Trong hành trình tìm kiếm việc làm, việc phải dời lịch phỏng vấn đã hẹn trước là tình huống không mấy xa lạ với nhiều ứng viên. Dù là do sự cố bất ngờ, vấn đề sức khỏe hay trùng lịch, cách bạn xử lý tình huống này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Một thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh được biên soạn cẩn thận không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề mà còn tạo ấn tượng tích cực.
Khi Nào Cần Gửi Thư Dời Lịch Phỏng Vấn Tiếng Anh?
Có nhiều lý do chính đáng khiến một ứng viên cần phải điều chỉnh lịch phỏng vấn đã xác định. Những lý do phổ biến nhất thường liên quan đến các trường hợp khẩn cấp về sức khỏe cá nhân hoặc người thân, các sự kiện gia đình không thể trì hoãn, hoặc việc trùng lịch phỏng vấn với một cam kết quan trọng khác đã có từ trước. Một số trường hợp khác có thể bao gồm các vấn đề về giao thông, phương tiện di chuyển bất ngờ hoặc các sự cố cá nhân nghiêm trọng.
Điều cốt lõi là ứng viên cần thể hiện sự trung thực và trách nhiệm trong mọi tình huống. Nhà tuyển dụng thường rất thông cảm với những sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát của ứng viên. Tuy nhiên, việc thông báo càng sớm càng tốt là cực kỳ quan trọng. Ngay khi nhận thấy mình không thể tham dự buổi phỏng vấn theo lịch trình ban đầu, hãy lập tức soạn thảo và gửi thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh để nhà tuyển dụng có đủ thời gian điều chỉnh. Việc trì hoãn thông báo có thể gây bất tiện lớn và ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu.
Một điểm cần lưu ý đặc biệt là nếu bạn đã trúng tuyển một công việc khác hấp dẫn hơn hoặc có đãi ngộ tốt hơn, việc dời lịch phỏng vấn có thể không phải là lựa chọn tối ưu. Trong những trường hợp này, việc lịch sự hủy buổi phỏng vấn có thể là một hành động chuyên nghiệp hơn, tránh làm mất thời gian của cả hai bên. Dù vậy, thông báo sớm và rõ ràng vẫn là ưu tiên hàng đầu, bất kể là dời lịch hay hủy bỏ.
Cấu Trúc Thư Dời Lịch Phỏng Vấn Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
Một bức email dời lịch phỏng vấn thành công không chỉ truyền tải thông điệp mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn. Việc tuân thủ cấu trúc chuẩn mực giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng và gây thiện cảm với nhà tuyển dụng.
Tiêu Đề Email: Ngắn Gọn Và Rõ Ràng
Tiêu đề của email dời lịch phỏng vấn tiếng Anh cần phải súc tích, trực tiếp và cung cấp đủ thông tin để người nhận dễ dàng nhận biết nội dung và ưu tiên xử lý. Tiêu đề lý tưởng nên bao gồm ý định của bạn (yêu cầu dời lịch) và thông tin nhận dạng (tên của bạn, vị trí ứng tuyển).
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Nắm Vững Cách Hỏi Và Trả Lời “How Are You Feeling Today?”
- Hướng Dẫn Chi Tiết Sách Collins Listening for IELTS
- Luyện Thi IELTS Speaking: Nắm Vững Chủ Đề Giao Thông Đô Thị
- Nắm Vững A2 Flyers Reading and Writing Part 7 Hiệu Quả
- Filler Words: Nâng Tầm Diễn Đạt Tự Nhiên Tiếng Anh
Ví dụ về tiêu đề hiệu quả có thể là: “Request to Reschedule Interview – [Tên của bạn] – [Vị trí ứng tuyển]” hoặc “Interview Reschedule Request – [Your Name] for [Job Title]”. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt được mục đích của email mà không cần mở ra đọc toàn bộ nội dung, đặc biệt khi họ nhận hàng trăm email mỗi ngày.
Lời Chào Trang Trọng
Tương tự như bất kỳ email công việc nào, lời chào đầu thư cần thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng (ví dụ: Mr./Mrs./Ms. + Tên), hãy sử dụng thông tin đó để cá nhân hóa lời chào.
Trong trường hợp bạn không biết tên cụ thể của người nhận, hãy sử dụng các cụm từ chung nhưng vẫn trang trọng như “Dear Hiring Team” hoặc “Dear Recruiting Manager”. Tránh các lời chào quá thân mật hoặc không trang trọng như “Hi there” trong ngữ cảnh công việc. Lời chào chuẩn mực sẽ tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu.
Nội Dung Chính: Lý Do Và Đề Xuất Thời Gian Mới
Sau lời chào, hãy nhanh chóng đi vào trọng tâm của vấn đề. Bắt đầu bằng việc giới thiệu ngắn gọn bản thân (tên, vị trí ứng tuyển) và nhắc lại buổi phỏng vấn đã được hẹn (thời gian, địa điểm) để nhà tuyển dụng dễ dàng đối chiếu. Mục đích là để họ nhận diện bạn ngay lập tức.
Tiếp theo, trình bày mong muốn của bạn: giải thích ngắn gọn lý do cần dời lịch và đề xuất một số khung thời gian mới mà bạn có thể tham dự. Lý do nên được trình bày một cách súc tích và chân thành, không cần quá dài dòng hay đi vào chi tiết cá nhân không cần thiết. Mục tiêu là cho thấy bạn có trách nhiệm và tôn trọng thời gian của họ.
Ví dụ:
- “I am Kelly Tran who applied for the CEO assistant position. We were due to meet at 9:30 AM on September 23rd at your headquarters at Golden Street.” (Tôi là Kelly Trần, người ứng tuyển vị trí trợ lý CEO. Chúng ta đã hẹn gặp phỏng vấn vào lúc 9:30 sáng, ngày 23 tháng 9 tại trụ sở chính của quý công ty tọa lạc trên đường Golden.)
- “Unfortunately, something unexpected has arisen that requires my immediate attention on that day. Therefore, I am writing to respectfully request to reschedule our interview for another day and time.” (Thật không may, có một việc đột xuất phát sinh cần sự chú ý ngay lập tức của tôi vào ngày hôm đó. Vì vậy, tôi viết email này để kính cẩn đề xuất được dời lại buổi phỏng vấn của chúng ta vào thời điểm khác.)
- “Regrettably, my sinus condition has flared up, and I am not feeling well enough to attend the interview. I am wondering if we could reschedule this interview. I am available on [a list of two or three alternative times and days].” (Đáng tiếc là tình trạng viêm xoang của tôi tái phát, và tôi không đủ sức khỏe để tham dự buổi phỏng vấn. Liệu chúng ta có thể dời buổi phỏng vấn này không. Tôi có thể tới vào [liệt kê 2 hoặc 3 thời điểm khác nhau].)
Sau khi trình bày lý do và đề xuất, bạn nên thêm lời xin lỗi chân thành vì sự bất tiện đã gây ra. Điều này thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp, giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.
Lời Kết Thư Và Thông Tin Liên Hệ
Để kết thúc email dời lịch phỏng vấn tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, hãy bày tỏ sự cảm ơn đối với sự thông cảm và phản hồi của nhà tuyển dụng. Điều này thể hiện rằng bạn đánh giá cao thời gian của họ và mong muốn tiếp tục quá trình tuyển dụng.
Kèm theo thông tin liên hệ của bạn như số điện thoại là một bước quan trọng, ngay cả khi nhà tuyển dụng đã có. Việc này giúp họ dễ dàng liên lạc lại với bạn để xác nhận lịch hẹn mới hoặc thảo luận thêm. Lời kết như “Yours Sincerely,” hoặc “Best regards,” cùng với tên đầy đủ của bạn là cách kết thúc email chuẩn mực.
Ví dụ về lời kết:
- “I truly apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding in advance.” (Tôi thực lòng xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào và rất cảm kích sự thông cảm của quý vị.)
- “I am truly looking forward to discussing this position further with you. Thank you for your understanding.” (Tôi thực sự mong đợi được thảo luận chi tiết hơn về vị trí này với quý vị. Cảm ơn sự thông cảm của quý vị.)
Những Điều Cần Lưu Ý Khi Viết Thư Dời Lịch Phỏng Vấn
Việc gửi một thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh không chỉ là thông báo mà còn là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp. Một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả của email.
Thời Điểm Gửi Và Cách Thức Liên Lạc Phù Hợp
Thời điểm bạn gửi yêu cầu dời lịch phỏng vấn có vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tích cực. Hãy gửi email này càng sớm càng tốt, ngay khi bạn biết chắc chắn mình không thể tham dự buổi phỏng vấn đã định. Điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng và giúp họ dễ dàng sắp xếp lại lịch trình.
Nếu bạn gửi email và không nhận được phản hồi trong vòng một ngày làm việc, đặc biệt là trong các trường hợp khẩn cấp, đừng ngần ngại gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng để đảm bảo họ đã nhận được thông báo của bạn. Trong những tình huống cực kỳ cấp bách, một cuộc gọi điện thoại trực tiếp để thông báo và thỏa thuận một khung thời gian mới có thể là cách hiệu quả nhất, sau đó hãy gửi email xác nhận.
Tránh Sai Lầm Phổ Biến Trong Email Dời Lịch
Khi soạn email xin dời lịch phỏng vấn, ứng viên cần tránh một số lỗi thường gặp có thể gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Đầu tiên, hãy tránh đưa ra lý do quá chung chung, thiếu thuyết phục hoặc lạm dụng các lý do phổ biến. Mặc dù không cần quá chi tiết, nhưng một lý do rõ ràng và hợp lý sẽ được đánh giá cao hơn.
Thứ hai, đừng tỏ ra quá xin lỗi hoặc dài dòng trong việc giải thích. Sự súc tích và thẳng thắn là chìa khóa. Một email quá dài dòng hoặc lan man có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy mất thời gian. Cuối cùng, hãy luôn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp cẩn thận. Một email không chuyên nghiệp, đầy lỗi có thể làm giảm uy tín của bạn, ngay cả khi lý do dời lịch là chính đáng.
Các Mẫu Thư Dời Lịch Phỏng Vấn Tiếng Anh Thực Tế
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là một số mẫu thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh cho các tình huống khác nhau.
Mẫu Thư Dời Lịch Với Lý Do Sức Khỏe
Đây là một trong những lý do phổ biến và thường được thông cảm nhất. Khi sử dụng lý do này, bạn cần tính toán thời gian đủ để hoàn toàn hồi phục và sẵn sàng cho buổi phỏng vấn mới.
To: trantrang.hrteam@gmail.com
Subject: Request to Reschedule Interview – [Your Name] – Content Manager Position
Dear Ms. Trang,
This email is to inform you I will not be able to attend the interview for the position of Content Manager scheduled for Tuesday, September 22nd, 2022. Please accept my sincere apologies for this inconvenience.
I have been very much looking forward to this interview. Unfortunately, my sinus condition has relapsed, and my health is not good enough to go outside these days. Therefore, I respectfully request you to kindly reschedule my interview to next week. I am available on Wednesday, Thursday, and Friday. I am looking forward to an opportunity to discuss the job in detail with you.
Thank you for considering my request.
Yours Sincerely,
Kai Lee
Mẫu Thư Dời Lịch Với Lý Do Khẩn Cấp Bất Khả Kháng
Những trường hợp khẩn cấp, bất ngờ cần sự giải quyết ngay lập tức cũng là lý do hợp lý để yêu cầu dời lịch. Điều quan trọng là thể hiện sự cấp bách và mong muốn được phỏng vấn.
To: hrteam.abc.ltd@gmail.com
Subject: Request to Reschedule Interview – Kelly Tran – CEO Assistant
Dear Hiring Team,
I am Kelly Tran, who applied for the CEO Assistant position. We were due to meet at 9:30 AM on September 23rd at your headquarters at Golden Street.
Unfortunately, there is something urgent that unexpectedly needs my attention on that day. Therefore, I am requesting to reschedule my interview for another day and time.
I am so sorry to request this change at the last minute. Regardless, it is my honor to have this opportunity, and I hope that we can connect soon.
Thank you for your understanding.
Yours Sincerely,
Kai Lee
Mẫu thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp
Mẫu Thư Dời Lịch Khi Có Lịch Trùng Lặp
Trong nhiều trường hợp, ứng viên có thể có lịch phỏng vấn bị trùng hoặc có một cam kết quan trọng khác đã lên kế hoạch từ trước.
To: hr.department@example.com
Subject: Reschedule Request: Interview for Marketing Specialist – [Your Name]
Dear Mr. Smith,
I am [Your Name], an applicant for the Marketing Specialist position. Our interview is scheduled for Friday, October 27th, at 10:00 AM.
I was very much looking forward to our meeting. However, I have an unavoidable prior professional commitment that has unexpectedly been scheduled for the same time. I am writing to respectfully ask if it would be possible to reschedule our interview.
I am available for an interview on Monday, October 30th, between 1:00 PM and 4:00 PM, or Tuesday, October 31st, any time after 11:00 AM. Please let me know if either of these times works for you, or suggest an alternative that is convenient.
Thank you for your flexibility and understanding. I am eager to learn more about this opportunity.
Sincerely,
[Your Name]
[Your Phone Number]
Nhìn chung, một thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh được viết bài bản, chuyên nghiệp và kịp thời sẽ giúp bạn duy trì hình ảnh tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng, ngay cả khi bạn gặp phải trường hợp bất khả kháng. Việc thể hiện sự tôn trọng, trách nhiệm và khả năng giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh sẽ luôn là điểm cộng lớn.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
1. Lý do nào thường được chấp nhận khi dời lịch phỏng vấn?
Các lý do phổ biến và thường được chấp nhận bao gồm tình trạng sức khỏe khẩn cấp, các vấn đề gia đình đột xuất, sự cố cá nhân bất khả kháng, hoặc lịch hẹn bị trùng lặp với một cam kết quan trọng khác đã có từ trước.
2. Có nên giải thích chi tiết lý do dời lịch trong email không?
Bạn không cần phải giải thích quá chi tiết hay đi sâu vào đời tư. Chỉ cần nêu lý do một cách ngắn gọn, súc tích và chân thành. Ví dụ, thay vì kể toàn bộ bệnh án, bạn chỉ cần nói “my health condition has unexpectedly worsened”.
3. Nên gửi email dời lịch phỏng vấn bao lâu trước buổi hẹn?
Bạn nên gửi email càng sớm càng tốt, ngay khi nhận thấy mình không thể tham dự. Lý tưởng nhất là ít nhất 24-48 giờ trước buổi phỏng vấn để nhà tuyển dụng có đủ thời gian sắp xếp lại.
4. Nếu nhà tuyển dụng không phản hồi email, tôi nên làm gì?
Nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng một ngày làm việc sau khi gửi email, hãy cân nhắc gọi điện thoại trực tiếp cho phòng nhân sự hoặc người liên hệ tuyển dụng để xác nhận rằng họ đã nhận được email của bạn và thảo luận về việc dời lịch.
5. Tôi có thể đề xuất bao nhiêu khung thời gian thay thế?
Nên đề xuất ít nhất 2-3 khung thời gian hoặc ngày thay thế cụ thể mà bạn hoàn toàn rảnh rỗi. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm được lựa chọn phù hợp và cho thấy sự chủ động của bạn.
6. Liệu việc dời lịch có ảnh hưởng tiêu cực đến cơ hội trúng tuyển không?
Nếu bạn thông báo sớm, đưa ra lý do chính đáng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh, việc này thường không ảnh hưởng tiêu cực đến cơ hội của bạn. Ngược lại, nó có thể cho thấy bạn là người có trách nhiệm và giao tiếp tốt.
7. Cần làm gì sau khi gửi thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh?
Sau khi gửi email, hãy kiểm tra hộp thư đến thường xuyên để chờ phản hồi từ nhà tuyển dụng. Khi nhận được lịch hẹn mới, hãy xác nhận lại ngay lập tức để đảm bảo mọi thứ rõ ràng.
8. Nên làm gì nếu tôi muốn hủy lịch phỏng vấn thay vì dời?
Nếu bạn quyết định không theo đuổi vị trí này nữa, hãy gửi một email hủy phỏng vấn càng sớm càng tốt, tương tự như việc dời lịch. Hãy lịch sự và chuyên nghiệp, cảm ơn nhà tuyển dụng vì cơ hội mà họ đã trao.
Bất kể lý do là gì, việc giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp là chìa khóa. Một bức thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh được Anh ngữ Oxford hướng dẫn cách viết đúng chuẩn không chỉ giúp bạn giải quyết tình huống mà còn khẳng định phong thái chuyên nghiệp của bản thân.