Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hiện nay, khả năng giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh là yếu tố then chốt dẫn đến thành công. Đặc biệt, việc soạn thảo thư đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn mực không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo mọi giao dịch diễn ra suôn sẻ, tránh được những hiểu lầm không đáng có. Bài viết này của Anh ngữ Oxford sẽ đi sâu vào cấu trúc, từ vựng và những lưu ý quan trọng để bạn tự tin tạo ra những bức thư đặt hàng chuyên nghiệp nhất.
Tầm Quan Trọng Của Thư Đặt Hàng Bằng Tiếng Anh Trong Giao Dịch
Thư đặt hàng, hay còn gọi là Order Letter, đóng vai trò như một văn bản pháp lý quan trọng ghi nhận yêu cầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ giữa hai bên, thường là các công ty hoặc cá nhân trong môi trường giao dịch thương mại. Đây không chỉ là một yêu cầu mua sắm đơn thuần mà còn là một công cụ thiết yếu để ghi lại chi tiết cụ thể về hàng hóa được mua hoặc bán, bao gồm số lượng, quy cách, giá cả và các điều khoản liên quan khác. Sự rõ ràng và chính xác trong một bức thư đặt hàng sẽ hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp và tạo dựng niềm tin vững chắc giữa các đối tác.
Từ vựng thông dụng cho thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Một bức thư đặt hàng được viết cẩn thận sẽ đảm bảo rằng cả người mua và người bán đều có một bản ghi chính thức về thỏa thuận, giúp theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng khi giao dịch xuyên biên giới, nơi các quy định pháp lý và ngôn ngữ có thể khác nhau. Việc sử dụng ngôn ngữ thương mại chuẩn xác và trình bày thông tin một cách có hệ thống là mấu chốt để đạt được mục tiêu này.
Cấu Trúc Tổng Thể Thư Đặt Hàng Chuyên Nghiệp
Một bức thư đặt hàng bằng tiếng Anh hoàn chỉnh thường bao gồm hai phần chính không thể tách rời: Đơn đặt hàng (Order) và Thư gửi kèm đơn đặt hàng (A covering letter). Mỗi phần có chức năng riêng biệt nhưng đều cần sự rõ ràng và chi tiết để đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác đến đối tác.
Đơn Đặt Hàng (Order)
Phần đơn đặt hàng chính là trái tim của bức thư, nơi liệt kê cụ thể các mặt hàng hoặc dịch vụ mà người mua mong muốn. Trong phần này, ngoài các thông tin cơ bản của một bức thư tín như địa chỉ người gửi, ngày gửi, địa chỉ người nhận và lời chào, người mua cần làm rõ các điểm trọng yếu liên quan đến sản phẩm. Những thông tin này bao gồm tên sản phẩm, số lượng cần mua, mô tả chi tiết hoặc quy cách sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), và giá cả của từng mặt hàng. Việc ghi rõ số của đơn đặt hàng cũng rất quan trọng để tiện cho việc theo dõi và đối chiếu sau này.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Khám Phá Những Từ Đẹp Nhất Trong Tiếng Anh Ý Nghĩa
- Nắm Vững Từ Vựng Tiếng Anh Về Du Lịch: Cẩm Nang Cho Mọi Chuyến Đi
- Cải Thiện Dạng Bài Problem and Solution Essay IELTS Hiệu Quả
- Phrasal Verb: Khái Niệm, Cấu Trúc và Cách Dùng Hiệu Quả
- Rút Gọn Mệnh Đề Quan Hệ: Nắm Vững Mọi Quy Tắc
Các thông tin này thường được trình bày dưới dạng bảng hoặc các dòng gạch đầu dòng để đảm bảo tính rõ ràng và dễ đọc. Việc trao đổi kỹ lưỡng về các chi tiết sản phẩm này thường diễn ra trong giai đoạn trước đó, chẳng hạn như thông qua thư chào hàng (offer letter) hoặc đàm phán trực tiếp, trước khi đi đến quyết định đặt đơn hàng chính thức.
Thư Gửi Kèm Đơn Đặt Hàng (A Covering Letter)
Thư gửi kèm đơn đặt hàng, hay Covering Letter, có vai trò như một bức thư dẫn nhập, giúp người mua nhắc lại và xác nhận các điều kiện quan trọng đã được hai bên thỏa thuận từ trước. Phần này không chỉ tạo sự lịch sự mà còn là nơi khẳng định lại những cam kết và mong muốn cụ thể liên quan đến giao dịch. Ngoài các thông tin hành chính như tên và địa chỉ của người gửi/người nhận, thư gửi kèm cần bao quát các nội dung chính yếu để đảm bảo sự minh bạch và tránh mọi hiểu lầm.
Nội dung của thư gửi kèm thường bao gồm lời mở đầu (Opening) để cảm ơn thư chào hàng đã nhận được và thông báo về việc đặt hàng. Tiếp theo là các điều khoản quan trọng như điều khoản thanh toán (Payment), các khoản chiết khấu đã được thỏa thuận (Discount), thời gian giao hàng (Delivery), phương thức giao hàng cụ thể (Methods of delivery) và các yêu cầu về quy cách đóng gói (Packing). Cuối cùng, một câu kết (Closing) trang trọng sẽ thể hiện sự thiện chí và mong muốn hợp tác lâu dài.
Các Yếu Tố Cần Đảm Bảo Khi Soạn Thư Đặt Hàng
Việc soạn thảo thư đặt hàng bằng tiếng Anh đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuẩn xác ở từng chi tiết. Mỗi phần của bức thư đều có vai trò riêng và cần được trình bày một cách chuyên nghiệp để đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và hiệu quả nhất.
Thông Tin Cơ Bản Của Thư Tín Thương Mại
Mỗi bức thư tín thương mại, bao gồm cả thư đặt hàng, đều phải tuân thủ một cấu trúc chuẩn mực để đảm bảo tính chuyên nghiệp và dễ nhận diện. Điều này bao gồm việc ghi rõ địa chỉ của người gửi (công ty hoặc cá nhân đặt hàng) và ngày gửi thư, giúp đối tác dễ dàng theo dõi thời gian giao dịch. Địa chỉ của người nhận cũng cần được điền chính xác, bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở và các thông tin liên hệ khác nếu cần. Lời chào đầu thư (salutation) cần trang trọng, ví dụ như “Dear Sirs/Madams” hoặc “Dear Mr./Ms. [Last Name]”. Cuối cùng, lời kết thư (complimentary close) như “Yours sincerely” hoặc “Sincerely” cùng với chữ ký và tên, chức danh của người gửi sẽ hoàn thiện cấu trúc cơ bản của bức thư.
Việc tuân thủ các quy tắc này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bức thư của bạn trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt đối tác kinh doanh.
Chi Tiết Sản Phẩm Trong Đơn Đặt Hàng
Trong phần đơn đặt hàng của bức thư, việc cung cấp thông tin sản phẩm một cách chi tiết và rõ ràng là cực kỳ quan trọng. Tên sản phẩm phải được ghi chính xác để tránh nhầm lẫn. Số lượng sản phẩm cần mua phải được nêu cụ thể bằng con số và đơn vị tính. Mô tả và quy cách của sản phẩm là yếu tố không thể thiếu, đặc biệt đối với các mặt hàng có nhiều biến thể hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc thù, giúp người bán chuẩn bị đúng loại hàng hóa. Mã sản phẩm, nếu có, cũng cần được thêm vào để dễ dàng tra cứu.
Giá của sản phẩm, bao gồm đơn giá và tổng giá trị đơn hàng, cần được thể hiện rõ ràng. Việc ghi rõ số của đơn đặt hàng (Order Number) sẽ giúp cả hai bên dễ dàng tham chiếu trong các giao tiếp sau này. Những thông tin này thường được sắp xếp trong một bảng biểu hoặc dạng gạch đầu dòng để tối đa hóa tính rõ ràng và tiện lợi cho người đọc, đặc biệt khi đơn hàng có nhiều mặt hàng khác nhau.
Các Điều Khoản Quan Trọng Trong Thư Gửi Kèm
Thư gửi kèm đóng vai trò nhắc lại và làm rõ các điều khoản quan trọng đã được thống nhất trước đó. Phần mở đầu thư cần lịch sự, thường là lời cảm ơn đối với thư chào hàng hoặc báo giá trước đó, đồng thời khẳng định mục đích của bức thư là để đặt hàng. Điều khoản thanh toán là một trong những nội dung trọng yếu nhất, cần nêu rõ phương thức thanh toán (ví dụ: tín dụng thư không hủy ngang, chuyển khoản, trả tiền mặt), thời hạn thanh toán và các điều kiện đi kèm.
Khoản chiết khấu đã được thỏa thuận (ví dụ: chiết khấu thương mại, chiết khấu số lượng) cũng cần được xác nhận lại để đảm bảo tính minh bạch. Thời gian giao hàng là một yếu tố cố định, yêu cầu nêu rõ ngày hoặc khoảng thời gian mong muốn, và các hậu quả nếu không tuân thủ. Phương thức giao hàng (ví dụ: đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh) và yêu cầu về quy cách đóng gói sản phẩm cũng cần được đề cập để đảm bảo hàng hóa đến tay người mua trong tình trạng tốt nhất. Cuối cùng, một lời kết thân thiện và thể hiện sự mong đợi hợp tác sẽ làm tăng thiện cảm và chuyên nghiệp cho bức thư.
Bảng Hướng Dẫn Các Yếu Tố Chính Của Thư Đặt Hàng
Để có một bức thư đặt hàng bằng tiếng Anh hiệu quả và chuyên nghiệp, việc nắm vững các yếu tố cấu thành là điều cần thiết. Dưới đây là bảng tổng hợp các thành phần chính và vai trò của chúng:
| Thành phần chính của thư đặt hàng | Mô tả chi tiết và vai trò |
|---|---|
| Đơn đặt hàng (Order) | Bao gồm các chi tiết cụ thể về sản phẩm/dịch vụ: tên, số lượng, mô tả, mã sản phẩm, giá cả, và số đơn đặt hàng. Đảm bảo rõ ràng, chính xác để tránh sai sót. Thường được trình bày dưới dạng bảng hoặc gạch đầu dòng để dễ đọc và đối chiếu. |
| Thư gửi kèm (Covering Letter) | Giới thiệu và xác nhận lại các điều khoản quan trọng đã thỏa thuận. Bao gồm lời cảm ơn thư chào hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu, thời gian và phương thức giao hàng, quy cách đóng gói. Thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí hợp tác. |
| Thông tin người gửi/nhận | Địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, email của cả người gửi và người nhận. Đảm bảo thông tin liên hệ chính xác để thuận tiện cho việc trao đổi và vận chuyển. |
| Ngày gửi thư | Ghi rõ ngày tháng năm gửi thư, là mốc thời gian quan trọng cho việc theo dõi tiến độ giao dịch và các cam kết về thời gian. |
| Lời chào và lời kết | Sử dụng các cụm từ trang trọng như “Dear Sirs/Madams”, “Yours sincerely”. Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong giao tiếp thư tín thương mại. |
| Chữ ký và chức danh | Chữ ký của người đại diện công ty, cùng với họ tên và chức danh rõ ràng. Xác nhận tính xác thực và thẩm quyền của người gửi thư. |
Từ Vựng Và Cụm Từ Thông Dụng Cho Thư Đặt Hàng
Để viết một bức thư đặt hàng bằng tiếng Anh hiệu quả, việc sử dụng các từ vựng và cụm từ chuyên ngành là không thể thiếu. Những cụm từ này không chỉ giúp bạn truyền tải thông điệp chính xác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong ngôn ngữ thương mại.
Mở Đầu Thư Đặt Hàng
Phần mở đầu của thư đặt hàng cần thể hiện sự lịch sự và đi thẳng vào vấn đề. Thông thường, chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc cảm ơn đối tác về thư chào hàng hoặc báo giá đã nhận được. Một số cụm từ phổ biến bao gồm:
- “We thank you for your offer No…. of/dated …. and are pleased to place an order on the following terms and conditions.” (Chúng tôi cảm ơn thư chào hàng số … vào ngày … của các ngài và vui mừng đặt đơn hàng này với các điều khoản đi kèm sau.)
- “We thank you for your offer of … and are glad to enclose our order No…. for ….” (Chúng tôi cảm ơn thư báo giá ngày … của các ngài và đính kèm theo đây đơn đặt hàng của chúng tôi số … đặt mua ….)
- “I would like to place a trial order for the … we discussed at the trade show last month. Please find enclosed order No.…” (Tôi muốn đặt một đơn hàng thử cho sản phẩm … mà chúng ta đã thảo luận ở cuộc triển lãm thương mại tháng trước. Vui lòng xem đơn đặt hàng số … được đính kèm dưới đây.)
Những câu mở đầu này giúp thiết lập mối quan hệ tích cực và dẫn dắt người đọc vào nội dung chính của thư đặt hàng.
Các Điều Khoản Thanh Toán
Các điều khoản thanh toán là một trong những phần quan trọng nhất trong thư đặt hàng, yêu cầu sự rõ ràng tuyệt đối để tránh mọi hiểu lầm về sau. Các cách diễn đạt thường gặp bao gồm:
- “With regard to terms of payment, we suggest that payment be made by irrevocable letter of credit.” (Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang.)
- “Payment is to be made by irrevocable letter of credit, to be opened through London Commercial Bank, in our favour, according to the bill of lading and the invoice.” (Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua Ngân hàng thương mại Luân Đôn cho chúng tôi được hưởng theo vận đơn đường biển, hóa đơn.)
- “… and we agreed that payments would be made against quarterly statements …” (… và chúng ta đã đồng ý rằng thanh toán sẽ được trả theo quý…)
Việc cụ thể hóa phương thức và thời hạn thanh toán sẽ đảm bảo giao dịch thương mại diễn ra minh bạch.
Chiết Khấu Và Ưu Đãi
Nếu có bất kỳ khoản chiết khấu nào đã được thỏa thuận, việc nhắc lại và xác nhận trong thư đặt hàng là cần thiết để tránh tranh chấp về sau. Các cụm từ liên quan bao gồm:
- “Although we expected a higher trade discount than …%, we still placed this first order and hope that you will review this discount rate for the next orders.” (Mặc dù chúng tôi mong muốn mức chiết khấu thương mại cao hơn …% nhưng chúng tôi sẽ gửi đặt hàng đầu tiên này và hy vọng các ông sẽ xem xét lại mức chiết khấu này cho các đơn hàng khác trong tương lai.)
- “We would like to thank you for the …% trade discount and …% quantity discount you allow us.” (Chúng tôi rất cảm ơn ngài vì mức chiết khấu thương mại …% và chiết khấu số lượng …% mà ngài đề nghị.)
- “Finally, we would like to confirm that the …% discount is quite satisfactory.” (Cuối cùng, chúng tôi muốn xác nhận rằng mức chiết khấu …% là khá thỏa mãn.)
Việc làm rõ các điều khoản về chiết khấu sẽ tăng cường sự tin cậy trong quan hệ kinh doanh.
Thời Gian Và Phương Thức Giao Hàng
Thông tin về thời gian và phương thức giao hàng là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch của người mua. Cần nêu rõ ràng và dứt khoát:
- “Delivery before … is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse the goods after that time.” (Giao hàng trước ngày … là điều kiện cố định của đơn hàng này, sau thời gian này chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng.)
- “If you are unable to make delivery on …, we are forced to cancel this order and to look for other suppliers.” (Nếu các ông không giao hàng được vào ngày …, chúng tôi buộc phải hủy đơn hàng này và tìm nhà cung cấp khác.)
- “Please send the goods by express freight as we need them urgently.” (Xin hãy chuyển hàng qua đường chuyển phát vì chúng tôi cần chúng gấp.)
- “We advise delivery by air freight to avoid constant of these goods.” (Chúng tôi gợi ý gửi hàng qua đường hàng không để tránh bốc dỡ liên tục lô hàng này.)
Yêu Cầu Về Quy Cách Đóng Gói
Đôi khi, quy cách đóng gói cũng là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo hàng hóa được bảo vệ tốt nhất trong quá trình vận chuyển.
- “Packing: in export customary packing, 100 unit packed in wooden crates, marked by name and company’s symbol, numbered 1-10.” (Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu, 100 chiếc đóng trong 1 thùng gỗ, đánh dấu bằng tên và biểu tượng của công ty và đánh số từ 1 đến 10.)
Kết Thúc Thư Thể Hiện Thiện Chí
Phần kết thư là cơ hội để thể hiện sự mong đợi và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp. Các cụm từ thường dùng:
- “We look forward to your early confirmation of our order (confirmation of sales).” (Chúng tôi mong đợi nhận được xác nhận đơn hàng sớm từ các ngài.)
- “We look forward to having your confirmation/ acknowledgement soon.” (Chúng tôi mong đợi nhận được xác nhận đơn hàng từ các ngài.)
- “Please confirm your acceptance of this order.” (Xin hãy xác nhận đơn hàng này của chúng tôi.)
Những lời kết này tạo ấn tượng tích cực và thúc đẩy đối tác phản hồi nhanh chóng.
Mẫu Thư Đặt Hàng Bằng Tiếng Anh Tham Khảo
Việc tham khảo các mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh có sẵn sẽ giúp người học hình dung rõ hơn về cách thức vận dụng các nguyên tắc và từ vựng đã học vào thực tế. Dưới đây là ba mẫu thư phổ biến được sử dụng trong kinh doanh thương mại, đi kèm bản dịch chi tiết.
Phân Tích Cấu Trúc Mẫu Thư Số 1
Mẫu thư số 1 là một ví dụ điển hình cho một bức thư đặt hàng cơ bản, bao gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết từ thông tin liên hệ đến các điều khoản quan trọng. Bức thư này được gửi từ Nam Anh Company đến Technology Co., Ltd để đặt mua đèn điện. Điểm đáng chú ý là sự rõ ràng trong việc tham chiếu đến thư chào hàng trước đó (offer No.OF/567 of 14 Oct. 2022) và số đơn đặt hàng (order No.BE81). Các điều khoản như quy cách hàng hóa, thời gian giao hàng (giữa tháng 12/2022), điều khoản thanh toán (FOB Hải Phòng, thanh toán theo quý) và chiết khấu (10%) đều được nêu cụ thể. Đặc biệt, bức thư còn nhấn mạnh quyền từ chối hàng nếu giao chậm, thể hiện sự nghiêm túc trong hợp đồng mua bán. Cuối cùng, yêu cầu về quy cách đóng gói (100 units packed in a wooden crate) cũng được đề cập.
Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Mẫu 1:
Nam Anh Company
28 Lang Ha, Hanoi
Tel: 987654321
15 November 2022
Technology Co., Ltd
56 Highland Street
Tokyo
Japan
Dear Sirs,
We thank you for your offer No.OF/567 of 14 Oct. 2022 for electric lamps and are pleased to enclose our order No.BE81 for 1,000 lamps. In addition, we would like to notify you about the information below:
(Công ty Nam Anh xin cảm ơn đơn chào hàng số 567 vào ngày 14/10/2022 của quý công ty và xin gửi kèm thư này đơn đặt hàng số BE81 đặt mua 1,000 đèn bàn. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn ngài chú ý về các thông tin sau:)
The specifications are as per catalogue No.MN 289. Delivery is to be made in the middle of December 2022, and we reserve the right to refuse the goods after that time.
(Quy cách hàng hóa theo catalogue số MN 289, giao hàng vào trung tuần tháng 12 năm 2022, nếu chậm hơn công ty chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng)
The prices should be understood by FOB Hai Phong port and we agreed that payments would be made against quarterly statements.
(Đây là giá bán theo FOB Hải Phòng và chúng tôi đã đồng ý rằng thanh toán sẽ được trả theo quý)
For this order, we have decided to accept the 10% discount you offered. However, we hope that Technology Ltd. can review this term for the upcoming transactions.
(Với đơn hàng này, công ty chúng tôi chấp nhận mức chiết khấu 10% nhưng hy vọng công ty Technology sẽ xem xét lại điều khoản này cho các giao dịch tiếp theo)
The goods should be packed in custom export, 100 units packed in a wooden crate.
(Hàng hóa nên được đóng gói theo tập quán xuất khẩu, 100 đơn vị đóng trong thùng gỗ)
We look forward to receiving your confirmation of our order soon.
(Chúng tôi hy vọng nhận được thư xác nhận đơn hàng này từ ngài sớm)
Yours sincerely,
Nguyen Minh Anh
General Director
Enc. Order No.BE81
Điểm Nổi Bật Của Mẫu Thư Số 2
Mẫu thư số 2 là một ví dụ về đặt hàng thử (trial order), thường được sử dụng khi thiết lập mối quan hệ kinh doanh mới hoặc thử nghiệm một sản phẩm mới. Trong mẫu này, Nam Anh Company đặt mua tivi Sony sau một cuộc thảo luận tại triển lãm thương mại. Điểm đặc biệt của mẫu này là việc nêu rõ giá CIF Hải Phòng (Cost, Insurance, and Freight), một điều kiện giao hàng quốc tế phổ biến. Thời gian giao hàng được yêu cầu cụ thể để kịp cho dịp Tết âm lịch, cho thấy tính thời vụ của đơn hàng.
Về thanh toán, mẫu thư mô tả chi tiết phương thức tín dụng thư không hủy ngang (irrevocable letter of credit at sight), bao gồm ngân hàng mở, thời gian hiệu lực và tài khoản thụ hưởng. Việc đề nghị chiết khấu 5% cho đơn hàng lớn cũng được nêu rõ, cho thấy sự linh hoạt trong đàm phán điều khoản thương mại. Cuối thư, mong muốn xây dựng mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp được nhấn mạnh, thể hiện tầm nhìn dài hạn của người gửi.
Mẫu 2:
Nam Anh Company
28 Lang Ha, Hanoi
Tel: 987654321
15 November 2022
Technology Co., Ltd
56 Highland Street
Tokyo
Japan
Dear Sirs,
I would like to place a trial order for the Sony televisions we discussed at the trade show last month. Please find enclosed order No.70 for 300 Sony televisions, at USD300.00 per unit, CIF Haiphong port. In addition, there are some following points that we need to remind you:
(Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng thử cho tivi Sony mà chúng ta đã thảo luận ở triển lãm thương mại tháng trước. Chúng tôi đã đính kèm đơn đặt hàng số 70 cho 300 chiếc tivi Sony, giá CIF Hải phòng, 300 đô la Mỹ. Bên cạnh đó, có một vài điểm sau mà chúng tôi muốn công ty ngài chú ý:)
Delivery is to be made in one lot by the beginning of January in time for the Lunar New Year sales period.
(Hàng phải được giao vào một chuyến vào đầu tháng 1 để kịp bán vào dịp Tết âm lịch)
Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit at sight, to be opened through Vietcombank, 15 days before the shipment, valid for 45 days, to the account at West Bank, London, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.
(Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không hủy ngang, trả tiền ngay, được mở qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao hàng, có giá trị 45 ngày vào tài khoản ngân hàng NatWest, thành phố Luân-đôn cho người bán được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao)
We would appreciate it if you could give us a 5% discount on the purchases of such a large quantity.
(Với số lượng đơn hàng lớn như vậy, chúng tôi đề nghị quý công ty hãy dành cho chúng tôi khoản chiết khấu 5%)
We look forward to receiving your letter of confirmation soon and hope that the processing of this first order will lead to a good business relationship between the two companies.
(Chúng tôi hi vọng sớm nhận được thư xác nhận đơn hàng của công ty và việc thực hiện tốt đơn hàng này sẽ đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp của quan hệ buôn bán giữa bên)
Yours sincerely,
Nguyen Minh Anh
General Director
Enc. Order No.70
Ứng Dụng Mẫu Thư Số 3 Trong Thực Tế
Mẫu thư số 3 minh họa việc đặt mua máy in laser, một sản phẩm điện tử đòi hỏi sự chính xác về quy cách đóng gói và điều khoản thanh toán. Trong thư đặt hàng này, Nam Anh Company xác nhận lại các điểm đã thỏa thuận trước đó, như quy cách đóng gói (một máy in một thùng carton) và thời gian giao hàng (cuối tháng 2), đồng thời nhấn mạnh quyền từ chối nếu giao chậm. Điều khoản thanh toán được nêu rõ bằng đồng Bảng Anh thông qua tín dụng thư không hủy ngang tại Ngân hàng Ai-len.
Đáng chú ý, bức thư cũng đề cập đến việc chấp nhận chiết khấu 5% và thanh toán trên cơ sở chứng từ (documents against payment), nhưng đồng thời thể hiện mong muốn được xem xét lại các điều khoản này cho các đơn hàng tiếp theo. Điều này cho thấy sự linh hoạt và tính toán chiến lược trong các giao dịch thương mại dài hạn. Mẫu này đặc biệt hữu ích khi đặt hàng các sản phẩm có yêu cầu đóng gói hoặc phương thức thanh toán đặc thù.
Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh mẫu 3
Mẫu 3:
Nam Anh Company
28 Lang Ha, Hanoi
Tel: 987654321
15 November 2022
Technology Co., Ltd
56 Highland Street
Tokyo
Japan
Dear Sirs,
We thank you for your offer No.OF/256 of 30 December for LB2500 laser printers and are pleased to enclose our order No.PO/310 for 400 LB2500 laser printers as per catalogue and price list enclosed with your offer. In addition, we would like to make some confirmation on the following points:
(Chúng tôi cảm ơn quý ngài vì thư chào hàng số 256 vào ngày 30/12 cho máy in laser LB2500 và rất vui mừng gửi kèm thư này đơn đặt hàng số 310 đặt mua 400 máy in laser theo ca-ta-lô trong thư chào hàng. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn xác nhận lại một thông tin sau:)
Each printer must be delivered in custom export packing, one printer in one cartoon as we agreed in the last meeting.
(Mỗi máy in phải được vận chuyển theo tập quán xuất khẩu, 1 máy in vào 1 thùng carton như hai bên đã thỏa thuận trong buổi họp lần trước)
Delivery is to be made by the end of February and we reserve the right to refuse the goods after that time.
(Hàng phải được giao vào 1 chuyến vào cuối tháng 2, nếu chậm hơn chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng)
Payment is to be made in Pound sterling, by irrevocable letter of credit, to be opened at Ireland Bank, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.
(Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang mở tại Ngân hàng Ai-len cho người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ được giao)
We have decided to accept the 5% trade discount you offered, documents against payment for this order. However, we would be grateful if you could review these two terms for the following orders.
(Chúng tôi chấp nhận khoản chiết khấu thương mại 5% cho đơn hàng này và thanh toán trê cơ sở thanh toán đổi chứng từ. Tuy nhiên chúng tôi hy vọng ngài xem xét lại hai điều khoản này cho những đơn hàng tiếp theo)
We hope that this order will live up to our expectations and look forward to receiving your confirmation of the order soon.
(Chúng tôi hi vọng sớm nhận được thư xác nhận đơn hàng của công ty và đơn hàng này sẽ đáp ứng mong đợi của chúng tôi)
Yours sincerely,
Nguyen Minh Anh
General Director
Enc. Order No.70
Sai Lầm Thường Gặp Khi Viết Thư Đặt Hàng
Mặc dù việc viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh có vẻ đơn giản, nhưng có một số sai lầm phổ biến mà người viết cần tránh để đảm bảo tính hiệu quả và chuyên nghiệp của bức thư. Một trong những lỗi thường gặp nhất là thiếu sót thông tin quan trọng. Việc bỏ quên mã sản phẩm, không rõ ràng về số lượng, hoặc không nêu cụ thể quy cách đóng gói có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc giao nhầm hàng. Điều này không chỉ gây thiệt hại về thời gian mà còn ảnh hưởng đến uy tín của cả hai bên trong giao dịch thương mại.
Một sai lầm khác là sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc không đủ trang trọng. Thư đặt hàng là một văn bản kinh doanh chính thức, do đó, việc dùng tiếng lóng, từ ngữ không chuyên nghiệp hoặc văn phong quá suồng sã sẽ làm giảm giá trị của bức thư. Ngoài ra, việc không kiểm tra kỹ các điều khoản đã thỏa thuận, đặc biệt là về điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng, có thể gây ra những tranh chấp pháp lý không đáng có sau này. Luôn luôn rà soát lại toàn bộ nội dung trước khi gửi đi để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs) Về Thư Đặt Hàng
1. Thư đặt hàng khác thư chào hàng như thế nào?
Thư đặt hàng là văn bản được người mua gửi đến người bán để chính thức yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Nó thể hiện ý định mua rõ ràng và chi tiết các điều khoản mua bán. Ngược lại, thư chào hàng (Offer Letter) là văn bản do người bán gửi để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của mình, kèm theo báo giá và các điều kiện bán hàng, nhằm mục đích mời gọi khách hàng đặt mua. Nói cách khác, thư chào hàng là lời mời, còn thư đặt hàng là sự chấp nhận và xác nhận mua.
2. Tại sao cần cả đơn đặt hàng và thư gửi kèm?
Việc tách bạch thành đơn đặt hàng và thư gửi kèm giúp tăng cường sự rõ ràng và hiệu quả. Đơn đặt hàng tập trung hoàn toàn vào các chi tiết kỹ thuật của sản phẩm như tên, số lượng, mã, giá, giúp người bán dễ dàng xử lý đơn hàng. Trong khi đó, thư gửi kèm đóng vai trò như một bức thư giới thiệu và xác nhận lại các điều khoản thương mại quan trọng đã được đàm phán trước đó, ví dụ như điều khoản thanh toán, chiết khấu, thời gian và phương thức giao hàng, quy cách đóng gói. Sự kết hợp này đảm bảo cả thông tin sản phẩm và điều kiện giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác trong thư đặt hàng bằng tiếng Anh.
3. Ngôn ngữ trong thư đặt hàng nên trang trọng đến mức nào?
Ngôn ngữ trong thư đặt hàng bắt buộc phải trang trọng và chuyên nghiệp. Đây là một văn bản thư tín thương mại chính thức, do đó, việc sử dụng từ ngữ rõ ràng, chính xác, không mơ hồ và tránh các tiếng lóng hay từ viết tắt không phổ biến là điều cần thiết. Mặc dù bạn có thể có mối quan hệ tốt với đối tác, nhưng tính chất pháp lý và kinh doanh của bức thư đòi hỏi một văn phong nghiêm túc để tránh mọi hiểu lầm về hợp đồng mua bán và các điều khoản liên quan.
4. Có cần đính kèm tài liệu gì khác không?
Tùy thuộc vào bản chất của đơn hàng, bạn có thể cần đính kèm thêm một số tài liệu. Ví dụ, nếu đặt hàng các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật phức tạp, bạn có thể đính kèm bản vẽ kỹ thuật hoặc thông số chi tiết. Trong trường hợp đơn hàng lớn và có các yêu cầu pháp lý cụ thể, có thể cần đính kèm bản sao của hợp đồng khung hoặc các thỏa thuận trước đó. Mục “Enc.” (Enclosures) ở cuối thư đặt hàng sẽ giúp người nhận biết được có những tài liệu nào được đính kèm.
5. Làm sao để đảm bảo tính pháp lý của thư đặt hàng?
Để đảm bảo tính pháp lý của thư đặt hàng, điều quan trọng nhất là phải trình bày tất cả các điều khoản và điều kiện một cách rõ ràng, đầy đủ và không gây hiểu lầm. Các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian và phương thức giao hàng phải được xác định cụ thể. Ngoài ra, việc tham chiếu đến các thư chào hàng hoặc hợp đồng mua bán trước đó cũng giúp tăng cường tính pháp lý. Cuối cùng, chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu (nếu cần) là yếu tố quyết định để đơn hàng có hiệu lực pháp lý.
6. Tôi có thể yêu cầu sửa đổi đơn hàng sau khi gửi không?
Việc yêu cầu sửa đổi đơn hàng sau khi gửi là có thể, nhưng cần được thực hiện càng sớm càng tốt và thông qua một văn bản chính thức. Bạn nên liên hệ ngay lập tức với đối tác qua điện thoại hoặc email để thông báo về yêu cầu thay đổi, sau đó gửi một thư điều chỉnh đơn hàng (Order Amendment Letter) hoặc email xác nhận các thay đổi chi tiết. Điều này đảm bảo mọi sự thay đổi được ghi nhận và hai bên cùng đồng ý, tránh phát sinh tranh chấp. Tuy nhiên, việc thay đổi có thể phát sinh thêm chi phí hoặc ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
7. Thời gian phản hồi mong đợi sau khi gửi thư đặt hàng là bao lâu?
Thời gian phản hồi mong đợi sau khi gửi thư đặt hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô giao dịch và mối quan hệ giữa hai bên. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể mong đợi nhận được thư xác nhận đơn hàng (Order Confirmation) trong vòng 24 đến 48 giờ làm việc. Nếu đơn hàng phức tạp hoặc cần kiểm tra tồn kho, thời gian có thể lâu hơn. Nếu không nhận được phản hồi trong thời gian hợp lý, bạn nên chủ động liên hệ lại để xác nhận việc đối tác đã nhận được thư đặt hàng và đang xử lý.
8. Thư đặt hàng qua email có hiệu lực không?
Trong hầu hết các trường hợp, thư đặt hàng được gửi qua email có thể có hiệu lực pháp lý, miễn là nó chứa đầy đủ các thông tin cần thiết và cả hai bên đều có bằng chứng về việc gửi và nhận. Tuy nhiên, đối với các giao dịch thương mại lớn, phức tạp hoặc có giá trị cao, nhiều công ty vẫn ưu tiên gửi bản cứng có chữ ký gốc và con dấu để tăng cường tính pháp lý và bảo mật. Quan trọng nhất là email phải rõ ràng, chuyên nghiệp và có thể lưu trữ được làm bằng chứng cho hợp đồng mua bán.
Thư đặt hàng là một yếu tố không thể thiếu trong các giao dịch thương mại, và việc nắm vững cách viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn mực sẽ mở ra nhiều cơ hội hợp tác quốc tế cho bạn. Từ việc hiểu rõ cấu trúc hai phần gồm đơn đặt hàng và thư gửi kèm đơn đặt hàng, cho đến việc sử dụng các từ vựng và mẫu câu ngôn ngữ thương mại phù hợp, mỗi chi tiết đều góp phần tạo nên một bức thư chuyên nghiệp và hiệu quả. Anh ngữ Oxford hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có thêm kiến thức và tự tin để soạn thảo những bức thư đặt hàng ấn tượng nhất, góp phần vào thành công trong công việc và học tập.