Trong thế giới kinh doanh và giao tiếp hiện đại, email tiếng Anh chuyên nghiệp đã trở thành một công cụ không thể thiếu. Việc thành thạo cách viết email bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người nhận. Một email được viết tốt có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ, mở ra nhiều cơ hội và tránh được những hiểu lầm không đáng có. Bài viết này của Anh ngữ Oxford sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về cấu trúc, ngôn ngữ và các lưu ý quan trọng để viết email tiếng Anh một cách hiệu quả nhất.
Cấu Trúc Toàn Diện Của Email Tiếng Anh
Một bức thư điện tử chuẩn mực trong môi trường làm việc bao gồm sáu thành phần chính, giúp đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách mạch lạc và dễ hiểu. Việc nắm vững từng phần này là nền tảng để bạn tự tin soạn thảo mọi loại email.
Tiêu Đề (Subject Line): Chìa Khóa Quyết Định Tỷ Lệ Mở Thư
Tiêu đề email đóng vai trò cực kỳ quan trọng, là ấn tượng đầu tiên và thường là yếu tố quyết định người nhận có mở thư của bạn hay không. Một tiêu đề hiệu quả cần ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ nội dung chính của email, giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt được mục đích của thư mà không cần mở ra. Tiêu đề chỉ nên dài tối đa khoảng 50 ký tự, đủ để hiển thị đầy đủ trên hầu hết các thiết bị.
Hãy xem xét bảng dưới đây để hình dung rõ hơn về các tiêu đề phù hợp với từng mục đích cụ thể:
| Mục đích viết email | Tiêu đề tiếng Anh | Tiêu đề tiếng Việt |
|---|---|---|
| Gửi báo cáo cho quản lý về buổi họp vừa qua | Meeting report on Thursday, June 27th, 2022 | Báo cáo cuộc họp Thứ Năm, 27 tháng 6 năm 2022 |
| Nộp đơn ứng tuyển | Application for the Marketing Executive position | Hồ sơ ứng tuyển vị trí Chuyên viên Tiếp thị |
| Sắp xếp cuộc họp | Meeting arrangement on Thursday | Sắp xếp cuộc họp vào Thứ Năm |
| Báo giá thiết bị | Quotation of new equipment | Báo giá thiết bị mới |
Tránh sử dụng các tiêu đề quá chung chung như “Hello” hoặc “Important”, vì chúng có thể bị bỏ qua hoặc bị đánh dấu là thư rác. Thay vào đó, hãy cụ thể hóa thông điệp, ví dụ “Yêu cầu tài liệu dự án X” thay vì “Tài liệu”.
Lời Chào (Salutation): Nét Văn Hóa Trong Giao Tiếp
Lời chào mở đầu email cần được lựa chọn cẩn thận, phản ánh đúng mức độ trang trọng của mối quan hệ giữa người gửi và người nhận, cũng như tính chất của nội dung email. Sự lựa chọn này thể hiện sự tinh tế và am hiểu văn hóa giao tiếp.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- So Sánh Babbel vs Duolingo: Lựa Chọn Học Tiếng Anh Tối Ưu
- Tổng Hợp Từ Vựng IELTS Chủ Đề Relax Giúp Đạt Điểm Cao
- Chinh Phục TOEIC Writing Questions 1-5: Bài Mẫu Chi Tiết và Hướng Dẫn Nâng Cao
- Giải Mã Tiếng Lóng Trong IELTS Speaking: Hướng Dẫn Sử Dụng Hiệu Quả
- Bí Quyết Dạy Tiếng Anh Hiệu Quả Cho Trẻ Lớp 1 Tại Nhà
Trang trọng (Formal): Cách chào này thường được sử dụng khi bạn lần đầu tiên liên hệ với một người hoặc trong các tình huống công việc yêu cầu sự trang trọng tối đa.
- Dear Mr./Mrs./Ms. [Last name] hoặc [First name] + [Last name] (đối với người nước ngoài). Ví dụ: “Dear Mr. Holland” hoặc “Dear Mr. Tom Holland”.
- Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên đệm] + [Tên chính] hoặc [Tên chính] + [Họ] (đối với người Việt Nam). Ví dụ: “Dear Mr. Anh Huy” hoặc “Dear Mr. Huy Trần”.
- Dear Sir (dành cho nam)/Madam (dành cho nữ) (**): Đây là cách gọi rất trang trọng, dùng khi bạn không biết tên cụ thể của người nhận.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng “Mr., Ms., Miss, Mrs.”:
- Mr. dùng cho nam giới, không phân biệt tình trạng hôn nhân.
- Miss dùng cho phụ nữ chưa kết hôn.
- Mrs. dùng cho phụ nữ đã kết hôn.
- Ms. là lựa chọn an toàn và phổ biến nhất, dùng cho phụ nữ khi bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của họ hoặc không muốn đề cập đến.
Bán trang trọng (Semi-formal): Mức độ này phù hợp khi bạn đã có một mức độ quen thuộc nhất định với người nhận và cảm thấy thoải mái hơn khi xưng hô bằng tên riêng.
- Dear [First Name] hoặc anh/chị/bạn + [Tên]. Ví dụ: “Dear Tom” hoặc “Dear (anh) Huy”.
Thân mật (Informal): Cách chào này chỉ dành cho bạn bè thân thiết, người thân hoặc đồng nghiệp đã có mối quan hệ rất gần gũi.
- Hi/Hello + [First name]/[Tên]. Ví dụ: “Hi/Hello Tom” hoặc “Hi/Hello (anh) Huy”.
Việc lựa chọn đúng lời chào không chỉ là phép lịch sự mà còn thể hiện sự tôn trọng và kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của bạn.
Câu Mở Đầu (Opening Sentence): Đi Thẳng Vào Vấn Đề
Câu mở đầu email có nhiệm vụ nhanh chóng thiết lập mục đích của bức thư. Điều này giúp người nhận ngay lập tức hiểu được bạn đang muốn đề cập đến vấn đề gì, từ đó tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện cho một cuộc trao đổi hiệu quả. Hãy lựa chọn câu mở đầu phù hợp với mục đích cụ thể của bạn.
| Lý do viết email (Reason for email) | Câu mở đầu ví dụ bằng Tiếng Anh | Dịch nghĩa |
|---|---|---|
| Giải thích lý do viết email | I am writing concerning / with regard to / about (your last brochure). | Tôi viết để đề cập về (ấn phẩm quảng cáo gần nhất của bạn). |
| I am writing in reply to / in response to (your advertisement). | Tôi viết để trả lời về (quảng cáo của bạn). | |
| I would like to let you know about (the last meeting). | Tôi muốn để bạn biết về (cuộc họp gần nhất). | |
| I am writing to inform you that (we are going to have a meeting on Friday). | Tôi viết để thông báo rằng (chúng ta sẽ có một buổi họp vào thứ 6). | |
| Thông báo tin tốt (Good news) | We are pleased/happy to inform you that (you are accepted for position A in our company). | Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng (bạn đã được chấp nhận cho vị trí A tại công ty của chúng tôi). |
| Thông báo tin không tốt/Xin lỗi (Bad news/Apologising) | I apologize for (letting you wait). | Tôi xin lỗi vì (để bạn đợi). |
| We regret to inform you that (you are not accepted for position A in our company). | Tôi lấy làm tiếc để thông báo với bạn rằng (bạn không được nhận cho vị trí A ở công ty của chúng tôi). | |
| Cập nhật tình hình (Updating situations) | Just a quick email to (update the situation with customer A). | Chỉ là một lá thư nhanh để (cập nhập tình hình về tình hình với khách hàng A). |
| This email is just to (update the situation with customer A). | Email này chỉ là để (cập nhập tình hình về tình hình với khách hàng A). |
Hãy luôn đảm bảo rằng câu mở đầu của bạn đủ rõ ràng để người nhận không phải băn khoăn về lý do bạn liên hệ. Điều này đặc biệt quan trọng trong các email công việc, nơi thời gian của cả người gửi và người nhận đều quý giá.
Nội Dung Chính Của Email (Main Content): Trọng Tâm Thông Điệp
Phần nội dung chính là trái tim của email, nơi bạn trình bày chi tiết thông tin, giải thích vấn đề hoặc đưa ra yêu cầu. Để đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp, điều quan trọng là mỗi đoạn văn chỉ nên tập trung vào một ý tưởng duy nhất và không quá dài, lý tưởng là dưới 200 từ. Điều này giúp người đọc dễ dàng theo dõi và tiếp thu thông tin mà không cảm thấy choáng ngợp. Tránh tuyệt đối việc trình bày nội dung dưới dạng liệt kê bằng dấu gạch đầu dòng trong các đoạn văn dài, thay vào đó hãy sử dụng câu văn liền mạch để diễn đạt ý.
Khi viết nội dung chính, hãy chú ý đến việc sử dụng các từ khóa liên quan hoặc từ đồng nghĩa một cách tự nhiên. Mặc dù từ khóa chính của bài viết rất quan trọng, nhưng việc lặp lại quá nhiều có thể làm giảm chất lượng bài viết và khiến người đọc cảm thấy khó chịu. Thay vào đó, hãy tìm cách đa dạng hóa từ ngữ, sử dụng các cụm từ đồng nghĩa hoặc các thuật ngữ liên quan để duy trì sự mượt mà và phong phú cho ngôn ngữ. Điều này không chỉ giúp bài viết của bạn hấp dẫn hơn mà còn tối ưu hóa cho công cụ tìm kiếm một cách tự nhiên.
Kết Thúc Email (Conclusion): Lời Nhắn Nhủ Và Kêu Gọi Hành Động
Phần kết thúc email không chỉ là lời chào tạm biệt mà còn là cơ hội để bạn tóm tắt lại mong muốn của mình hoặc đưa ra lời kêu gọi hành động rõ ràng. Tùy thuộc vào mục đích của email, bạn có thể thể hiện sự mong đợi một phản hồi, đề nghị hỗ trợ thêm, hoặc bày tỏ hy vọng về một sự hợp tác trong tương lai. Sự lịch sự và chuyên nghiệp luôn là yếu tố then chốt trong phần này.
Dưới đây là một số câu kết thúc phổ biến và ý nghĩa của chúng:
| Câu mẫu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| I look forward to your reply. Thank you very much! | Tôi trông mong câu trả lời từ bạn. Cảm ơn rất nhiều. (Thường là người viết đang mong muốn một sự trả lời từ người nhận) |
| I look forward to doing business with you again in the future. | Tôi mong rằng có thể hợp tác kinh doanh với bạn một lần nữa trong tương lai. (Sử dụng nếu người viết và người nhận là đối tác kinh doanh của nhau) |
| If you have any questions, please email or phone me. | Nếu bạn có câu hỏi, hãy gửi email hoặc gọi cho tôi. (Sử dụng khi người viết thông báo một thông tin nào đó trong email và nhắn người nhận liên lạc lại nếu có thắc mắc) |
| Do not hesitate to contact us if you need further assistance. | Đừng ngại để liên hệ chúng tôi khi bạn yêu cầu sự hỗ trợ thêm. (Tương tự câu trên) |
| Hope to hear from you soon! | Mong nghe được tin từ bạn! (cách này sẽ thân mật hơn nên chỉ dùng cho bạn bè, người thân) |
Luôn kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp, dù là với lời cảm ơn, lời chào hoặc lời kêu gọi hành động. Điều này tạo ra ấn tượng tích cực cuối cùng và khuyến khích người nhận phản hồi theo mong muốn của bạn.
Ký Tên (Closing Signature): Dấu Ấn Chuyên Nghiệp
Phần ký tên không chỉ đơn thuần là tên của bạn mà còn là một phần quan trọng để củng cố hình ảnh chuyên nghiệp. Chữ ký email nên bao gồm đầy đủ thông tin liên hệ như chức vụ, tên công ty, số điện thoại và địa chỉ email phụ (nếu có). Điều này giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại với bạn qua các kênh khác nếu cần thiết và tạo sự tin cậy.
Dưới đây là các lựa chọn ký tên phổ biến, tùy thuộc vào tính chất trang trọng của email:
| Tính chất email | Lời chào tương ứng |
|---|---|
| Trang trọng | Yours sincerely, / Sincerely (yours),(Ký tên)→ Được sử dụng khi có đề cập cụ thể tên người nhận. |
| Yours faithfully,(Ký tên)→ Được sử dụng khi lời chào là “Dear Sir/Madam”, hoặc khi không gửi một tên cụ thể. | |
| Bán trang trọng | With best regards, / With kindest regards, / Warmest regards, / Best regards, / Regards,(Ký tên) |
| Thân mật | Cheers/ Yours truly/ All the best/ Best/ Best wishes(Ký tên) |
Việc sử dụng một chữ ký email nhất quán và đầy đủ thông tin không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là một phần của chiến lược xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Đảm bảo rằng thông tin trong chữ ký của bạn luôn được cập nhật.
Mẫu chữ ký email tiếng Anh tiêu chuẩn, bao gồm tên, chức vụ, công ty và thông tin liên hệ, hỗ trợ giao tiếp chuyên nghiệp.
Gợi Ý Ngôn Ngữ Cho Các Mẫu Email Cụ Thể Và Email Mẫu
Việc nắm vững các cấu trúc câu và từ vựng chuyên biệt cho từng loại email sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là các mẫu email thông dụng cùng những gợi ý ngôn ngữ cụ thể, giúp bạn tự tin soạn thảo trong nhiều tình huống công việc khác nhau.
Email Hỏi Thông Tin Và Trả Lời Thông Tin Về Công Việc Cụ Thể
Khi cần hỏi hoặc cung cấp thông tin, sự rõ ràng và lịch sự là ưu tiên hàng đầu.
Ngôn ngữ gợi ý
| Câu gợi ý mẫu |
|---|
| Hỏi xin thông tin |
| Could you please send me …?/ Can you please send … to me? (Bạn có thể gửi tôi…?) Lưu ý: Sử dụng “could” sẽ trang trọng hơn “can” trong trường hợp này. |
| I’d (would) appreciate it if you could send me …. (Tôi sẽ trân trọng nếu như bạn gửi tôi ….) |
| I’d (would) be grateful if you could send me …. (Tôi sẽ biết ơn nếu như bạn gửi tôi ….) |
| Trả lời thông tin |
| Please find the… in the attachment. (Hãy tìm … trong file đính kèm.) |
| I’m pleased to send you …. (Tôi rất vui để gửi bạn ….) |
Email ví dụ
Dưới đây là một ví dụ về việc hỏi thông tin và phản hồi trong ngữ cảnh tuyển dụng, nơi sự minh bạch và kịp thời trong giao tiếp là vô cùng quan trọng.
Email hỏi xin thông tin:
| From: rachel.taylor@wells.co.vn |
|---|
| To: tomholland@wells.co.vn |
| Subject: Information for the upcoming interviews |
| Dear Tom, As you may know, we are recruiting three Marketing positions for the new projects. We need people who are energetic and creative to help our team thrive. The deadline is quite tight. Therefore, I would like to ask you about the status of recruiting for these positions. Could you please send me all the CVs you have collected up to now? I want to know if there are any candidates who would be a good fit for the positions. Best regards, Rachel |
| Chào Tom, Như bạn biết đấy, chúng tôi đang tuyển dụng ba vị trí Marketing cho dự án mới. Chúng tôi cần những người nhiệt huyết và sáng tạo để giúp đội nhóm phát triển. Hạn chót khá gấp. Vì thế, tôi muốn hỏi bạn về tình hình của việc tuyển dụng các vị trí này. Bạn có thể gửi cho tôi tất cả những CVs bạn đã có cho đến bây giờ? Tôi muốn biết có bất kỳ ứng viên nào có thể là sự phù hợp cho các vị trí này. Trân trọng, Rachel |
Email trả lời kèm thông tin:
| From: tomholland@wells.co.vn |
|---|
| To: rachel.taylor@wells.co.vn |
| Subject: reply to: Information for the upcoming interviews |
| Dear Rachel, Please find the CVs for the positions you requested in the file attached. Just to update briefly, there are three candidates who might be suitable for our company. However, they are all living in Ha Noi. If we want to hire them, we have to pay the cost of relocation. Therefore, I suggest that you should wait one more week to see if we can receive better CVs. Do not hesitate to contact me if you need further assistance. Best regards, Tom |
| Gửi Rachel, Xin hãy xem các CV cho những vị trí chị yêu cầu trong file đính kèm. Để cập nhật nhanh, có ba ứng viên có thể phù hợp cho công ty của chúng ta. Tuy nhiên, họ đều đang sống ở Hà Nội. Nếu chúng ta muốn thuê họ, chúng ta phải trả chi phí chuyển nơi ở cho họ. Vì thế, tôi đề xuất ta có thể đợi thêm một tuần để xem chúng ta có thể nhận được các CV tốt hơn. Đừng ngại liên hệ với tôi nếu chị cần thêm thông tin. Trân trọng, Tom |
Email Để Cập Nhật Về Công Việc Và Hạn Chót
Trong môi trường làm việc năng động, việc cập nhật tình hình công việc và nhắc nhở về hạn chót là rất cần thiết để đảm bảo tiến độ dự án.
Ngôn ngữ gợi ý
| Câu gợi ý mẫu |
|---|
| Hỏi để cập nhật tình hình công việc |
| Have you coordinated your team and their results yet? (Bạn đã làm việc với đội của bạn và kết quả của họ chưa?) → Thì hiện tại hoàn thành thường được sử dụng để nói về các tiến độ công việc và cập nhật công việc đã được hay chưa được hoàn thành cho đến thời điểm nói. |
| Have you sent in your registration for the conference yet? (Bạn đã gửi đăng ký cho cho hội thảo chưa?) |
| Did you send in your registration yet? (Bạn đã gửi đăng ký của bạn chưa?) → Trong tiếng Anh Mỹ, thì quá khứ đơn được sử dụng để thay thế cho hiện tại hoàn thành mà không làm thay đổi về nghĩa. |
| Trả lời để cập nhật tình hình công việc |
| I’ve already contacted my team and they have just finished their sales report. (Tôi đã liên hệ với nhóm của tôi và họ vừa mới hoàn thành báo cáo kinh doanh của họ) → Các chữ yet, already và just thường được sử dụng trong các dạng câu này. |
| Sorry, I haven’t written the report yet. (Xin lỗi, tôi chưa viết báo cáo.) |
| I’ve already sent the registration form. (Tôi đã gửi đơn đăng ký.) |
| We’ve just received the order. (Chúng tôi vừa mới nhận được đơn đặt hàng.) |
| Lời hứa hoàn thành công việc |
| You’ll have it on your desk by 4 May. (Bạn sẽ có nó trên bàn vào ngày 4 tháng Năm.) → Will thường được sử dụng để đưa ra lời hứa về công việc sẽ làm và thời điểm hoàn thành. |
| Sorry, but I haven’t sent it yet. I’ll do it right away. (Xin lỗi, nhưng tôi chưa gửi nó. Tôi sẽ làm nó ngay bây giờ.) |
Email ví dụ
Các ví dụ dưới đây minh họa cách sử dụng các thì và cụm từ đã học để hỏi và cung cấp thông tin cập nhật về một chuyến thăm nhà máy.
Email cập nhật về công việc:
| From: williams.harry@mailala.com.vn |
|---|
| To: tuyen.do@malala.com.vn; han.nguyen@mailala.com.vn; lieu.van@mailala.com.vn |
| Subject: Factory visit |
| Dear team, We will have an upcoming visit to our factory in Hiep Phuoc Industrial Zone. This visit is to check if the workers have adhered to all the requirements in the quality assurance process. – Tuyen: Have you coordinated with the HR Department to collect the workers’ list? I need to make sure we know who is in charge of each step in the process. – Han: Have you contacted the Factory Director yet? He needs to prepare in advance the documents I mentioned in our last meeting. – Lieu: We need to use our company car for this visit. Have you informed the receptionist about this? Please reply as soon as possible. Thank you very much! Best regards, Williams |
| Gửi team, Chúng ta sẽ có một cuộc ghé thăm nhà máy ở Khu công nghiệp Hiệp Phước. Chuyến thăm này là để kiểm tra liệu các công nhân đã tuân thủ theo những yêu cầu trong quy trình kiểm soát chất lượng chưa. – Tuyền: Bạn đã liên hệ với phòng Nhân sự để thu thập danh sách công nhân chưa? Tôi cần đảm bảo chúng ta biết ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi bước trong quy trình. – Hân: Bạn đã liên hệ với giám đốc nhà máy chưa? Anh ta cần chuẩn bị trước tài liệu tôi đã nhắc trong cuộc họp vừa rồi. – Liễu: Chúng ta cần sử dụng xe công ty cho chuyến thăm này. Bạn đã thông báo cho lễ tân chưa? Hãy trả lời càng sớm càng tốt. Cảm ơn nhiều! Trân trọng, Williams |
Email trả lời về cập nhật công việc:
| From: tuyen.do@malala.com.vn |
|---|
| To: williams.harry@mailala.com.vn |
| CC: han.nguyen@mailala.com.vn; lieu.van@mailala.com.vn |
| Dear Willams, I have attached the list you requested from the HR Department below. You can see the main responsibility of each worker in the second column of the file. I have an update from Han; she contacted the Factory Director yesterday. He said the production schedule at the moment was quite tight, so he wanted us to finish everything in one morning. Do you think it is possible? Best regards, Tuyen |
| Gửi Williams, Tôi đã đính kèm danh sách mà bạn yêu cầu từ phòng Nhân sự bên dưới. Bạn có thể thấy được trách nhiệm chính của mỗi người công nhân trong cột thứ 2 của tập tin. Tôi có cập nhật từ Hân; cô ấy đã liên hệ với Giám đốc nhà máy ngày hôm qua. Anh ta nói lịch sản xuất hiện tại đang khá kín và ông ấy muốn chúng ta làm xong mọi thứ chỉ trong một buổi sáng. Bạn nghĩ điều này khả thi không? Trân trọng, Tuyền |
Email Để Sắp Xếp Và Xác Nhận Cuộc Hẹn / Họp
Việc sắp xếp và xác nhận lịch hẹn hoặc cuộc họp là một kỹ năng giao tiếp quan trọng, yêu cầu sự rõ ràng và linh hoạt.
Ngôn ngữ gợi ý
| Mục đích | Câu gợi ý mẫu |
|---|---|
| Sắp xếp cuộc gặp mặt | I’m writing to arrange (a meeting between our team and your company).→ (Tôi viết để sắp xếp (một cuộc họp giữa nhóm của chúng tôi và công ty của bạn) |
| When would suit you best?→ Khi nào phù hợp với bạn nhất? | |
| What about (5 o’clock)?→ Còn (5 giờ) thì sao? | |
| Is (5 o’clock) suitable/convenient/ok?→ (5 giờ) có phù hợp/thuận tiện/ok với bạn không? | |
| Would (Tuesday morning at 10 a.m) at your office be convenient for you?→ (Sáng thứ 3 lúc 10 giờ) có thuận tiện cho bạn không? | |
| Are you free anytime next week?→ Bạn có rảnh bất kỳ thời gian nào vào tuần tới không? | |
| Please let me know which time is convenient for you.→ Hãy để tôi biết thời gian nào tiện cho bạn. | |
| I wonder if we could meet sometime next week to discuss (the report).→ Tôi tự hỏi chúng ta có thể gặp mặt một lúc nào đó trong tuần tới để có thể bàn luận về báo cáo. | |
| Xác nhận cuộc gặp mặt | I’d like to confirm my visit.→ Tôi muốn xác nhận chuyến thăm của tôi. |
| I can confirm that (Friday morning) at (9 am) is convenient for us.→ Tôi có thể xác nhận rằng (buổi sáng thứ 6) lúc (9h) là thuận tiện cho chúng tôi. | |
| (5 o’clock) is good for me/is fine.→ (5 giờ) là tốt cho tôi/là ổn. | |
| (Tuesday) sounds great/suits me.→ (Thứ 3) nghe có vẻ tuyệt/phù hợp với tôi. | |
| I am out of the office until (2 pm) on that day. Anytime after that would be fine.→ Tôi không có ở văn phòng cho đến (2 giờ chiều) hôm đó. Bất kỳ giờ nào sau đó đều ổn. | |
| I’m afraid I’m busy all day next Tuesday.→ Tôi e là tôi bận cả ngày vào thứ Ba tới. | |
| Sorry, I’ve got an appointment on that day.→ Xin lỗi, tôi có cuộc hẹn vào ngày hôm đó. | |
| How about Wednesday as an alternative?→ Nếu thứ 4 như một sự thay thế thì sao? | |
| I apologize for any inconvenience caused.→ Tôi xin lỗi cho bất kỳ điều bất tiện nào gây ra. |
Email ví dụ
Những email dưới đây minh họa cách mời và xác nhận tham dự một cuộc họp thường niên, thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Email sắp xếp cuộc họp, gặp mặt:
| From: Han Tran (han.tran@petet.com.vn); |
|---|
| To: Mai Nguyen (mai.nguyen@shile.com.vn) |
| Subject: Invitation to our annual company meeting |
| Dear Tuyen, I’m writing to invite you to come to our annual meeting on June 16th. This meeting has been arranged to sum up one year of our business and plans for the upcoming year. Because you are an expert in the retailing market. We would like to invite you to our meeting. Your attendance will be very welcome. This meeting will last all morning. You don’t need to bring or prepare anything, but your presence at the meeting will be very useful to us as we might ask you some questions. Please let me know if you will be able to attend as soon as possible. Best regards, Mai |
| Gửi Tuyền, Tôi viết để mời bạn đến cuộc họp hằng năm của chúng tôi vào ngày 16 tháng 6. Cuộc họp này được sắp xếp để tổng kết một năm kinh doanh và kế hoạch cho năm tới. Bởi vì bạn là chuyên gia trong thị trường bán lẻ. Chúng tôi muốn mời bạn đến cuộc họp của chúng tôi. Sự có mặt của bạn rất được chào đón. Cuộc họp này sẽ diễn ra cả buổi sáng. Bạn không cần mang theo hay chuẩn bị thứ gì, nhưng sự hiện diện của bạn tại cuộc họp sẽ rất hữu ích cho chúng tôi vì chúng tôi có thể hỏi bạn một vài câu hỏi. Hãy cho tôi biết bạn có thể tham gia càng sớm càng tốt. Trân trọng, Mai |
Email xác nhận cuộc họp, gặp mặt:
| From: Mai Nguyen (mai.nguyen@shile.com.vn) |
|---|
| To: Han Tran (han.tran@petet.com.vn) |
| Subject: Reply to: Invitation to our annual company meeting |
| Dear Han, Thanks a lot for your kind invitation. I would be happy to attend the meeting and share my experience with your company. Would it be possible to bring my assistant as well? She’s a new member of our team and is eager to learn. I’d like her to be involved so that she can help me with the consulting in the future. Thank you once more for your invitation, and look forward to seeing you on June 16th. Regards, Mai |
| Gửi Hân, Cảm ơn lời mời của bạn. Tôi rất vui để tham dự cuộc họp và chia sẻ kinh nghiệm với công ty của bạn. Liệu rằng tôi có thể đưa thư ký của mình theo? Cô ấy là thành viên mới của team chúng tôi và rất hào hứng để học hỏi. Tôi muốn cô ấy tham gia để cô ấy có thể giúp tôi với việc tư vấn trong tương lai. Cảm ơn một lần nữa, tôi trông chờ gặp bạn vào ngày 16 tháng Sáu. Trân trọng, Mai |
Email Để Thương Lượng
Trong các tình huống cần thảo luận hoặc thương lượng, việc sử dụng ngôn ngữ khéo léo và lịch sự là chìa khóa để đạt được sự đồng thuận.
Ngôn ngữ gợi ý
| Câu gợi ý mẫu | Dịch nghĩa và giải thích |
|---|---|
| We need to discuss this before we go any further. | Chúng ta cần bàn về điều này trước khi chúng ta đi xa hơn. |
| I would appreciate your advice. | Tôi sẽ trân trọng lời khuyên của bạn. |
| That could/might be possible, but I need to ask my line manager first. | Điều này có thể, nhưng tôi cần phải hỏi quản lý của mình trước. |
| I think we need to have a meeting to discuss this in more detail. | Tôi nghĩ chúng ta cần có một cuộc họp để bàn luận về điều này chi tiết. |
| I’m sorry that we couldn’t use your services this time, but I hope there will be another opportunity. | Tôi xin lỗi không thể sử dụng dịch vụ của bạn lúc này, nhưng tôi hy vọng rằng sẽ có một cơ hội khác. |
| My main concern is… | Điều tôi quan ngại là… |
| How do you think we should deal with this? | Bạn nghĩ chúng ta sẽ giải quyết điều này như thế nào? |
| Could you let me know whether this is possible? | Bạn có thể cho tôi biết liệu điều này có thể không? |
Email ví dụ
Hai ví dụ dưới đây trình bày tình huống một email yêu cầu tăng lương làm thêm giờ cho công nhân và email phản hồi lại yêu cầu đó.
Email thương lượng về một vấn đề trong công việc:
| From: Tom Holland |
|---|
| To: Jimmy |
| Subject: Negotiation to raise overtime pay for workers |
| Dear Jimmy, I’m writing to ask for a pay rise for workers on the working site at Nestra Building. Some workers had to take days off because they caught Covid. Therefore, the remaining numbers of workers on our site had to work very hard to meet the deadlines. Could you please discuss with your manager about giving each worker a 10% increase in their salary? Could you let me know whether this is possible? Regards, Tom |
| Chào Jimmy, Tôi viết để hỏi xin một sự tăng lương cho công nhân trên công trình tại tòa nhà Nestra. Một số người công nhân phải nghỉ việc vì họ mắc Covid. Vì thế, số lượng công nhận còn lại phải làm việc rất vất vả để kịp hạn chót. Bạn có thể bàn với quản lý của bạn về việc thêm cho mỗi người công nhận 10% tăng trong lương của họ? Bạn có thể cho tôi biết liệu điều này có thể không? Trân trọng, Tom |
Email trả lời yêu cầu thương lượng:
| From: Jimmy |
|---|
| To: Tom Holland |
| Subject: Reply to: Negotiation to raise overtime pay for workers |
| Dear Tom, I understand your situation at the working site. It could be possible, but I need to ask my manager first. To discuss this in more detail, I think we need to have a meeting next week. Is Thursday at 9 o’clock convenient for you? Regards, Jimmy |
| Chào Tom, Tôi hiểu tình huống của bạn ở công trường. Nó có thể khả thi, nhưng tôi cần phải hỏi quản lý của mình trước. Để bàn luận việc này cụ thể hơn, tôi nghĩ chúng ta cần có một cuộc họp vào tuần tới. Thứ 5 này lúc 9 giờ có thuận tiện cho bạn không? Trân trọng, Jimmy |
Email Để Đặt Hàng Và Trả Lời Đặt Hàng
Việc đặt hàng và xác nhận đơn hàng qua email yêu cầu sự chính xác và rõ ràng về thông tin sản phẩm, số lượng, giá cả và các điều khoản giao hàng.
Ngôn ngữ gợi ý
| Câu gợi ý mẫu | Dịch nghĩa và giải thích |
|---|---|
| You will note that our line of (Magic Mix food processors) is on special offer. | Bạn sẽ để ý rằng dòng sản phẩm (máy xay Magic Mix) đang được ưu đãi đặc biệt. |
| I attached our current catalogue and price list below. | Tôi đính kèm sách tổng kê hiện tại và báo giá bên dưới. |
| Could you also provide details of (your delivery times)? | Bạn có thể cung cấp chi tiết (thời gian giao hàng)? |
| Thank you for your email inquiring about our products. | Cảm ơn email của bạn hỏi về sản phẩm của chúng tôi. |
| Would you please send us your (latest catalogue, including a full price list and details of discounts)? | Bạn có thể làm ơn gửi cho chúng tôi (sách tổng kê gần nhất, bao gồm báo giá và chi tiết của giảm giá)? |
| We dispatch the goods within 24 hours of a firm order, and for first-time customers, we give you a 10% discount. | Chúng tôi gửi hàng đi trong vòng 24 giờ khi đã có đặt hàng chắc chắn, đối với khách hàng đầu tiên chúng tôi gửi bạn 10% giảm giá. |
| Please return the attached form asap so that your order can be processed without any delay. | Hãy gửi lại file đính kèm càng sớm càng tốt để đơn hàng của bạn có thể được thực hiện không có sự trì hoãn. |
| We are temporarily out of stock of this item, but we expect new supplies shortly. | Chúng tôi hiện đang hết hàng, nhưng chúng tôi hy vọng sẽ có hàng sớm. |
| Our normal terms for first-time customers are 50% prepayment. | Quy định thông thường cho khách hàng lần đầu là trả trước 50%. |
| I have spoken to my line manager, and we are pleased to offer a small discount on this occasion in the hope that it will lead to repeat orders. | Tôi đã nói chuyện với quản lý của mình, và chúng tôi hài lòng để đưa ra một khoảng giảm giá nhỏ trong dịp này với hy vọng bạn sẽ tiếp tục đặt hàng nhiều lần. |
| We apologize for any delay which may have been caused. | Chúng tôi xin lỗi cho bất cứ chậm trễ nào gây ra. |
Email ví dụ
Các ví dụ dưới đây là email đặt mua đồ nội thất văn phòng và email phản hồi từ bộ phận bán hàng, cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm và ưu đãi.
Email đặt hàng:
| From: Alex |
|---|
| To: sales |
| Subject: Order office chairs and desks |
| Dear Sales Department, I am writing to order chairs and desks following the information I found on your website. We are an English company and we opened our first office in Ha Noi last month. We need some chairs and desks for our new employees. Could you provide details about your product range, including the price list? I look forward to your reply. Thank you very much! Regards, Alex |
| Chào phòng Bán hàng, Tôi viết mail để đặt mua ghế và bàn theo thông tin tôi tìm được trên website của bạn. Chúng tôi là một công ty của Anh và chúng tôi mở văn phòng ở Hà Nội vào tháng trước. Chúng tôi cần một vài ghế và bàn làm việc cho nhân viên mới. Bạn có thể cung cấp các loại sản phẩm, bao gồm báo giá cho chúng tôi không? Tôi mong đợi câu trả lời của bạn. Cảm ơn rất nhiều Trân trọng, Alex |
Email trả lời đặt hàng:
| From: salesdepartment |
|---|
| To: Alex <pd.lalaland@co.uk> |
| Subject: Reply to: Order office chairs and desks |
| Dear Alex, Thank you for your email asking for information about our products. I attached our current catalogue and price list below. We have product 3A on special offer. We dispatch the goods within 24 hours of a firm order, and for first-time customers, we will give you a 10% discount. If you need any further information, please do not hesitate to contact me. With best regards, Tam Tran, Sales Representative |
| Chào Alex, Cảm ơn email hỏi về thông tin sản phẩm của chúng tôi. Tôi đính kèm bảng tổng kê hiện tại và báo giá như bên dưới. Chúng tôi có sản phẩm 3A đang được ưu đãi đặc biệt. Chúng tôi gửi hàng đi trong vòng 24 giờ khi đã có đặt hàng chắc chắn, đối với khách hàng mới, chúng tôi gửi bạn 10% giảm giá. Nếu như bạn cần thêm thông tin, đừng chần chừ liên lạc với tôi. Trân trọng, Tâm Trần Đại diện bán hàng |
Email Than Phiền Và Xin Lỗi
Khi gặp vấn đề hoặc cần xin lỗi, việc viết email một cách khéo léo, lịch sự nhưng vẫn kiên quyết là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Ngôn ngữ gợi ý
| Câu gợi ý mẫu |
|---|
| Complaints (Than phiền) |
| I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.→ Tôi hy vọng rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề này nhanh chóng vì nó gây ra rắc rối đáng kể. |
| The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.→ Thiết bị mà tôi đặt hàng vẫn chưa được giao, mặc dù tuần trước tôi đã gọi và nói rằng nó cần gấp. |
| Although you advertise yourself as a top-quality brand, the product I purchased was well below the standard I expected.→ Mặc dù bạn quảng cáo bạn là nhãn hiệu chất lượng top, sản phẩm mà tôi mua thì hoàn toàn nằm dưới tiêu chuẩn kỳ vọng. |
| I am writing to draw your attention to (a problem in your customer service section).→ Tôi viết để bạn chú ý đến một vấn đề (trong phần chăm sóc khách hàng của bạn). |
| I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.→ Tôi viết để thể hiện sự cực kì không hài lòng với sản phẩm mà tôi nhận được sáng nay. |
| I insist on a full refund; otherwise, I will be forced to take the matter further.→ Tôi muốn được hoàn lại toàn bộ số tiền đã bỏ ra, nếu không tôi sẽ đưa vấn đề này đi xa hơn. |
| Apologies (Xin thứ lỗi) |
| Please accept my sincere apologies.→ Hãy chấp nhận lời xin thứ lỗi của tôi. |
| We’re having a temporary problem with our software.→ Tôi đang có một vấn đề hiện tại với phần mềm của mình. |
| We’re doing everything we can to resolve the issue→ Tôi làm mọi thứ có thể để giải quyết vấn đề. |
| I’ll look into the matter urgently and get back to you tomorrow.→ Tôi sẽ xem xét vấn đề một cách nhanh chóng và liên hệ lại với bạn vào ngày mai. |
| I’ll send you a replacement immediately.→ Tôi sẽ gửi cho bạn một sự thay thế ngay lập tức. |
| We are sending you a small gift as a gesture of goodwill.→ Chúng tôi gửi bạn món quà nhỏ như một cử chỉ để thể hiện thiện chí. |
| I can assure you that this will not happen again.→ Tôi đảm bảo với bạn rằng điều này sẽ không xảy ra lần nữa. |
| I apologize again for any inconvenience this has caused.→ Tôi xin lỗi một lần nữa cho bất cứ bất tiện nào đã xảy ra. |
Email ví dụ
Các email dưới đây là ví dụ về một email than phiền về dịch vụ khách hàng kém và email phản hồi xin lỗi từ bộ phận chăm sóc khách hàng.
Email than phiền:
| From: Alex |
|---|
| To: Customer Service |
| Subject: Complaints on order 1597 |
| Dear Customer Service Department, I am writing to complain about the poor service we have received from your company. Firstly, the goods you sent were not the ones that we ordered. Our order dated 16 January clearly stated that we wanted 20 chairs. However, we only received 18. Furthermore, we asked you to print our logo on the back of the chair, and you have printed it on the side. To make the matter worse, your staff were very unhelpful when I called. No one took responsibility to resolve the issue – I was simply passed from person to person. We must insist on an immediate replacement order; otherwise, I will be forced to take the matter further. Thank you! Alex |
| Gửi phòng chăm sóc khách hàng, Tôi viết để than phiền về dịch vụ tệ mà tôi nhận được từ công ty của bạn. Đầu tiên, sản phẩm mà bạn gửi không phải là sản phẩm mà tôi đã đặt hàng. Đơn đặt hàng của chúng tôi vào ngày 16 tháng 1 đã nói rõ rằng chúng tôi muốn 20 chiếc ghế. Tuy nhiên, tôi chỉ nhận được 18. Hơn thế nữa, tôi yêu cầu in logo ở phía sau ghế nhưng bạn đã in nó ở phía bên hông. Tồi tệ hơn nữa, nhân viên của bạn rất khó chịu khi tôi gọi. Không ai chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề – tôi chỉ đơn giản bị chuyển từ người này qua người khác. Tôi khẳng định phải có một sự thay thế đơn hàng này nhanh chóng, nếu không thì tôi sẽ đưa vấn đề này xa hơn. Cảm ơn! Alex |
Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh:
| From: Customer Service Department |
|---|
| To: Alex <pd.lalaland@co.uk> |
| Subject: Reply to: Complaints on order 1597 |
| Dear Alex, I am writing on behalf of our company in relation to your recent complaint. I was very concerned to learn about the problems you experienced and the unprofessional conduct of our customer service staff. Please accept my apologies for everything that had happened, and thank you for bringing it to my attention. To compensate for the inconvenience caused, we will send replacement items immediately. I have already spoken to the customer service staff involved regarding the incident, and we are making sure that in the future, all customers’ complaints are dealt with in a polite and helpful manner. Once again, I hope you will accept my apologies for the inconvenience caused. I very much hope you will continue to use our services in the future. Do not hesitate to contact me on my direct number given below. Amanda, Customer Service Manager |
| Chào Alex, Tôi viết mail để thay mặt cho công ty của chúng tôi liên quan đến than phiền gần đây của bạn. Tôi cảm thấy lo lắng để biết được về vấn đề bạn trải nghiệm và thái độ không chuyên nghiệp từ nhân viên chăm sóc khách hàng. Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi cho những gì đã xảy ra, và cảm ơn vì đã cho tôi biết. Để đền bù cho những điều đã gây khó chịu cho bạn, chúng tôi sẽ gửi những mặt hàng thay thế ngay lập tức. Tôi đã nói chuyện với nhân viên chăm sóc khách hàng có liên quan đến sự vụ này và chúng tôi đảm bảo rằng trong tương lai tất cả những than phiền đều được xử lý với một thái độ hỗ trợ và lịch sự. Một lần nữa, tôi hy vọng rằng bạn sẽ đồng ý lời xin lỗi của tôi cho những bất tiện đã xảy ra. Tôi rất hy vọng bạn sẽ sử dụng dịch vụ của tôi trong tương lai. Đừng ngại liên hệ trực tiếp với tôi ở số điện thoại bên dưới. Amanda, Quản lý dịch vụ khách hàng |
Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh
Email xin việc là một trong những loại email quan trọng nhất, nơi bạn cần trình bày bản thân một cách ấn tượng và chuyên nghiệp để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Ngôn ngữ gợi ý
| Câu gợi ý mẫu | Dịch nghĩa và giải thích |
|---|---|
| With reference to your advertisement/information on the (JobFinders.com) website, I am interested in applying for the job as (a tour leader). | Liên quan đến quảng cáo/thông tin của bạn trên trang web Job Finders.com, tôi cảm thấy hứng thú để ứng tuyển công việc là một (người dẫn du lịch). |
| I have attached my CV below. | Tôi đã đính kèm CV như bên dưới. |
| I’m working as a sales representative at the moment. | Tôi làm việc như là một đại diện bán hàng trong hiện tại. |
| I have good knowledge of (business administration.) | Tôi có kiến thức tốt về (quản trị kinh doanh). |
| I’m studying for a degree in (Environmental Studies). | Tôi đang học một bằng đại học trong ngành (Nghiên cứu môi trường). |
| I hope to pursue a career in the (legal profession). | Tôi hy vọng sẽ theo đuổi một công việc về (chuyên ngành luật). |
| I have been working for (Tekecom) for (one year). | Tôi đã làm việc cho (Tekecom) trong (1 năm). |
| I would be grateful if you could consider my application. | Tôi rất vui nếu bạn có thể xem xét đơn ứng tuyển của tôi. |
Email ví dụ
Ví dụ dưới đây là một email xin việc cho vị trí Chuyên viên Marketing, thể hiện rõ kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên.
Email xin việc:
| From: Jimmy |
|---|
| To: Human Resource Department |
| Subject: Application for the Marketing Executive position |
| Dear HR Department of Petex, With reference to your advertisement on the JobFinders.com website, I am interested in applying for the job as Marketing Executive in your company. I feel that I would be well-suited for this job as I enjoy working in a dynamic environment. I am creative and have a lot of energy. I am also a reliable and proactive employee. I graduated from the Economics University of Ho Chi Minh City. For the last three years, I have been working as a Marketing Assistant at Marcom Corporation. You will also notice that my English is good and I have a certificate in web design. I have attached my CV below. I would be grateful if you could consider my application. I look forward to hearing from you soon. Yours faithfully, Jimmy |
| Gửi phòng nhân sự của công ty Petex, Liên quan đến quảng cáo của bạn trên trang web Job Finders.com, tôi cảm thấy hứng thú để ứng tuyển công việc là một chuyên viên Marketing ở công ty của bạn. Tôi cảm thấy tôi phù hợp với công việc này vì tôi hứng thú làm việc trong môi trường năng động. Tôi sáng tạo vào có nhiều năng lượng. Tôi còn lại một nhân viên đáng tin cậy và chủ động. Tôi tốt nghiệp trường Đại học Kinh tế TPHCM. Trong ba năm vừa qua tôi làm việc như là một trợ lý Marketing ở Marcom. Bạn sẽ để ý rằng Tiếng Anh của tôi tốt và tôi có một chứng chỉ thiết kế website. Tôi đính kèm CV của mình bên dưới. Tôi sẽ rất vui nếu bạn có thể cân nhắc đơn ứng tuyển của tôi. Tôi mong chờ nghe tin từ bạn sớm. Trân trọng, Jimmy |
Email Mời Họp, Gặp Mặt
Email mời họp hoặc gặp mặt cần cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm và mục đích, đồng thời thể hiện sự trân trọng đối với sự tham gia của người nhận.
Ngôn ngữ gợi ý
| Câu gợi ý mẫu |
|---|
| Mời (Inviting) |
| We would be very pleased if you could come to… → Tôi sẽ rất vui nếu như bạn có thể đến… |
| I’m writing to invite you to…/attend our… → Tôi viết để mời bạn đến… |
| Please let me know if you will be able to attend → Hãy cho tôi biết rằng liệu bạn có thể tham dự |
| Your attendance will be very welcome → Sự hiện diện của bạn sẽ được chào đón |
| Chuẩn bị (Prepare) |
| Before the meeting, it would be useful if you could prepare… → Trước buổi họp, nó sẽ hữu ích nếu như bạn chuẩn bị… |
| Please prepare… before the meeting → Làm ơn chuẩn bị…trước buổi họp |
| Đồng ý (Accepting) |
| Thank you for your kind invitation. The date you suggested is fine. I would be delighted to attend the meeting. I am sure it will be very useful. → Cảm ơn lời mời của bạn. Ngày mà bạn đề nghị ổn. Tôi rất vui được tham gia cuộc họp. Tôi chắc rằng nó sẽ hữu ích. |
| Từ chối (Refusing) |
| Thank you for your kind invitation. Unfortunately, I have another appointment on that day. Please accept my apologies. → Cảm ơn lời mời của bạn. Một cách không may, tôi có một cuộc hẹn vào ngày hôm đó. Hãy đồng ý lời xin thứ lỗi của tôi. |
| I hope we will have the opportunity to meet on another occasion in the near future. I am sure that the meeting will be a great success. → Tôi hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội gặp dịp khác trong tương lai gần. Tôi chắc rằng cuộc họp sẽ thành công tốt đẹp. |
Email ví dụ
Hai ví dụ dưới đây là email mời và email phản hồi lời mời tham dự một cuộc họp, nhấn mạnh sự hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm.
Email mời họp, gặp mặt:
| From: Tom Holland |
|---|
| To: Jimmy |
| Subject: Invitation to the meeting |
| Dear Jimmy, I’m writing to invite you to come to a meeting here on 14 May. It has been arranged to bring together all our colleagues working in Vietnam in order to share experiences about working in this market. Your attendance will be very welcome. This meeting will last all day and will have an informal agenda. It will not be necessary to write a report for it or make a presentation. Refreshments will be provided during the day. Your presence at the meeting will be very useful. Please let me know as soon as possible if you will be able to attend. Regards, Jimmy |
| Chào Jimmy, Tôi viết để mời bạn đến cuộc họp vào ngày 14 tháng Năm. Nó đã được sắp xếp để tập hợp tất cả những nhân viên làm việc ở Việt Nam để có thể chia sẻ kinh nghiệm về việc làm trong thị trường này. Sự có mặt của bạn sẽ rất được chào đón. Cuộc họp này diễn ra cả ngày và sẽ có một lịch trình thân mật. Không cần thiết phải viết báo cáo hay thực hiện bài thuyết trình. Bữa ăn nhẹ sẽ được cung cấp trong suốt cả ngày. Sự có mặt của bạn ở buổi họp sẽ rất hữu ích. Hãy cho tôi biết càng sớm càng tốt liệu bạn có thể tham gia. Trân trọng, Tom |
Email trả lời lời mời họp, gặp mặt:
| From: Jimmy |
|---|
| To: Tom Holland |
| Subject: Reply to: Invitation to the meeting |
| Dear Tom, Thanks a lot for your kind invitation. I would be delighted to attend the meeting. I am sure it will be very useful. Please let me know if there’s anything I can do to help from this end. Would it be possible to bring Martina Rutka as well? She’s a new member of our team and is very involved with the Vietnamese market. Thank you once more for your invitation, and look forward to seeing you on 14 May. Regards, Jimmy |
| Chào Tom, Cảm ơn lời mời của bạn. Tôi rất vui được tham gia cuộc họp. Tôi chắc rằng nó sẽ hữu ích. Hãy cho tôi biết những gì có thể làm để giúp đỡ từ phía tôi. Liệu tôi có thể đưa Martina Rutka đi cùng không? Cô ấy là một thành viên mới của nhóm tôi và có tham gia vào thị trường Việt Nam. Cảm ơn một lần nữa lời mời của bạn, và hy vọng sẽ gặp bạn vào ngày 14 tháng Năm. Trân trọng, Jimmy |
Nâng Cao Hiệu Quả Giao Tiếp Qua Email Chuyên Nghiệp
Bên cạnh cấu trúc và ngôn ngữ cơ bản, việc tối ưu hóa giao tiếp qua email còn đòi hỏi sự chú ý đến nhiều yếu tố khác như giọng điệu, sự ngắn gọn và cách quản lý tệp đính kèm. Những yếu tố này góp phần tạo nên một email không chỉ chuyên nghiệp mà còn hiệu quả.
Xây Dựng Giọng Điệu (Tone) Phù Hợp Trong Email Tiếng Anh
Giọng điệu trong email có thể ảnh hưởng lớn đến cách thông điệp của bạn được tiếp nhận. Dù email không thể truyền tải ngôn ngữ cơ thể hay biểu cảm khuôn mặt, việc lựa chọn từ ngữ cẩn thận có thể giúp bạn thể hiện sự lịch sự, tôn trọng hoặc sự cấp bách một cách rõ ràng. Khi viết email công việc, hãy luôn ưu tiên giọng điệu lịch sự, khách quan và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng từ ngữ quá thân mật, tiếng lóng, hay các biểu tượng cảm xúc (emoji), trừ khi bạn có mối quan hệ rất thân thiết với người nhận hoặc trong một ngữ cảnh giao tiếp nội bộ rất thoải mái.
Nếu bạn đang viết một email than phiền hoặc yêu cầu gấp, hãy giữ giọng điệu lịch sự và kiên quyết, tập trung vào vấn đề cần giải quyết thay vì đổ lỗi cá nhân. Ngược lại, khi gửi lời cảm ơn hoặc chúc mừng, hãy thể hiện sự chân thành và nhiệt tình. Việc luyện tập điều chỉnh giọng điệu sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong mọi tình huống.
Nghệ Thuật Viết Email Ngắn Gọn Và Súc Tích
Trong bối cảnh bận rộn hiện nay, khả năng viết email ngắn gọn nhưng vẫn truyền tải đầy đủ thông điệp là một kỹ năng vô cùng giá trị. Người đọc thường không có nhiều thời gian để đọc những email dài dòng. Do đó, hãy luôn cố gắng đi thẳng vào vấn đề, loại bỏ những thông tin thừa thãi và tập trung vào những gì quan trọng nhất. Mỗi đoạn văn nên chỉ bao gồm một ý chính, và các câu văn cần rõ ràng, dễ hiểu.
Sử dụng cấu trúc câu đơn giản và trực tiếp, tránh các thuật ngữ chuyên ngành phức tạp nếu người nhận không phải là chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu cần trình bày nhiều thông tin, hãy cân nhắc sử dụng các bảng biểu (như ví dụ trong bài viết gốc) để sắp xếp dữ liệu một cách trực quan, giúp người đọc dễ dàng quét và nắm bắt thông tin mà không cần đọc từng chữ.
Quản Lý Tệp Đính Kèm (Attachments) Hiệu Quả
Tệp đính kèm là một phần không thể thiếu trong nhiều email công việc. Tuy nhiên, việc quản lý chúng một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo email của bạn không bị bỏ qua hoặc gây khó chịu cho người nhận. Luôn đặt tên tệp đính kèm một cách rõ ràng và mô tả nội dung của nó. Ví dụ, thay vì “Document1.docx”, hãy dùng “BaoCao_Quy3_2024_TenDuAn.pdf”. Điều này giúp người nhận dễ dàng tìm thấy và hiểu được mục đích của tệp.
Hãy luôn thông báo về sự có mặt của tệp đính kèm trong nội dung email, ví dụ: “Vui lòng xem báo cáo đính kèm để biết thêm chi tiết” (Please find the attached report for more details). Kiểm tra kích thước tệp để tránh gửi những tệp quá lớn có thể gây khó khăn cho người nhận khi tải xuống, hoặc bị hệ thống email chặn. Nếu tệp quá lớn, hãy cân nhắc sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây và chia sẻ đường dẫn thay vì đính kèm trực tiếp.
Các Điểm Ngữ Pháp Lưu Ý Trong Việc Viết Email Chuyên Nghiệp
Ngữ pháp chính xác không chỉ giúp email của bạn truyền tải thông điệp một cách rõ ràng mà còn thể hiện sự cẩn trọng và chuyên nghiệp. Việc sử dụng thì và liên từ phù hợp là hai yếu tố ngữ pháp quan trọng cần được đặc biệt lưu ý khi soạn thảo email tiếng Anh chuyên nghiệp.
Sử Dụng Thì Phù Hợp Để Truyền Tải Thời Gian Chính Xác
Việc lựa chọn thì động từ chuẩn xác là yếu tố then chốt để đảm bảo thông điệp trong email của bạn được hiểu đúng về mặt thời gian. Mỗi thì có một chức năng riêng, giúp diễn đạt các hành động, sự kiện ở các mốc thời gian khác nhau.
| Thì | Chức năng | Ví dụ và ứng dụng trong email |
|---|---|---|
| Hiện tại đơn (Present simple) | Hành động và tình huống xảy ra lặp đi lặp lại trong hiện tại, hoặc các sự thật hiển nhiên. | They interview the candidates every year. (Họ phỏng vấn ứng viên mỗi năm.) -> Dùng để mô tả thói quen, lịch trình, hoặc các quy định của công ty. |
| Hiện tại tiếp diễn (Present continuous) | Một việc đang diễn ra trong thời điểm hiện tại, hoặc đang diễn ra nói chung, không nhất thiết ngay tại thời điểm nói. | They are interviewing the candidates at the moment. (Họ đang phỏng vấn ứng viên trong lúc này.) -> Thường dùng để cập nhật một hoạt động đang diễn ra hoặc một kế hoạch đã được sắp xếp cho tương lai gần. |
| Hiện tại hoàn thành (Present perfect) | Một hành động bắt đầu từ trong quá khứ và vẫn còn hoặc mới vừa hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại. -> quan tâm đến tính chất “hoàn thành” của hành động | They have interviewed all the candidates. (Họ đã phỏng vấn xong các ứng viên.) -> Lý tưởng để báo cáo về một nhiệm vụ đã hoàn thành, hoặc một kinh nghiệm đã xảy ra mà còn liên quan đến hiện tại (ví dụ: I have worked here for five years). |
| Hiện tại hoàn thành tiếp diễn (Present perfect continuous) | Một hành động hay tình huống bắt đầu từ trong quá khứ và tiếp diễn liên tục đến thời điểm hiện tại -> nhấn mạnh vào sự tiếp diễn liên tục của hành động từ quá khứ đến hiện tại | They have been interviewing the candidates for three weeks. (Họ đã phỏng vấn ứng viên trong suốt 3 tuần.) -> Dùng để nhấn mạnh quá trình liên tục của một hoạt động đã và đang diễn ra, thường đi kèm với các cụm từ chỉ khoảng thời gian như “for two hours,” “since Monday.” |
| Quá khứ đơn (Past simple) | Một hành động đã kết thúc tại một thời điểm cụ thể trong quá khứ. | They interviewed the candidates last month. (Họ phỏng vấn ứng viên vào tháng trước.) -> Dùng để tường thuật các sự kiện, hành động đã xảy ra và kết thúc hoàn toàn trong quá khứ, thường đi kèm với các mốc thời gian rõ ràng như “yesterday,” “last week,” “in 2023.” |
Việc nắm vững những sắc thái này sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách chính xác, tránh gây hiểu lầm cho người nhận, đặc biệt trong các email về tiến độ công việc hoặc báo cáo sự kiện.
Sử Dụng Liên Từ Phù Hợp Để Xây Dựng Luận Lý Chặt Chẽ
Liên từ (conjunctions) đóng vai trò như những cây cầu nối, giúp các ý tưởng trong email của bạn liên kết chặt chẽ và logic hơn. Sử dụng đúng liên từ không chỉ cải thiện khả năng đọc mà còn giúp người nhận dễ dàng theo dõi mạch suy nghĩ của bạn, từ đó nắm bắt thông điệp một cách hiệu quả.
| Chức năng | Liên từ | Ví dụ và dịch nghĩa |
|---|---|---|
| Thể hiện hai câu mang ý tưởng đối lập | but | We are all busy, but the meeting will still go ahead.→ Chúng ta tất cả đều bận, nhưng cuộc họp sẽ được tiến hành. |
| nevertheless | We are all busy. Nevertheless, the meeting will still go ahead.→ Chúng ta tất cả đều bận. Tuy vậy, cuộc họp vẫn sẽ tiến hành. | |
| although | I applied for a job at ABC International, although they probably won’t take me on.→ Tôi ứng tuyển cho công việc ở ABC International, mặc dù họ chắc hẳn sẽ không chọn tôi. | |
| despite/in spite of | I’m going to take the job at Milton’s despite/in spite of the low salary.→ Tôi sẽ làm công việc tại Milton’s cho dù mức lương thấp. | |
| However | I nearly applied for the sales vacancy. However, my colleagues advised me not to.→ Tôi gần như ứng tuyển cho vị trí kinh doanh. Tuy nhiên, đồng nghiệp của tôi khuyên tôi không nên. | |
| Thêm thông tin | In addition/ Furthermore | I will send you the new catalogue. In addition/ Furthermore, I will inform Joe about this.→ Tôi sẽ gửi bạn bảng tổng kê mới. Bên cạnh đó/Thêm vào đó, tôi sẽ thông báo với Joe về điều này. |
| and | You’ll need to complete an application form and send us your CV.→ Bạn cần hoàn thành đơn ứng tuyển và gửi chúng tôi CV của bạn. | |
| also | You’ll need to complete an application form. You’ll also need to send us your CV.→ Bạn cần hoàn thành đơn ứng tuyển. Bạn cũng cần gửi chúng tôi CV của bạn. | |
| Đưa ra ví dụ | For example/ For instance | Very few candidates filled in the application correctly. For example/ For instance, several forgot to sign the last page.→ Có rất ít ứng viên điền vào đơn ứng tuyển một cách chính xác. Chẳng hạn, một số quên mất việc ký tên vào trang cuối. |
| such as | We need to discuss a number of issues during the sales meeting, such as the new sales targets and recruiting new staff.→ Chúng ta cần bàn luận một vài vấn đề trong suốt cuộc họp kinh doanh, chẳng hạn như mục tiêu kinh doanh mới và tuyển dụng nhân viên mới. | |
| Giải thích | This means that | Unfortunately, the conference room is fully booked on Thursday. This means that we’ll have to use the cafeteria.→ Một cách không may, phòng họp đã được đặt cả ngày thứ Năm. Điều này có nghĩa là chúng ta phải sử dụng căn tin. |
| That is to say | The manager will leave the company soon. That is to say, we need to recruit a new one.→ Người quản lý sẽ rời công ty sớm. Điều này có nghĩa là chúng ta cần tuyển một người mới. | |
| Đưa ra lý do | Because | If you look at the figures, you’ll see the revenue increased because two products succeeded.→ Nếu như bạn nhìn vào những con số này bạn sẽ thấy doanh thu tăng bởi vì hai sản phẩm thành công. |
| Due to | If you look at the figures, you’ll see the increase in revenue was due to the success of two products.→ Nếu như bạn nhìn vào những con số này bạn sẽ thấy việc tăng trong doanh thu là nhờ vào thành công của hai sản phẩm. | |
| Kết quả | As a result | The market is growing; as a result, we have benefited along with our other competitors. → Thị trường đang tăng lên; kết quả là, chúng ta hưởng lợi cùng với đối thủ của mình. |
| Therefore | The market is growing. Therefore, we have benefited along with our other competitors. → Thị trường đang tăng. Vì vậy, chúng ta hưởng lợi cùng với đối thủ của mình. |
Sử dụng đa dạng các liên từ không chỉ giúp câu văn trôi chảy mà còn thể hiện khả năng diễn đạt phức tạp và logic. Hãy luôn đảm bảo liên từ bạn chọn phản ánh đúng mối quan hệ giữa các ý tưởng mà bạn muốn truyền tải.
Các Sai Lầm Thường Gặp Và Cách Khắc Phục Khi Viết Email
Mặc dù email là công cụ giao tiếp phổ biến, nhiều người vẫn mắc phải những lỗi cơ bản có thể làm giảm tính chuyên nghiệp và hiệu quả của thông điệp. Nắm bắt và tránh được những sai lầm này sẽ giúp bạn tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy hơn.
Tránh Lỗi Ngữ Pháp Và Chính Tả Nghiêm Trọng
Lỗi ngữ pháp và chính tả dù nhỏ cũng có thể khiến email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp, thậm chí gây hiểu lầm. Một email đầy lỗi có thể ngụ ý sự cẩu thả hoặc thiếu tôn trọng đối với người nhận. Do đó, việc rà soát kỹ lưỡng trước khi gửi là điều bắt buộc. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp tự động như Grammarly hoặc tích hợp sẵn trong Microsoft Word, Google Docs. Tuy nhiên, đừng quá phụ thuộc vào chúng; một lần đọc lại thủ công vẫn là cách tốt nhất để phát hiện những lỗi nhỏ về ngữ cảnh hoặc cách diễn đạt.
Hãy dành thêm 1-2 phút cuối cùng để đọc lại email của mình. Đôi khi, việc đọc to thành tiếng cũng có thể giúp bạn phát hiện những câu văn khó hiểu hoặc lỗi sai mà mắt thường dễ bỏ qua. Nếu nội dung email rất quan trọng, hãy nhờ một đồng nghiệp đọc lại để có cái nhìn khách quan hơn.
Sử Dụng Cẩn Trọng Chức Năng Reply All và BCC
Chức năng “Reply All” (Trả lời tất cả) và “BCC” (Blind Carbon Copy – Gửi kèm nhưng ẩn danh sách người nhận) là những công cụ mạnh mẽ nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được sử dụng đúng cách.
- Reply All: Chỉ sử dụng “Reply All” khi câu trả lời của bạn thực sự liên quan đến tất cả mọi người trong chuỗi email. Tránh trả lời “Reply All” cho những tin nhắn cá nhân hoặc những thông tin không cần thiết cho toàn bộ nhóm. Việc lạm dụng chức năng này có thể làm đầy hộp thư đến của người khác và gây phiền toái.
- BCC: Sử dụng “BCC” khi bạn muốn gửi email cho nhiều người nhưng không muốn họ nhìn thấy danh sách email của nhau, ví dụ như khi gửi thông báo chung cho một lượng lớn khách hàng hoặc đối tác. Điều này giúp bảo mật thông tin và duy trì sự riêng tư cho từng người nhận. Ngược lại, nếu người nhận cần biết ai khác cũng nhận được email, hãy dùng “CC” (Carbon Copy – Gửi kèm công khai).
Việc hiểu rõ sự khác biệt và mục đích sử dụng của CC và BCC là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp email chuyên nghiệp, giúp bạn tránh được những tình huống khó xử và bảo vệ thông tin cá nhân của người khác.
Đảm Bảo Tính Kịp Thời Và Phản Hồi Chuyên Nghiệp
Trong môi trường công việc hiện đại, tốc độ phản hồi email thường được xem là một thước đo của sự chuyên nghiệp. Mặc dù không phải mọi email đều cần được trả lời ngay lập tức, việc phản hồi trong khung thời gian hợp lý (thường là trong vòng 24 giờ làm việc) là điều cần thiết. Nếu bạn không thể cung cấp câu trả lời đầy đủ ngay lập tức, hãy gửi một email ngắn gọn để xác nhận đã nhận được thư và cho biết khi nào bạn sẽ phản hồi chi tiết.
Ví dụ: “Cảm ơn email của bạn. Tôi sẽ xem xét vấn đề này và phản hồi lại bạn trong vòng [số] giờ/ngày.” (Thank you for your email. I will look into this matter and get back to you within [number] hours/days.) Điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian của người gửi và giúp quản lý kỳ vọng. Luôn giữ thái độ lịch sự và hợp tác trong mọi phản hồi, kể cả khi bạn đang giải quyết vấn đề hoặc từ chối yêu cầu.
Mẹo Nâng Cao Kỹ Năng Viết Email Tiếng Anh Mỗi Ngày
Để thực sự thành thạo cách viết email bằng tiếng Anh và duy trì phong thái chuyên nghiệp, việc học hỏi và thực hành liên tục là điều không thể thiếu. Những mẹo sau đây sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng này một cách bền vững.
Đọc Và Phân Tích Email Mẫu Từ Các Nguồn Uy Tín
Một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao kỹ năng viết email là học hỏi từ những người đã thành thạo. Hãy chủ động tìm kiếm và đọc các email mẫu từ những nguồn uy tín trong lĩnh vực của bạn hoặc các tài liệu hướng dẫn về giao tiếp công việc. Phân tích cách các email này được cấu trúc, cách họ sử dụng ngôn ngữ, giọng điệu, và các cụm từ chuyên nghiệp.
Đặc biệt chú ý đến cách họ giải quyết các tình huống khó khăn, cách họ trình bày thông tin phức tạp một cách rõ ràng và súc tích. Việc này giúp bạn xây dựng một kho tàng các cụm từ, cấu trúc câu hữu ích mà bạn có thể áp dụng linh hoạt vào các email của riêng mình. Có thể xem các ví dụ email trong chính bài viết này là một nguồn tham khảo tốt để bắt đầu.
Thực Hành Viết Email Thường Xuyên Và Nhờ Người Khác Góp Ý
Lý thuyết chỉ là bước khởi đầu; thực hành là yếu tố quyết định để biến kiến thức thành kỹ năng. Hãy cố gắng viết email tiếng Anh thường xuyên, dù là trong công việc hay trong các tình huống giao tiếp cá nhân. Sau mỗi email quan trọng, hãy dành thời gian tự đánh giá xem mình đã làm tốt điều gì và có thể cải thiện ở đâu.
Quan trọng hơn, đừng ngại nhờ bạn bè, đồng nghiệp hoặc giáo viên có kinh nghiệm góp ý. Một cái nhìn khách quan từ bên ngoài có thể giúp bạn phát hiện những lỗi sai hoặc cách diễn đạt chưa tối ưu mà bạn không nhận ra. Họ có thể chỉ ra những điểm cần cải thiện về ngữ pháp, từ vựng, giọng điệu, hoặc sự rõ ràng của thông điệp. Việc tiếp nhận phản hồi một cách tích cực và áp dụng chúng vào các email sau này sẽ giúp kỹ năng của bạn tiến bộ vượt bậc.
Cập Nhật Kiến Thức Về Xu Hướng Giao Tiếp Email Hiện Đại
Thế giới giao tiếp số luôn thay đổi, và các quy tắc, xu hướng về email cũng không ngoại lệ. Việc giữ cho mình luôn cập nhật về các xu hướng mới trong giao tiếp email là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc hiểu về các công cụ quản lý email mới, các quy tắc về bảo mật thông tin, và những thay đổi trong kỳ vọng về thời gian phản hồi.
Ví dụ, trong một số môi trường làm việc trẻ trung, việc sử dụng các cụm từ ít trang trọng hơn có thể được chấp nhận, trong khi ở những môi trường truyền thống, sự trang trọng vẫn là yếu tố hàng đầu. Việc theo dõi các blog chuyên về giao tiếp công việc, tham gia các khóa học ngắn hạn hoặc các hội thảo trực tuyến có thể giúp bạn duy trì sự nhạy bén và thích nghi với các tiêu chuẩn giao tiếp hiện hành.
Bài Tập Ứng Dụng
Để củng cố kiến thức về cách viết email bằng tiếng Anh và rèn luyện kỹ năng thực tế, dưới đây là một số bài tập ứng dụng với các tình huống email thường gặp trong công việc. Việc thực hành với những ví dụ này sẽ giúp bạn áp dụng các nguyên tắc đã học một cách linh hoạt và hiệu quả.
Bài tập 1: Viết email theo các đề bài sau:
Đề bài 1:
You are a purchasing officer of a company that produces high-quality household goods. The moulding machines of your company are old and are going to break down soon. This will affect your company’s production in the near future. Write an email to a moulding machines supplier and include:
- Basic information about your company
- Request for a catalogue of the available products
Email mẫu
| Dear Sales Department of Wesplas, I saw your advertisement in Plastics Monthly and would like to know more about your moulding machines. As you may know, Plascom is a successful manufacturer of high-quality plastic household goods with an extensive sales network throughout East and South East Asia. We are planning to replace our moulding machines in the near future. Would you please send us your (the latest catalogue, including a full price list and details of discounts)? And please send them to the address below. I look forward to hearing from you. Sincerely, Alex Assistant Production Controller Plascom Ltd. |
|---|
Đề bài 2:
You are the Marketing Director of ABC Company in Singapore. A client from Vietnam is visiting your office. You want to invite her for a formal dinner to help strengthen the relationship. Write an email to her and include:
- The reason why you want to invite her for a dinner
- Your suggestion for the kind of food and where to have dinner
Email mẫu:
| Dear Thanh, I hope you are enjoying your stay in Singapore. I would like to invite you to dinner on Wednesday, April 9, after our meeting at the Marina head office in the afternoon. I would like to have an informal dinner with you so that we could share many things besides work. Do you like Chinese food? There is an excellent restaurant near the office. Please let me know if this is convenient. I look forward to hearing from you. Best wishes, Jimmy |
|---|
Đề bài 3:
You are interested in applying for a new position in a new company. Write an email to this company. In your email include:
- Which position you are applying
- The reason why you are suitable for this position
- Your working experience and qualifications
Email mẫu:
| Dear HR Department of Petex, With reference to your advertisement on the JobFinders.com website, I am interested in applying for the job of Communications Assistant Manager in your company. I feel that I would be well-suited for this job because your description of the work responsibilities for this role closely matches my experience. I am creative and have a lot of energy. I am also a reliable and proactive employee. In my position as a Communications Specialist for Helle Company, I wrote articles for the company website, edited and posted social media posts, managed their social media sites, and wrote and sent out a weekly email newsletter to subscribers. I graduated from the Finance and Marketing University of Ho Chi Minh City. For the last seven years, I have been working in various positions in Marketing and Communication. You will also notice that my English is good and I have a certificate in corporate communication. I have attached my CV below. I would be grateful if you could consider my application. I look forward to hearing from you soon. Yours faithfully, Hoang |
|---|
Đề bài 4:
You have a complaint about the hotel where you organized a conference for your company last month. Write an email to the hotel manager and include:
- Details about the meeting you had
- The problems you faced
- What the hotel should do to solve your problem.
Email mẫu:
| Dear Hotel Manager of Montane Hotel, I am writing to complain about the poor service we have received from your hotel. My company had a conference in your hotel from 21st to 23rd last month on the 5th floor. We encountered some issues at your hotel during our meeting. Firstly, the tea break was not on time, we had to wait for 10 minutes, and this affected the start time of our presentation afterwards. Furthermore, the quality of the tea break was not good, the cakes were not fresh enough, and the tea had a plain flavour. To make the matter worse, your staff were very unhelpful when I called; they seemed to ignore the problems. We must insist that you are aware of the problems and avoid them in our meeting next month. Otherwise, I will be forced to terminate our contract and choose another hotel for our conferences. Regards, Alex |
|---|
Đề bài 5:
You are the sales manager of your team. A member of your team is preparing for the trade fair next week. You want to update the status of the tasks he is doing. Write an email to him and include:
- A request to be updated about the tasks
- Remind your employee about the importance of the trade fair
Email mẫu:
| Dear Tom, First of all, there will be a meeting next Thursday from 2 to 5 pm to discuss trade fair planning. Please let me know if this time is convenient for you. There are some tasks I want to be updated on: – Have you ordered the brochures for models 546Z and 566T yet? Remember, we need 5000 copies each for the trade fair. – Have you contacted Margot about the schedule yet? I need the finalized version for the meeting on Thursday. – Finally, have you sent the presentation material yet? I can’t find it anywhere. Remember, this trade fair is a very important event to advertise our products to potential clients. Therefore, I would like to ensure there would be no mistakes in the preparation. Best wishes, Jimmy |
|---|
Đề bài 6:
You are the Learning Executive in Human Resources Department in your company. To improve the quality of the staff’s productivity, your department is planning to organize some training sessions to improve specialized knowledge among all the employees and the trainer will be an employee who has expertise in the area. Write an email to the Marketing Manager and include
- The reason you write this email
- Some help you need from the Marketing Manager.
Email mẫu:
| Dear Ms Thanh, The HR Department is planning on organizing training sessions for the staff who need to learn about Digital Marketing in Finance and Banking. We need suggestions for some topics that are interested the most in this field at the moment. In addition, we need a staff who have good knowledge in this area and is willing to become the trainer for the training. Could you please send me the list of some topics and nominations for the trainer position? I would be grateful if you could help me on this matter. Best regards, Alex |
|---|
Đề bài 7:
You are the Director of your company, which is a startup in agricultural technology. You have a partner who is willing to invest a large amount of money in your business. You are eager to meet them. Write an email to the investor and include:
- The information about your startup
- Time and location for the meeting
Email mẫu:
| Dear Mr Raba, I am writing to arrange a meeting between Te-farm and you. Since we knew you had an intention to invest in our project, we were looking forward to presenting our business to you. As you know, we are a business that provides hi-tech solutions in organic farming and have been in business for 4 years. We have supplied our technology to some organic farms in Da Lat and have a plan to extend our market to the Northern provinces, where the weather is cold all year round. Regarding our meeting, would Tuesday morning at 10 am at your office be convenient for you? We will bring our hi-tech products and display them in our presentation. I look forward to your reply. Thank you very much! With best regards, Kira |
|---|
Đề bài 8:
You are the Finance Manager of your company. Another manager from Marketing Department wanted to raise the budget for the new marketing campaign. However, you are afraid that this might be impossible because the business result was bad last quarter and there might be not enough money. Write an email to the Marketing Manager and include:
- Your concern about this
- Arrangement for a meeting with the Marketing Manager.
Email mẫu:
| Dear Tom, I’m writing about your request to raise the money our company will spend on the next marketing campaign. I understand the reason you give for this, we have to maintain our competitive edge over other competitors. My main concern is that the business results of the last quarter were bad and I’m afraid this might be difficult. However, there are some solutions, and I think we need to have a meeting to discuss this in more detail. Are you free anytime next week? Thank you so much! Best regards, Lisa |
|---|
Bài tập 2: Chia động từ theo đúng thì trong các email dưới đây
Email 1:
| Every year around this time we _________ (interview) candidates for functions across the company. This week I ________(plan) that process, so I ________(need) an estimate of staffing needs from every department. In past years we ________(always/be able to) recruit the numbers asked for, but this year will be different. At the moment we _______ (operate) in a difficult market, and sales _______(fall) considerably over the last year. This ________(mean) that we will have to reduce staffing costs, although I ____(hope) it will only be temporary. |
|---|
| Đáp án: interview – am planning – need – ‘ve always been able to – ‘re operating – have fallen – means -hope |
Email 2:
| I ________ (just/receive) an email from our subsidiary in Russia. They ______(need) more brochures as they _______ (give out) their entire stock over the last few months. They ______(have) a stand at the Moscow Trade Fair last week and ______(distribute) hundreds of brochures. Now they ______(want) us to send another 5,000 copies. I _______(already/contact) Sales to see if they have any spare, but I _______(think) we’ll need some more. Can you get a quotation from the printers? |
|---|
| Đáp án: ‘ve just received – need – ‘ve given out – had – distributed – want – ‘ve already contacted – think |
Bài tập 3: Điền từ nối phù hợp trong email sau:
| Dear all, I regret to inform you that Mr Lee is going to leave our company next month for personal matters. I understand this is shocking to you, but we need to continue with our project as normal. (1)__________ his leaving is a loss to our company, I will try to ensure everything in our work is not affected. (2)_____________, I would like to inform you about new changes in our policy next month. Please find the file in the attachment. If you have any problems understanding the new changes, (3)__________ how to report to your line manager, please let me know. We understand change is difficult for you, (4)_________ everyone should be proactive. (5)___________ you should ask questions or contribute your opinions whenever the company needs your support. Sincerely, Tom |
|---|
| Đáp án: 1. Although 2. In addition to this 3. such as 4. but 5. This means that |
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
Để giúp bạn củng cố kiến thức và giải đáp những thắc mắc phổ biến khi viết email tiếng Anh, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp:
- Email tiếng Anh nên dài bao nhiêu là hợp lý?
Một email hiệu quả nên càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Thông thường, một email chuyên nghiệp nên dài khoảng 3-5 đoạn văn, mỗi đoạn không quá 3-4 câu. Nếu cần truyền tải nhiều thông tin hơn, hãy cân nhắc sử dụng tệp đính kèm hoặc đề xuất một cuộc họp. - Làm thế nào để viết tiêu đề email hiệu quả?
Tiêu đề cần ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ nội dung chính của email (ví dụ: “Báo cáo tiến độ dự án X,” “Yêu cầu thông tin về sản phẩm Y”). Điều này giúp người nhận dễ dàng ưu tiên và xử lý email của bạn. - Khi nào nên dùng “Dear Sir/Madam” và khi nào nên dùng tên cụ thể?
“Dear Sir/Madam” được sử dụng khi bạn không biết tên người nhận và muốn duy trì sự trang trọng tối đa. Tuy nhiên, nếu có thể, hãy luôn cố gắng tìm tên cụ thể của người nhận (ví dụ: “Dear Mr. Smith,” “Dear Ms. Nguyen”) để email trở nên cá nhân hóa và chuyên nghiệp hơn. - Có nên dùng emoji trong email công việc không?
Trong hầu hết các email công việc trang trọng hoặc bán trang trọng, bạn nên tránh sử dụng emoji. Chúng có thể khiến email trông thiếu chuyên nghiệp và không nghiêm túc. Chỉ nên sử dụng emoji trong các email thân mật với đồng nghiệp hoặc bạn bè mà bạn đã có mối quan hệ gần gũi. - Làm sao để đảm bảo email không bị hiểu lầm?
Để tránh hiểu lầm, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp và tránh các từ ngữ đa nghĩa hoặc tiếng lóng. Luôn kiểm tra lại ngữ pháp, chính tả và dấu câu. Nếu nội dung email nhạy cảm hoặc phức tạp, hãy cân nhắc gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. - Cần kiểm tra những gì trước khi gửi email?
Trước khi gửi, hãy kiểm tra: Tiêu đề rõ ràng, lời chào và lời kết phù hợp, ngữ pháp và chính tả, thông tin liên hệ chính xác, tệp đính kèm đã được thêm và đặt tên rõ ràng, và quan trọng nhất là bạn đã gửi cho đúng người nhận. - Sự khác biệt giữa CC và BCC trong email là gì?
CC (Carbon Copy) dùng để thêm những người muốn nhận được bản sao của email mà không phải là người nhận chính, và tất cả mọi người đều thấy danh sách người nhận trong mục CC. BCC (Blind Carbon Copy) dùng để gửi bản sao cho người khác mà không hiển thị địa chỉ của họ cho những người nhận khác, giúp bảo mật danh sách email. - Email xin việc cần những thông tin gì?
Email xin việc cần bao gồm: Lý do bạn viết email (ứng tuyển vị trí nào), kinh nghiệm và kỹ năng liên quan, lý do bạn phù hợp với vị trí, và thông báo về tệp đính kèm CV hoặc hồ sơ. Luôn giữ giọng điệu chuyên nghiệp và tự tin. - Làm thế nào để viết email than phiền một cách lịch sự?
Khi than phiền, hãy bắt đầu bằng việc trình bày vấn đề một cách rõ ràng và khách quan, tránh đổ lỗi cá nhân. Nêu bật những tác động tiêu cực mà vấn đề gây ra và đề xuất giải pháp mong muốn. Luôn giữ giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp để khuyến khích giải quyết vấn đề hiệu quả. - Có cần sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng trong mọi email công việc không?
Không phải mọi email công việc đều cần ngôn ngữ quá trang trọng. Mức độ trang trọng nên tùy thuộc vào người nhận (quan hệ với bạn) và ngữ cảnh của email. Với đồng nghiệp thân thiết, bạn có thể dùng ngôn ngữ bán trang trọng hoặc thân mật hơn. Với cấp trên, đối tác mới hoặc trong các tình huống nhạy cảm, sự trang trọng là cần thiết.
Hy vọng những hướng dẫn chi tiết về cách viết email bằng tiếng Anh này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp. Việc thực hành thường xuyên và chú ý đến từng chi tiết nhỏ sẽ nâng cao kỹ năng viết email của bạn lên một tầm cao mới. Hãy tiếp tục học hỏi và rèn luyện cùng Anh ngữ Oxford để thành công trong mọi giao tiếp quốc tế.