõ thời gian nghỉ và ngày trở lại

Một trong những thông tin quan trọng nhất mà quản lý và phòng nhân sự cần biết là chính xác thời gian bạn sẽ vắng mặt. Do đó, trong email thông báo nghỉ thai sản, bạn cần cung cấp ngày bắt đầu nghỉ dự kiến và ngày dự kiến trở lại làm việc một cách rõ ràng và cụ thể. Điều này giúp bộ phận liên quan có đủ thời gian để sắp xếp nhân sự, phân bổ lại công việc và chuẩn bị các thủ tục hành chính cần thiết.

Nếu bạn chưa chắc chắn về ngày chính xác, hãy đưa ra một khung thời gian dự kiến và cam kết sẽ cập nhật thông tin khi có thể. Tuy nhiên, việc cung cấp ngày cụ thể càng sớm càng tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc lên kế hoạch. Đây không chỉ là việc thông báo mà còn là sự chủ động trong quản lý kỳ nghỉ của chính bạn và đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn.

Kế hoạch chuyển giao công việc chi tiết

Để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong thời gian bạn vắng mặt, việc trình bày một kế hoạch chuyển giao công việc chi tiết là vô cùng quan trọng. Trong thư báo nghỉ thai sản, bạn nên đề cập đến các bước đã và đang thực hiện để bàn giao công việc. Ví dụ, bạn có thể nêu rõ rằng bạn đã hoàn thành các dự án đang dang dở, chuẩn bị các tài liệu hướng dẫn chi tiết cho đồng nghiệp thay thế, hoặc đã tổ chức các buổi họp để chuyển giao thông tin.

Việc chỉ định rõ người sẽ đảm nhận trách nhiệm của bạn (nếu có) cũng là một điểm cộng lớn. Hãy cung cấp tên của đồng nghiệp và vai trò tạm thời của họ. Điều này giúp cấp trên và phòng nhân sự yên tâm rằng công việc sẽ được duy trì. Một kế hoạch chuyển giao rõ ràng thể hiện sự trách nhiệm và chuyên nghiệp của bạn, đồng thời giảm thiểu áp lực cho nhóm và công ty trong giai đoạn chuyển đổi.

Thông tin liên hệ trong thời gian vắng mặt

Dù bạn đang trong kỳ nghỉ thai sản, việc duy trì một kênh liên lạc khẩn cấp là điều nên làm, đặc biệt đối với những vấn đề thực sự cấp bách. Trong email thông báo nghỉ thai sản, bạn nên cung cấp thông tin liên hệ mà qua đó bạn có thể được liên lạc nếu có tình huống khẩn cấp phát sinh. Điều này có thể là địa chỉ email cá nhân hoặc số điện thoại di động.

Hãy lưu ý rằng đây chỉ nên là kênh liên lạc cho các trường hợp đặc biệt và không nên khuyến khích việc liên hệ thường xuyên. Mục đích là để đảm bảo rằng công ty có thể tiếp cận bạn trong trường hợp không thể giải quyết được vấn đề mà không có sự can thiệp của bạn. Việc này thể hiện sự chu đáo và cam kết của bạn đối với công việc, ngay cả khi bạn không trực tiếp tại văn phòng.

Cách sử dụng ngôn ngữ linh hoạt và hiệu quả trong Email thông báo nghỉ thai sản

Việc lựa chọn từ ngữ và cấu trúc câu phù hợp không chỉ giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Dưới đây là những gợi ý cụ thể để bạn tối ưu hóa ngôn ngữ trong email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh.

Mẫu câu mở đầu Email thông báo thai sản

Phần mở đầu cần phải rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng các cấu trúc câu lịch sự nhưng trực tiếp sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt mục đích của thư báo nghỉ thai sản.

“I am reaching out to formally notify you of my upcoming maternity leave.” (Tôi viết email này để chính thức thông báo về kỳ nghỉ thai sản sắp tới của tôi.)
“This email serves to inform you of my intention to take maternity leave starting from [ngày bắt đầu].” (Email này nhằm thông báo ý định của tôi về việc nghỉ thai sản bắt đầu từ [ngày bắt đầu].)
“I would like to respectfully request maternity leave in accordance with the company’s policy.” (Tôi trân trọng muốn xin nghỉ thai sản theo chính sách của công ty.)

Những mẫu câu này không chỉ giới thiệu mục đích một cách rõ ràng mà còn tạo tiền đề cho việc trình bày thông tin chi tiết hơn ở các phần sau.

Các cụm từ thiết yếu cho nội dung chính

Để làm cho nội dung chính của email thông báo nghỉ thai sản trở nên chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin, việc sử dụng các cụm từ chuyên ngành và ngữ pháp chính xác là rất quan trọng.

“My maternity leave is expected to commence on [start date] and conclude on [end date].” (Kỳ nghỉ thai sản của tôi dự kiến bắt đầu vào [ngày bắt đầu] và kết thúc vào [ngày kết thúc].)
“This leave is in adherence to the company’s maternity leave policy.” (Kỳ nghỉ này tuân thủ chính sách nghỉ thai sản của công ty.)
“I have made arrangements for the seamless handover of my responsibilities to [tên đồng nghiệp].” (Tôi đã sắp xếp để bàn giao suôn sẻ các trách nhiệm của mình cho [tên đồng nghiệp].)
“I will ensure all pending tasks are completed and necessary documentation is prepared prior to my departure.” (Tôi sẽ đảm bảo hoàn thành mọi công việc còn lại và chuẩn bị các tài liệu cần thiết trước khi nghỉ.)

Những cụm từ này giúp bạn diễn đạt thông tin một cách mạch lạc và chuyên nghiệp, tránh sự mơ hồ.

Mẫu câu yêu cầu và hành động

Khi cần yêu cầu hướng dẫn thêm hoặc thông báo về khả năng liên lạc, hãy sử dụng các cấu trúc câu lịch sự và rõ ràng trong thư điện tử xin nghỉ thai sản.

“Could you please advise on any additional paperwork or procedures required?” (Anh/chị vui lòng hướng dẫn về bất kỳ giấy tờ hoặc thủ tục bổ sung nào cần thiết không?)
“Please let me know if there are any further steps I need to take.” (Xin vui lòng cho tôi biết nếu có thêm bước nào tôi cần thực hiện.)
“During my absence, I can be reached at [thông tin liên lạc] for urgent matters only.” (Trong thời gian tôi vắng mặt, tôi có thể được liên hệ qua [thông tin liên lạc] chỉ đối với các vấn đề khẩn cấp.)

Các câu này thể hiện sự chủ động của bạn trong việc hoàn tất các thủ tục cần thiết và đảm bảo sự liên lạc khi cần.

Mẫu câu kết thúc Email lịch sự

Phần kết thúc không chỉ là lời chào tạm biệt mà còn là cơ hội để bày tỏ lòng biết ơn và củng cố thiện chí.

“Thank you for your understanding and support during this significant time.” (Xin cảm ơn sự thấu hiểu và hỗ trợ của anh/chị trong thời điểm quan trọng này.)
“I truly appreciate your cooperation and look forward to your prompt response.” (Tôi rất trân trọng sự hợp tác của anh/chị và mong nhận được phản hồi sớm.)
“Please do not hesitate to contact me should you require any further clarification.” (Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu anh/chị cần làm rõ thêm điều gì.)

Những câu kết này không chỉ lịch sự mà còn thể hiện sự trân trọng đối với sự hỗ trợ từ phía công ty.

Các mẫu Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh cho từng tình huống

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là ba mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh được thiết kế cho các tình huống khác nhau, từ cơ bản đến phức tạp hơn, có thể linh hoạt áp dụng.

Mẫu Email thông báo nghỉ thai sản cơ bản

Đây là mẫu email thông báo nghỉ thai sản trực tiếp và súc tích, phù hợp khi bạn chỉ cần thông báo về kỳ nghỉ và kế hoạch bàn giao cơ bản.

Subject: Maternity Leave Notification – [Your Full Name]

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally notify you of my maternity leave plans. As per the company’s maternity leave policy, I plan to begin my leave on [start date] and return to work on [end date]. This period totals approximately [duration, e.g., 6 months].

To ensure a smooth workflow during my absence, I have discussed this with [colleague’s name], who has kindly agreed to take over my key responsibilities temporarily. I will ensure that all critical tasks are completed and necessary handover documents are prepared before my leave begins, specifically by [specific date, e.g., May 15th].

Please let me know if there are any additional forms or steps required to finalize my leave request. I am committed to making this transition as seamless as possible for the team.

Thank you for your understanding and continued support. I look forward to your confirmation and any guidance you may have.

Best regards,
[Your Full Name] [Your Position]

Mẫu Email thông báo nghỉ thai sản có yêu cầu hướng dẫn thêm

Mẫu này thích hợp khi bạn cần thông báo về kỳ nghỉ và đồng thời muốn nhận được hướng dẫn cụ thể từ bộ phận nhân sự về các thủ tục hoặc quyền lợi liên quan đến nghỉ thai sản.

Subject: Request for Maternity Leave and Policy Guidance – [Your Name]

Dear [HR Manager’s Name],

I hope this email finds you well. I am reaching out to formally request maternity leave starting on [start date] and ending on [end date]. My due date is [due date], and I plan to take the standard [number of weeks/months] leave as outlined in the company’s policy.

I would appreciate it if you could guide me through any specific procedures or documentation required to process this request, such as required forms or deadlines. Additionally, please let me know if there are any updates to the company’s maternity leave benefits or related policies that I should be aware of, perhaps regarding insurance or payroll during the leave.

During my leave, I will ensure that all my responsibilities are properly handed over to [colleague’s name]. I will also remain reachable via [contact information, e.g., personal email or phone number] for any truly urgent matters that cannot be handled by others.

Thank you for your time and assistance in this matter. Please let me know if you need any further details or clarification from my side.

Kind regards,
[Your Full Name] [Your Employee ID, if applicable]

Mẫu Email thông báo nghỉ thai sản với kế hoạch làm việc rõ ràng

Mẫu email thông báo nghỉ thai sản này dành cho những ai muốn trình bày một kế hoạch làm việc chi tiết đã được chuẩn bị sẵn, thể hiện sự chủ động cao.

Subject: Detailed Maternity Leave Plan – [Your Name]

Dear [Supervisor’s Name],

I am writing to provide comprehensive details regarding my upcoming maternity leave plan. Based on my discussions with the team and my assessment of current projects, my leave will formally begin on [start date] and is expected to conclude on [end date], allowing for a [duration] period of leave.

To minimize any potential disruption and ensure a smooth operational flow during my absence, I have already started preparing meticulously. Specifically, I am actively:

Completing all pending projects and tasks that are due before [specific date, e.g., two weeks prior to leave]. I anticipate all critical assignments will be wrapped up by this time.
Preparing detailed handover notes, comprehensive project summaries, and client contact lists for [colleague’s name], who will be taking over my responsibilities. We have scheduled multiple briefing sessions to ensure full understanding.
Updating all relevant shared drives and platforms with the latest project statuses and important information, accessible to the team.

Should any urgent matters arise during my leave that truly necessitate my input, I will remain accessible via email at [your personal email address] or phone at [your phone number]. I kindly request you to confirm my leave schedule and advise if there are any additional steps or documentation I need to provide from my end.

Thank you for your understanding and exceptional cooperation during this important transition. I am fully committed to ensuring everything is in order before I begin my leave to support the team effectively.

Sincerely,
[Your Full Name] [Your Department]

Ví dụ về một mẫu email thông báo nghỉ thai sản tiếng Anh đầy đủ và rõ ràng

Những lưu ý quan trọng để Email thông báo nghỉ thai sản đạt hiệu quả cao

Để email thông báo nghỉ thai sản của bạn không chỉ chuyên nghiệp mà còn thực sự hiệu quả, có một số yếu tố quan trọng cần được xem xét và thực hiện. Những lưu ý này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có và đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Thời điểm gửi Email thông báo thai sản

Việc lựa chọn thời điểm thích hợp để gửi thư báo nghỉ thai sản là cực kỳ quan trọng. Không nên đợi đến phút cuối cùng mới thông báo. Lý tưởng nhất, bạn nên gửi email này ngay khi bạn đã có kế hoạch rõ ràng về thời gian nghỉ và ngày dự kiến trở lại làm việc. Nhiều công ty có quy định riêng về thời gian thông báo trước, ví dụ như ít nhất 30 ngày hoặc thậm chí 60 ngày trước ngày nghỉ dự kiến.

Việc thông báo sớm sẽ mang lại nhiều lợi ích. Thứ nhất, nó cho phép quản lý và phòng nhân sự có đủ thời gian để sắp xếp nhân sự thay thế và phân bổ lại công việc. Thứ hai, bạn sẽ có thêm thời gian để chuẩn bị cho việc bàn giao, giảm thiểu rủi ro gián đoạn công việc. Cuối cùng, việc này thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với công ty và đồng nghiệp, giúp duy trì mối quan hệ làm việc tích cực.

Đảm bảo tuân thủ chính sách công ty

Mỗi công ty đều có chính sách nghỉ thai sản riêng, bao gồm các quy định về thời gian nghỉ, quy trình nộp đơn, các giấy tờ cần thiết và quyền lợi liên quan. Trước khi soạn thảo và gửi email thông báo nghỉ thai sản, hãy đảm bảo rằng bạn đã tìm hiểu kỹ lưỡng và nắm rõ chính sách của công ty mình. Bạn có thể tham khảo từ sổ tay nhân viên, trang nội bộ của công ty, hoặc trực tiếp liên hệ phòng nhân sự để được giải đáp.

Việc tuân thủ chính sách không chỉ giúp email của bạn hợp lệ mà còn giúp bạn đảm bảo được đầy đủ quyền lợi của mình. Trong email, bạn có thể nhắc đến việc mình đang tuân thủ chính sách (ví dụ: “As per the company’s maternity leave policy…”) để thể hiện sự chủ động và hiểu biết của mình về các quy định nội bộ.

Duy trì sự chuyên nghiệp trong mọi trao đổi

Trong suốt quá trình thông báo và chuẩn bị cho kỳ nghỉ thai sản, việc duy trì thái độ và ngôn ngữ chuyên nghiệp là điều tối quan trọng. Dù bạn có thể đang trải qua giai đoạn nhiều cảm xúc, hãy luôn giữ giọng điệu lịch sự, rõ ràng và khách quan trong email thông báo nghỉ thai sản cũng như trong mọi cuộc trò chuyện trực tiếp.

Tránh đưa ra những thông tin cá nhân quá chi tiết không liên quan đến công việc. Tập trung vào các vấn đề liên quan đến công việc, kế hoạch bàn giao và các thủ tục cần thiết. Sự chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt, duy trì mối quan hệ tích cực với cấp trên và đồng nghiệp, đồng thời đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Việc này cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình trở lại làm việc sau kỳ nghỉ.

Câu hỏi thường gặp (FAQs) về Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc viết email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh, cùng với các giải đáp chi tiết để giúp bạn chuẩn bị tốt nhất.

1. Nên gửi email thông báo nghỉ thai sản cho ai?
Bạn nên gửi email thông báo nghỉ thai sản đến người quản lý trực tiếp của mình và đồng thời CC (Carbon Copy) cho bộ phận Nhân sự (HR). Điều này đảm bảo rằng cả người quản lý và HR đều nắm được thông tin để phối hợp sắp xếp công việc và xử lý các thủ tục liên quan đến quyền lợi của bạn.

2. Tiêu đề email nên viết như thế nào để gây ấn tượng?
Tiêu đề của thư báo nghỉ thai sản cần ngắn gọn, rõ ràng và trực tiếp. Nên bao gồm mục đích chính và tên của bạn để dễ nhận diện. Ví dụ: “Maternity Leave Notification – [Your Full Name]” hoặc “Request for Maternity Leave – [Your Name]”. Tránh các tiêu đề quá dài hoặc mơ hồ.

3. Tôi nên cung cấp những thông tin gì trong email?
Trong email thông báo nghỉ thai sản, bạn cần cung cấp:

Ngày dự kiến bắt đầu nghỉ.
Ngày dự kiến trở lại làm việc.
Thời gian nghỉ dự kiến (ví dụ: 6 tháng).
Kế hoạch chuyển giao công việc và tên người thay thế (nếu có).
Thông tin liên hệ khẩn cấp trong thời gian nghỉ (nếu bạn muốn được liên lạc).
Bất kỳ yêu cầu hoặc câu hỏi nào về thủ tục hoặc quyền lợi.

4. Có cần đề cập đến lý do cụ thể trong email không?
Bạn chỉ cần nêu lý do là “maternity leave” (nghỉ thai sản) hoặc “to prepare for the arrival of my baby” (để chuẩn bị cho sự chào đời của con tôi). Không cần đi sâu vào chi tiết y tế hoặc cá nhân. Mục đích của email thông báo nghỉ thai sản là để thông báo về kỳ nghỉ, không phải để giải thích chi tiết đời tư.

5. Tôi nên gửi email này trước bao lâu?
Thời gian lý tưởng để gửi email thông báo nghỉ thai sản là càng sớm càng tốt, ngay khi bạn có kế hoạch rõ ràng. Nhiều công ty yêu cầu thông báo trước ít nhất 30-60 ngày. Việc thông báo sớm giúp công ty có đủ thời gian để sắp xếp nhân sự và công việc, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn.

6. Nếu tôi không biết rõ ngày trở lại làm việc, tôi nên viết như thế nào?
Nếu bạn chưa chắc chắn về ngày trở lại làm việc chính xác, bạn có thể nêu rõ là “dự kiến” và cam kết sẽ cập nhật thông tin sau. Ví dụ: “My maternity leave is expected to begin on [start date], and I anticipate returning to work around [approximate date]. I will confirm the exact return date as it becomes clearer.”

7. Có nên đính kèm giấy tờ y tế không?
Trong email thông báo nghỉ thai sản ban đầu, bạn không nhất thiết phải đính kèm giấy tờ y tế. Tuy nhiên, bạn nên hỏi phòng Nhân sự về các tài liệu cụ thể mà công ty yêu cầu sau khi nhận được thông báo, ví dụ như giấy xác nhận của bác sĩ, giấy khai sinh dự kiến, v.v.

8. Tôi nên làm gì sau khi gửi email?
Sau khi gửi email thông báo nghỉ thai sản, hãy theo dõi phản hồi từ người quản lý và HR. Sẵn sàng trả lời các câu hỏi và cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu. Đồng thời, hãy bắt đầu hoặc tiếp tục quá trình bàn giao công việc theo kế hoạch đã đề ra, đảm bảo mọi thứ suôn sẻ trước khi bạn nghỉ.

Bài viết trên của Anh ngữ Oxford đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách soạn thảo một email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Từ cấu trúc cơ bản đến các mẫu câu cụ thể và những lưu ý quan trọng, hy vọng bạn đã có đủ hành trang để tự tin gửi đi bức thư thông báo của mình. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn thực hiện đúng quy trình mà còn thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm với công việc, đảm bảo một kỳ nghỉ suôn sẻ và một sự trở lại thuận lợi.