Khi làm việc trong môi trường quốc tế hoặc tại các công ty nước ngoài, việc chuẩn bị một thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là cách bạn thể hiện sự tôn trọng đối với công ty và duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Bài viết này của Anh ngữ Oxford sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn toàn diện để soạn thảo một lá thư từ chức bằng tiếng Anh hiệu quả và lịch sự.
Thư Xin Nghỉ Việc Bằng Tiếng Anh Là Gì Và Tầm Quan Trọng Của Nó
Thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, thường được gọi là “Letter of resignation” hoặc đôi khi là “Farewell/Goodbye letter”, là một văn bản chính thức mà người lao động gửi đến cấp quản lý hoặc phòng ban nhân sự để thông báo về quyết định rời khỏi vị trí công việc hiện tại. Lá thư này có vai trò quan trọng trong việc thiết lập một sự chia tay chuyên nghiệp và trơn tru.
Mục đích chính của đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh là để ghi lại chính thức việc bạn rời đi, cung cấp thông báo chính thức về ngày làm việc cuối cùng và thường bày tỏ lòng biết ơn về cơ hội đã được trao. Một lá thư từ chức được viết cẩn thận sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng cũ, điều này có thể hữu ích cho các mục đích tham khảo trong tương lai. Nhiều chuyên gia nhân sự cho rằng một thư từ chức đúng mực là yếu tố then chốt giúp bạn rời đi một cách thiện chí, tránh những hiểu lầm không đáng có.
Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Tổng Quan Cấu Trúc Một Thư Xin Nghỉ Việc Chuyên Nghiệp
Một thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh hiệu quả cần tuân thủ một cấu trúc rõ ràng để đảm bảo tất cả thông tin quan trọng được truyền đạt một cách mạch lạc và chuyên nghiệp. Điều này giúp người nhận dễ dàng nắm bắt nội dung và xử lý yêu cầu của bạn một cách nhanh chóng. Việc sắp xếp các phần một cách hợp lý không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bạn trình bày ý định của mình một cách có tổ chức.
Tiêu Đề Thư Xin Nghỉ Việc – Ấn Tượng Ban Đầu
Khi gửi thư xin nghỉ việc qua email, tiêu đề email đóng vai trò cực kỳ quan trọng, giúp người quản lý hoặc phòng nhân sự dễ dàng nhận diện nội dung thư. Một tiêu đề rõ ràng, trực tiếp sẽ đảm bảo thư của bạn không bị bỏ qua hoặc nhầm lẫn với các email khác. Tiêu đề cần ngắn gọn nhưng phải truyền tải được mục đích chính của email.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Định Nghĩa và Cách Dùng Danh Động Từ Trong Tiếng Anh
- Tổng Hợp Từ Vựng Kinh Doanh Tiếng Anh Cần Biết
- Nắm Vững Từ Vựng TOEIC Listening Hiệu Quả Nhất
- Từ Vựng Tiếng Anh Về Tình Yêu: Đỉnh Cao Thả Thính
- Lời Chúc Tết Tiếng Anh Hay Nhất: Gửi Gắm Yêu Thương
Thông thường, cấu trúc tiêu đề phổ biến nhất là “Resignation Letter – [Tên của bạn]” hoặc “Letter of Resignation – [Tên của bạn]”. Ví dụ, nếu bạn tên là Nguyễn Văn A, tiêu đề có thể là “Resignation Letter – Nguyen Van A”. Việc này giúp định danh người gửi và loại thư một cách tức thì, tiết kiệm thời gian cho người đọc và đảm bảo quy trình được thực hiện nhanh chóng.
Phần Mở Đầu – Thông Báo Quyết Định Và Ngày Hiệu Lực
Phần mở đầu của thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh cần phải trực tiếp và rõ ràng. Bạn bắt đầu bằng lời chào trang trọng đến người quản lý hoặc trưởng phòng ban liên quan. Sau đó, hãy ngay lập tức đi thẳng vào vấn đề: thông báo quyết định từ chức của bạn và nêu rõ ngày làm việc cuối cùng. Đây là thông tin cốt lõi mà nhà tuyển dụng cần nắm bắt đầu tiên.
Thời gian thông báo nghỉ việc tiêu chuẩn thường là hai tuần, nhưng có thể lên đến một tháng hoặc hơn tùy thuộc vào chính sách của công ty và hợp đồng lao động của bạn. Bạn nên kiểm tra lại các điều khoản hợp đồng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Việc nêu lý do nghỉ việc trong phần này không bắt buộc; bạn có thể chọn bỏ qua nếu không muốn chia sẻ chi tiết. Một câu mẫu thường dùng là: “I am writing to submit my resignation as [Vị trí của bạn] at [Tên công ty], effective [Ngày làm việc cuối cùng của bạn].”
Cấu trúc phần mở đầu trong thư xin nghỉ việc tiếng Anh một cách hiệu quả
Nội Dung Chính Của Thư – Lời Cảm Ơn Và Cam Kết
Phần thân bài là nơi bạn có thể mở rộng nội dung một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Hai yếu tố quan trọng nhất cần được trình bày tại đây là sự biết ơn đối với những cơ hội đã nhận được và cam kết hỗ trợ quá trình chuyển giao công việc. Hãy nhớ rằng, mục tiêu là để lại ấn tượng tích cực trước khi rời đi.
Việc thể hiện lòng biết ơn không chỉ là phép lịch sự mà còn là một chiến lược thông minh để duy trì mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp. Bạn có thể đề cập đến những kỹ năng đã học, những trải nghiệm quý báu hoặc những thành tựu đã đạt được trong thời gian làm việc tại công ty.
Bày Tỏ Lòng Biết Ơn Và Đánh Giá Quá Trình Làm Việc
Trong phần này, bạn nên chia sẻ những cảm nhận tích cực về thời gian làm việc đã qua, bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội được học hỏi và phát triển tại công ty. Đây là dịp để bạn nhìn lại những điều mình đã đạt được và những giá trị mình đã nhận được từ môi trường làm việc. Một lá thư từ chức mang nặng tính cảm ơn sẽ được đánh giá cao hơn nhiều so với một lá thư chỉ tập trung vào việc thông báo rời đi.
Tuyệt đối tránh đề cập đến bất kỳ trải nghiệm tiêu cực nào hoặc phàn nàn về công ty, quản lý hay đồng nghiệp. Mọi phản hồi mang tính xây dựng nên được thảo luận trực tiếp trong các cuộc họp riêng tư, chứ không phải trong một văn bản chính thức như đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh. Hãy tập trung vào những khía cạnh tích cực, chẳng hạn như: “I would like to express my sincere gratitude for the opportunities and experiences I have gained for the past [Thời gian làm việc]. It has been a privilege for me to be a part of such a dynamic team and contribute to the success of [Tên công ty].”
Cam Kết Hỗ Trợ Quá Trình Chuyển Giao Công Việc
Một trong những yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp cao nhất khi nghỉ việc là cam kết hỗ trợ quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ. Điều này bao gồm việc hoàn thành các nhiệm vụ còn dang dở, bàn giao thông tin cần thiết cho người kế nhiệm và sẵn lòng hỗ trợ trong việc đào tạo nếu có thể. Sự hợp tác của bạn trong giai đoạn này giúp công ty giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo hiệu suất công việc không bị ảnh hưởng quá nhiều.
Bạn có thể viết: “I will ensure a smooth transition during my remaining time with the company. I will try my best to complete any unfinished work and assist in training my replacement. Please let me know if I can support the transition process in any other way.” Thể hiện sự chủ động và trách nhiệm của mình cho đến ngày làm việc cuối cùng là cực kỳ quan trọng.
Thân bài thư xin nghỉ việc tiếng Anh với nội dung cảm ơn và cam kết bàn giao
Phần Kết Thư – Lời Chúc Và Giữ Liên Lạc
Phần kết của thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh là cơ hội cuối cùng để bạn để lại ấn tượng tích cực. Hãy sử dụng phần này để tái khẳng định lòng biết ơn của mình và gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến công ty. Việc này giúp củng cố hình ảnh của bạn như một nhân viên chuyên nghiệp và lịch sự.
Bạn có thể kết thúc bằng những câu như: “Thank you for the opportunity to be a part of [Tên công ty]. I wish you the best and hope we can keep in touch in the future.” Đôi khi, việc cung cấp thông tin liên hệ cá nhân (như email cá nhân hoặc LinkedIn) cũng là một cách tốt để duy trì mạng lưới chuyên nghiệp.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Soạn Thảo Thư Xin Nghỉ Việc Tiếng Anh
Việc soạn thảo thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh đòi hỏi sự cẩn trọng và tinh tế. Một lá thư được viết tốt không chỉ giúp bạn rời đi một cách suôn sẻ mà còn bảo vệ danh tiếng nghề nghiệp của bạn. Có một số điều quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo thư từ chức của mình đạt được hiệu quả mong muốn và không gây ra bất kỳ tác động tiêu cực nào.
Tránh Chia Sẻ Thông Tin Cá Nhân Không Cần Thiết
Một sai lầm phổ biến mà nhiều người mắc phải là đưa quá nhiều thông tin không cần thiết vào thư xin nghỉ việc. Bạn không cần phải giải thích chi tiết về lý do rời đi, kế hoạch tương lai, hoặc các vấn đề cá nhân. Việc làm này không chỉ làm dài dòng lá thư mà còn có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp hoặc tạo ra những câu hỏi không cần thiết.
Hãy giữ cho thư của bạn tập trung vào mục đích chính: thông báo việc từ chức và ngày làm việc cuối cùng. Nếu nhà tuyển dụng muốn biết thêm chi tiết, họ có thể hỏi trong buổi phỏng vấn nghỉ việc hoặc các cuộc trò chuyện riêng. Theo các chuyên gia, một lá thư từ chức nên ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề, thường chỉ khoảng một trang giấy A4 hoặc thậm chí ít hơn.
Duy Trì Thái Độ Tích Cực Và Chuyên Nghiệp
Dù bạn có những trải nghiệm không mấy hài lòng trong công việc, thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh không phải là nơi để bày tỏ những ý kiến tiêu cực, phê phán công ty, vị trí, người quản lý hay đồng nghiệp. Mục đích của lá thư này là giúp bạn rời đi trong điều kiện tốt nhất có thể, duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng cũ.
Việc “đốt cầu” (burning bridges) có thể gây ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của bạn trong ngành nghề, đặc biệt là trong những lĩnh vực nhỏ hoặc có mối liên hệ chặt chẽ. Hãy nhớ rằng, thế giới nghề nghiệp đôi khi rất nhỏ bé và những ấn tượng cuối cùng có thể tồn tại rất lâu. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng hơn 70% các nhà tuyển dụng có thể liên hệ với sếp cũ để hỏi về ứng viên tiềm năng, do đó, việc duy trì thái độ tích cực là vô cùng quan trọng.
Rà Soát Kỹ Lưỡng Để Tránh Sai Sót
Trước khi nhấn nút gửi, hãy dành thời gian đọc lại và kiểm tra kỹ lưỡng thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh của bạn. Bất kỳ lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc lỗi đánh máy nào cũng có thể khiến lá thư trở nên thiếu chuyên nghiệp và giảm đi tính trang trọng của nó. Một lá thư cẩn thận, không sai sót thể hiện sự tỉ mỉ và tôn trọng của bạn.
Hãy kiểm tra các thông tin quan trọng như tên người nhận, chức danh, tên công ty, và đặc biệt là ngày làm việc cuối cùng của bạn. Bạn cũng có thể nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy đọc lại để phát hiện những lỗi mà bạn có thể đã bỏ sót. Việc này chỉ mất vài phút nhưng có thể tạo nên sự khác biệt lớn trong việc tạo ấn tượng cuối cùng của bạn.
Những lưu ý quan trọng khi soạn thư xin nghỉ việc tiếng Anh chuyên nghiệp
Các Mẫu Thư Xin Nghỉ Việc Tiếng Anh Phổ Biến Theo Ngành Nghề
Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách viết thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh trong các tình huống cụ thể, dưới đây là một số mẫu phổ biến được điều chỉnh cho các ngành nghề khác nhau. Các mẫu này cung cấp khung sườn cơ bản, bạn có thể thay đổi chi tiết để phù hợp với tình huống cá nhân của mình. Hãy nhớ rằng, dù là ngành nghề nào, sự chuyên nghiệp và lịch sự vẫn là yếu tố then chốt.
Mẫu Thư Xin Nghỉ Việc Dành Cho Giáo Viên Tiếng Anh
Đây là một ví dụ điển hình cho vị trí giáo viên, tập trung vào kinh nghiệm giảng dạy và kỹ năng giao tiếp. Lá thư nhấn mạnh sự phát triển cá nhân và chuyên môn trong môi trường giáo dục.
Dear [Employee’s Name],
I am writing to submit my resignation from my position as an English teacher at MIZ Academy, effective 2024 April 16th. After careful consideration, I have made the difficult decision to resign.
I would like to express my sincere gratitude for the opportunities and experiences I have gained over the past three years. It has been a privilege for me to be a part of such a dynamic team and contribute to the success of MIZ Academy. I have learned many valuable communication skills and teaching techniques, which will assist me greatly in my future career.
I will ensure a smooth transition during my remaining time with the company. I will try my best to complete any unfinished work and assist in preparing for my successor. Please let me know if I can support the transition process in any other way.
I sincerely appreciate the support and guidance provided by you and the entire teaching team. It has been a pleasure working with you all.
Thank you for the opportunity to be a part of MIZ Academy. I wish you and the academy the best and hope we can keep in touch in the future.
Sincerely,
[Your Name]Mẫu Thư Xin Nghỉ Việc Cho Nhà Thiết Kế Nội Thất
Mẫu thư này phù hợp với những người làm việc trong ngành thiết kế, tập trung vào sự sáng tạo và đóng góp vào các dự án cụ thể.
Dear [Manager’s Name],
I hope this email finds you well. I am writing to formally announce my resignation from my position as an interior designer at ZM Interior, effective May 18th.
During my time at ZM Interior, I have truly valued the opportunities for growth and learning that have been provided to me. I am grateful for the unwavering support and insightful guidance I have received from you and the team. I deeply appreciate the chance to contribute to various exciting projects and collaborate with such talented colleagues. However, after much reflection, I have decided to move on to new challenges and explore different avenues for my career development.
I want to take this opportunity to express my profound appreciation for the invaluable experience gained and the strong relationships formed during my tenure here. I have genuinely enjoyed contributing to the company’s vision and am incredibly proud of the work we have achieved together.
I will ensure a smooth and seamless transition during my remaining time with the company. I am committed to completing any unfinished work and will be readily available to assist in training my replacement or handing over project details as needed.
Thank you for your understanding and continuous support during this period. I wish ZM Interior continued success and prosperity in the future.
Warm regards,
[Your Name]Mẫu Thư Xin Nghỉ Việc Cho Nhân Viên Content Writer
Mẫu này tập trung vào kỹ năng viết, khả năng đóng góp vào nội dung và môi trường làm việc sáng tạo.
Dear [Manager’s Name],
I’m writing to you today to formally submit my resignation. I will be resigning from my role as a Website Content Writer at Shino, and my last working day will be March 30th.
I’d like to express my heartfelt gratitude for the continuous support and the invaluable mentorship that you have provided me during my time at Shino. Your leadership has been a crucial part of my growth both professionally and personally, and I have learned many valuable writing and communication skills under your guidance. It has truly been a pleasure working with such dedicated and talented colleagues.
While I’m very much looking forward to my new opportunity and the exciting challenges ahead, leaving Shino and the team is not an easy decision for me. Please let me know how I can best assist in any tasks related to my departure to ensure a smooth transition of my responsibilities.
Thank you once again for everything and for the wonderful experience. I hope we can stay in touch and I wish the very best for Shino’s continued success.
Best regards,
[Your Name]Mẫu Thư Xin Nghỉ Việc Cho Vị Trí Quản Lý
Mẫu thư này thể hiện vai trò lãnh đạo và đóng góp vào sự phát triển tổng thể của đội ngũ hoặc công ty.
Dear [Manager’s Name],
I am writing to formally announce my resignation from my position as a Manager at A25 Hotel, effective March 3rd. After careful consideration, I have decided to seek new challenges and pursue new opportunities outside of the hospitality industry.
I am profoundly grateful for the experiences and opportunities I have had during my tenure at A25 Hotel. It has been a distinct privilege for me to lead such a dedicated team and contribute significantly to the hotel’s success. Working with you has profoundly benefited my leadership and strategic planning skills, and I will always cherish the valuable memories and lessons learned here.
I will ensure a smooth and effective transition during my remaining time with the hotel. I am committed to completing any unfinished tasks and will diligently assist in the handover process to my successor. Please let me know if there is anything specific I can do to further support this transition.
I want to express my deepest appreciation for the support and guidance I have received from you and the entire team. It has truly been a pleasure working with all of my esteemed colleagues.
Thank you for the wonderful opportunity to be a part of A25 Hotel. I sincerely wish the hotel continued success and prosperity in the future.
Sincerely,
[Your Name]Mẫu Thư Xin Nghỉ Việc Cho Giao Dịch Viên Ngân Hàng
Mẫu thư này nhấn mạnh kỹ năng giao tiếp, độ tin cậy và sự đóng góp vào hoạt động tài chính.
Dear [Manager’s Name],
I am writing to formally resign from my position as a Cashier at City Bank, effective March 23rd. After careful consideration, I have decided to pursue new opportunities outside of the banking sector to further my career development.
I want to express my sincere gratitude for the invaluable experiences and opportunities I have had during my time at City Bank. It has been a privilege to contribute to the bank’s operations and serve its valued customers. Working within this team has significantly enhanced my communication skills, attention to detail, and dependability, for which I am truly thankful.
I will ensure a smooth and orderly transition during my remaining time with City Bank. I am committed to completing any unfinished tasks and will diligently assist in the handover process. Please let me know if there is anything specific I can help with to facilitate this transition.
I want to express my deepest appreciation for the support and guidance I have received from you and the entire team. It has been a genuine pleasure working with such dedicated and professional individuals.
Thank you for the opportunity to have been a part of City Bank. I wish the bank continued success and growth in the future.
Sincerely,
[Your Name]Mẫu Thư Xin Nghỉ Việc Cho Đầu Bếp
Mẫu thư này thể hiện niềm đam mê ẩm thực, sự sáng tạo và đóng góp vào trải nghiệm khách hàng.
Dear [Manager’s Name],
I am writing to formally submit my resignation from my position as a Chef at P4 Restaurant, effective July 15th. After careful and thorough consideration, I have decided to embark on a new direction in my culinary career.
It has been an incredibly fascinating and rewarding journey working as a chef with the talented team at P4 Restaurant. I am deeply grateful for the opportunities provided. Over the past 4 years of working here, my creativity, culinary skills, and passion for cooking have been significantly improved and refined. The unwavering support and collaborative spirit of my colleagues have truly made my time here memorable and enriching.
I will ensure a smooth and efficient transition during my remaining time with the restaurant. I am committed to completing my current duties and assisting with the handover of recipes and kitchen procedures. Please let me know if there is anything specific I can do to help support the transition process.
I want to express my profound appreciation for the support, guidance, and creative freedom I have received from you and the entire team. It has been a genuine pleasure working with such innovative and dedicated individuals.
I appreciate the opportunity to have been an integral part of P4 Restaurant. I extend my very best wishes for the continued success and culinary excellence of the restaurant in the future.
Yours sincerely,
[Your Name]Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs) Về Thư Xin Nghỉ Việc Bằng Tiếng Anh
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc viết thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, giúp bạn giải đáp các thắc mắc phổ biến và tự tin hơn khi soạn thảo.
1. Thư xin nghỉ việc có cần được in và ký tay không?
Trong nhiều trường hợp, gửi thư xin nghỉ việc qua email là đủ. Tuy nhiên, một số công ty có thể yêu cầu một bản cứng có chữ ký của bạn để lưu hồ sơ. Tốt nhất là hỏi phòng nhân sự về quy định cụ thể của công ty bạn.
2. Tôi nên gửi thư xin nghỉ việc cho ai?
Bạn nên gửi thư xin nghỉ việc trực tiếp cho quản lý trực tiếp của mình. Trong một số trường hợp, bạn cũng nên gửi cc (carbon copy) cho phòng ban nhân sự để đảm bảo họ nắm được thông tin chính thức.
3. Tôi có cần nêu lý do nghỉ việc trong thư không?
Không bắt buộc. Bạn có thể chọn không nêu lý do cụ thể trong đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh của mình. Nếu muốn chia sẻ, hãy giữ nó ngắn gọn và tích cực, ví dụ: “để theo đuổi cơ hội mới” hoặc “vì lý do cá nhân”.
4. Khi nào là thời điểm thích hợp để gửi thư xin nghỉ việc?
Thời điểm thích hợp nhất là sau khi bạn đã nhận được lời đề nghị làm việc chính thức từ công ty mới và đã chấp nhận. Hãy gửi thư theo thời gian thông báo nghỉ việc quy định trong hợp đồng của bạn (thường là 2 tuần đến 1 tháng).
5. Tôi có thể sử dụng cùng một mẫu thư cho mọi trường hợp không?
Bạn có thể sử dụng một mẫu cơ bản, nhưng hãy luôn điều chỉnh nội dung để phù hợp với tên công ty, vị trí của bạn, tên người quản lý và thời gian làm việc. Việc cá nhân hóa thư từ chức sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp.
6. Tôi nên làm gì nếu công ty yêu cầu tôi rời đi ngay lập tức sau khi nộp đơn?
Đây là một tình huống không mong muốn nhưng có thể xảy ra. Nếu điều này xảy ra, hãy làm theo hướng dẫn của công ty. Bạn vẫn sẽ được trả lương cho đến ngày làm việc cuối cùng theo thỏa thuận ban đầu hoặc theo chính sách của công ty.
7. Tôi có nên đề nghị giúp đỡ việc đào tạo người mới không?
Tuyệt vời nếu bạn đề nghị giúp đỡ đào tạo người mới hoặc bàn giao công việc. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí của bạn, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn cho công ty.
Tóm lại, việc viết một thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng đối với nhân viên làm việc trong các công ty quốc tế. Lá thư này không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là cách bạn thể hiện sự tôn trọng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng cũ. Việc tuân thủ các nguyên tắc về cấu trúc, nội dung và thái độ sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tích cực cho đến phút cuối cùng. Để trau dồi khả năng viết và giao tiếp tiếng Anh trong môi trường công sở, hãy truy cập website Anh ngữ Oxford để tìm hiểu thêm các kiến thức bổ ích.