Hướng Dẫn Viết Email Báo Giá Tiếng Anh Chuẩn Chuyên Nghiệp - Anh ngữ Oxford

Trang Chủ / Tin tức / Hướng Dẫn Viết Email Báo Giá Tiếng Anh Chuẩn Chuyên Nghiệp

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc gửi email báo giá tiếng Anh là một kỹ năng thiết yếu, đặc biệt khi doanh nghiệp của bạn hướng tới thị trường quốc tế. Một thư báo giá không chỉ đơn thuần là việc cung cấp thông tin về chi phí sản phẩm hoặc dịch vụ, mà còn là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và uy tín của bạn. Bài viết này từ Anh ngữ Oxford sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, giúp bạn tạo ra những email báo giá không chỉ chính xác mà còn gây ấn tượng mạnh mẽ với đối tác và khách hàng.

Xem Nội Dung Bài Viết

Email Báo Giá Tiếng Anh Là Gì? Định Nghĩa Chi Tiết

Email báo giá tiếng Anh hay còn gọi là “quotation” hoặc “quote email”, là một tài liệu chính thức được sử dụng trong giao tiếp thương mại để cung cấp cho khách hàng tiềm năng thông tin cụ thể về giá cả, điều khoản và điều kiện của sản phẩm hoặc dịch vụ mà một doanh nghiệp cung cấp. Mục tiêu chính của loại thư này là cung cấp một bản chi phí rõ ràng và chính xác, giúp khách hàng đưa ra quyết định mua hàng.

Nó khác với “estimate” (dự toán) ở chỗ một báo giá thường mang tính ràng buộc hơn về giá và thời gian hiệu lực, trong khi dự toán có thể thay đổi. Một email báo giá chuyên nghiệp không chỉ liệt kê các mặt hàng và giá mà còn bao gồm các thông tin quan trọng khác như chi phí vận chuyển, các khoản thuế, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng dự kiến và chính sách bảo hành. Việc trình bày rõ ràng những thông tin này giúp xây dựng niềm tin và sự tín nhiệm với khách hàng, đồng thời làm nền tảng cho một giao dịch thành công.

Tầm Quan Trọng Của Email Báo Giá Trong Kinh Doanh Quốc Tế

Việc thành thạo kỹ năng viết email báo giá tiếng Anh đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa. Tiếng Anh được công nhận rộng rãi là ngôn ngữ kinh doanh quốc tế, và việc sử dụng nó trong các thư từ thương mại giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận một thị trường rộng lớn hơn rất nhiều, vượt ra ngoài biên giới quốc gia. Thống kê cho thấy hơn 1.5 tỷ người trên thế giới sử dụng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai, biến nó thành công cụ giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất.

Một báo giá được trình bày rõ ràng, mạch lạc bằng tiếng Anh không chỉ giúp khách hàng quốc tế dễ dàng hiểu rõ về chi phí sản phẩm hoặc dịch vụ, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của công ty bạn. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng niềm tin, một yếu tố cốt lõi trong mọi mối quan hệ kinh doanh. Khi khách hàng có thể nắm bắt đầy đủ thông tin về giá cả, điều kiện giao hàng và các chính sách khác, họ sẽ cảm thấy an tâm hơn khi đưa ra quyết định hợp tác. Ngoài ra, việc cung cấp báo giá bằng tiếng Anh một cách hiệu quả còn giúp tối ưu hóa quá trình thương thảo, giảm thiểu các rào cản ngôn ngữ và thúc đẩy việc chốt đơn hàng nhanh chóng hơn. Điều này không chỉ đẩy mạnh doanh thu mà còn nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế, góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng toàn cầu.

Chuẩn Bị Trước Khi Viết Email Báo Giá Tiếng Anh

Để có một email báo giá tiếng Anh hoàn chỉnh và hiệu quả, việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào viết là điều cần thiết. Đây là giai đoạn quan trọng giúp bạn thu thập đầy đủ thông tin và xác định rõ mục tiêu của mình. Đầu tiên, hãy xác định chính xác yêu cầu của khách hàng. Bạn cần biết họ muốn báo giá cho sản phẩm hay dịch vụ nào, số lượng là bao nhiêu, và có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào về thông số kỹ thuật, chất lượng hay thời gian giao hàng không. Việc này đảm bảo báo giá của bạn sẽ đi đúng trọng tâm và đáp ứng được mong đợi của người nhận.

<>Xem Thêm Bài Viết:<>

Tiếp theo, hãy tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ đó, bao gồm giá gốc, các khoản chiết khấu tiềm năng, chi phí vận chuyển, thuế (nếu có), thời gian bảo hành, và các điều khoản thanh toán. Đảm bảo rằng bạn đã cập nhật bảng giá mới nhất và các chính sách hiện hành của công ty. Ngoài ra, việc tìm hiểu về khách hàng cũng rất hữu ích; biết được tên, chức danh và thông tin công ty của người nhận sẽ giúp bạn cá nhân hóa email, tạo ấn tượng tốt hơn. Cuối cùng, hãy chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu đính kèm như catalog sản phẩm, bảng thông số kỹ thuật, hoặc bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào khác mà khách hàng có thể cần tham khảo. Một sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và trình bày thông tin một cách tự tin, chuyên nghiệp.

Cấu Trúc Toàn Diện Của Một Email Báo Giá Tiếng Anh Hiệu Quả

Một email báo giá tiếng Anh chuyên nghiệp cần có cấu trúc rõ ràng và logic để truyền tải thông tin một cách hiệu quả nhất. Việc tuân thủ cấu trúc chuẩn mực không chỉ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung mà còn thể hiện sự chỉn chu của người gửi. Dưới đây là các thành phần chính yếu tạo nên một bức thư báo giá hoàn chỉnh và cách triển khai từng phần.

Lời Chào Và Giới Thiệu (Salutation & Greeting)

Phần lời chào là yếu tố mở đầu quan trọng, thiết lập giọng điệu cho toàn bộ email. Sự lựa chọn từ ngữ ở đây thể hiện mức độ trang trọng và mối quan hệ với người nhận. Nếu bạn biết tên người nhận, hãy sử dụng cách chào trực tiếp như “Dear Mr. Smith” hoặc “Dear Ms. Johnson” để thể hiện sự tôn trọng và cá nhân hóa. Trường hợp không biết tên cụ thể, bạn có thể dùng các cụm từ tổng quát như “Dear Sir or Madam,” hoặc “To Whom It May Concern,” dù cách này ít cá nhân hơn.

Bạn cũng có thể sử dụng các danh xưng như “Mr.”, “Ms.”, “Dr.” tùy thuộc vào chức danh và giới tính của người nhận. Nếu có bất kỳ sự không chắc chắn nào về giới tính, việc sử dụng tên đầy đủ như “Dear Alex Taylor” là một lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp. Một lời chào phù hợp ngay từ đầu sẽ tạo ấn tượng tốt, cho thấy bạn đã dành thời gian để tìm hiểu và tôn trọng người mà bạn đang giao tiếp.

Mở Đầu Cuộc Trò Chuyện (Opening Comment)

Sau lời chào, phần mở đầu ngắn gọn này có vai trò thiết lập không khí giao tiếp và thể hiện sự quan tâm. Một câu hỏi thăm lịch sự sẽ giúp email trở nên thân thiện hơn, tạo cảm giác kết nối trước khi đi vào nội dung chính. Đây không nhất thiết phải là một câu hỏi trực tiếp mà có thể là một lời chúc xã giao.

Bạn có thể sử dụng các mẫu câu thông dụng như “I hope this email finds you well,” (Tôi hy vọng email này đến với bạn trong trạng thái tốt.) hoặc “I trust you are doing well.” (Tôi tin rằng bạn đang làm tốt.). Những câu này không chỉ lịch sự mà còn cho thấy bạn quan tâm đến tình hình chung của đối tác, góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp ngay từ những dòng đầu tiên của email báo giá tiếng Anh.

Nêu Rõ Mục Đích (Introduction)

Phần giới thiệu là nơi bạn trình bày lý do cụ thể gửi email. Đây là bước then chốt để người nhận hiểu ngay mục đích của thư mà không cần phải đọc toàn bộ nội dung. Bạn nên bắt đầu bằng một câu giới thiệu ngắn gọn, trực tiếp đi vào vấn đề. Chẳng hạn, bạn có thể nói “I am writing to provide you with our quotation for…” (Tôi viết email này để cung cấp cho bạn báo giá của chúng tôi cho…).

Nếu trước đó đã có một cuộc trò chuyện hoặc yêu cầu từ phía khách hàng, hãy nhắc lại để tạo sự liên kết và tính liên tục. Ví dụ, “Following our discussion last week, I am pleased to send you the requested quotation.” (Theo cuộc thảo luận của chúng ta tuần trước, tôi vui mừng gửi cho bạn báo giá mà bạn đã yêu cầu.) hoặc “As per your request, please find below our pricing details for…” (Theo yêu cầu của bạn, vui lòng xem chi tiết giá cả của chúng tôi dưới đây cho…). Cuối cùng, hãy nêu rõ nội dung chính của báo giá, ví dụ: “This quotation includes details about our services, pricing, and terms.” (Báo giá này bao gồm thông tin chi tiết về các dịch vụ, giá cả và điều khoản.). Sự rõ ràng trong phần này giúp người nhận dễ dàng định hình được những thông tin họ sẽ tìm thấy trong email.

Nội Dung Chính – Chi Tiết Báo Giá Sản Phẩm/Dịch Vụ (Main Point)

Đây là phần quan trọng nhất của email báo giá tiếng Anh, nơi bạn cung cấp tất cả các thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ cùng với các điều khoản liên quan. Để đảm bảo sự minh bạch và dễ hiểu, bạn cần trình bày thông tin một cách khoa học và chi tiết.

cách viết email báo giá bằng tiếng anh

Chi Tiết Về Giá Cả Và Chi Phí

Trong phần này, bạn cần nêu rõ mức giá mà bạn đề xuất. Điều quan trọng là phải giải thích liệu đó là giá gộp (gross price), bao gồm tất cả các khoản phí và thuế, hay giá net (net price), tức là số tiền sau khi đã trừ đi các chiết khấu hoặc phí. Ví dụ, “The quotation provided includes a gross price, which encompasses all associated fees.” (Báo giá được cung cấp bao gồm giá gộp, bao gồm tất cả các khoản phí liên quan.). Bạn cũng cần lưu ý về thời hạn hiệu lực của giá. Một câu như “Please note that the prices quoted are valid for a period of [specific duration].” (Xin lưu ý rằng các mức giá được báo là có hiệu lực trong khoảng thời gian [thời gian cụ thể].) sẽ giúp khách hàng nắm rõ thời hạn để đưa ra quyết định kịp thời.

Quy Định Về Vận Chuyển Và Bảo Hiểm

Cung cấp thông tin chi tiết về các lựa chọn vận chuyển và chính sách bảo hiểm liên quan. Điều này giúp khách hàng hiểu rõ chi phí và quy trình nhận hàng. Bạn có thể trình bày các lựa chọn như vận chuyển tiêu chuẩn (standard shipping) hoặc vận chuyển nhanh (express shipping), cùng với ưu điểm của từng loại. Ví dụ, “We offer several shipping options, including standard shipping and express shipping, each with its own benefits. Standard shipping is cost-effective, while express shipping ensures faster delivery.” (Chúng tôi cung cấp nhiều tùy chọn vận chuyển, bao gồm vận chuyển tiêu chuẩn và vận chuyển nhanh, mỗi loại đều có những lợi ích riêng. Vận chuyển tiêu chuẩn tiết kiệm chi phí, trong khi vận chuyển nhanh đảm bảo giao hàng nhanh chóng.). Bên cạnh đó, việc thông báo về chính sách bảo hiểm, chẳng hạn như “All shipments are covered by our insurance policy, which protects against loss or damage during transit.” (Tất cả các lô hàng đều được bảo hiểm theo chính sách của chúng tôi, bảo vệ chống lại mất mát hoặc thiệt hại trong quá trình vận chuyển.), sẽ mang lại sự yên tâm cho khách hàng.

Các Chương Trình Giảm Giá Và Ưu Đãi

Nếu có bất kỳ chương trình giảm giá (discount) hoặc ưu đãi đặc biệt nào được áp dụng, hãy nêu rõ các điều kiện để khách hàng có thể hưởng lợi. Bạn cần mô tả rõ ràng cách thức áp dụng chiết khấu, ví dụ: “Currently, we are offering a 10% discount on orders exceeding [specific quantity or amount]. This discount will be applied to the total invoice amount before tax.” (Hiện tại, chúng tôi đang cung cấp giảm giá 10% cho các đơn hàng vượt quá [số lượng hoặc giá trị cụ thể]. Mức giảm giá này sẽ được áp dụng vào tổng số tiền trên hóa đơn trước thuế.). Ngoài ra, cần giải thích rõ các tiêu chí đủ điều kiện để nhận giảm giá.

Điều Khoản Và Phương Thức Thanh Toán

Mô tả chi tiết về thời hạn và các phương thức thanh toán được chấp nhận. Đây là một phần quan trọng để tránh hiểu lầm sau này. Bạn nên nêu rõ số ngày thanh toán từ ngày xuất hóa đơn, ví dụ: “Our payment terms are set at 30 days from the date of the invoice.” (Điều kiện thanh toán của chúng tôi là 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn.). Cung cấp các phương thức thanh toán đa dạng như chuyển khoản ngân hàng (bank transfer) hay thẻ tín dụng (credit card) để tăng tính tiện lợi cho khách hàng. Nếu có chính sách đổi/trả hàng, hãy hướng dẫn khách hàng tham khảo chính sách đó, ví dụ: “For any returns or exchanges, please refer to our return policy, which details the conditions under which items may be returned.” (Đối với bất kỳ yêu cầu đổi hoặc trả hàng nào, vui lòng tham khảo chính sách đổi/trả của chúng tôi, trong đó nêu rõ các điều kiện để hàng hóa có thể được trả lại.).

Thời Gian Giao Hàng Và Chuẩn Bị

Cung cấp thông tin về thời gian giao hàng dự kiến (estimated delivery time) và các tùy chọn giao hàng ưu tiên nếu có. Điều này giúp khách hàng có thể lập kế hoạch nhận hàng. Ví dụ, “The estimated delivery time for your order is 5 to 7 business days from the date of confirmation.” (Thời gian giao hàng dự kiến cho đơn hàng của bạn là từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày xác nhận.). Nếu có các lựa chọn vận chuyển nhanh, hãy đề cập: “We also provide priority shipping options for urgent deliveries, ensuring your items arrive as quickly as possible.” (Chúng tôi cũng cung cấp các tùy chọn vận chuyển ưu tiên cho những đơn hàng gấp, đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi nhanh nhất có thể.).

Chính Sách Bảo Hành Và Hỗ Trợ Sau Bán Hàng

Mặc dù không được đề cập chi tiết trong bài viết gốc, việc bao gồm thông tin về chính sách bảo hành (warranty policy) và hỗ trợ sau bán hàng (after-sales support) là vô cùng cần thiết trong một email báo giá tiếng Anh hoàn chỉnh. Điều này thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Bạn nên nêu rõ thời gian bảo hành, phạm vi bảo hành (ví dụ: chỉ áp dụng cho lỗi từ nhà sản xuất) và quy trình yêu cầu bảo hành.

Ví dụ, “All our products come with a 12-month warranty against manufacturing defects from the date of purchase.” (Tất cả sản phẩm của chúng tôi đều được bảo hành 12 tháng đối với lỗi sản xuất kể từ ngày mua hàng.). Đồng thời, cung cấp thông tin liên hệ hoặc kênh hỗ trợ nếu khách hàng cần giúp đỡ sau khi mua hàng. “Our dedicated customer support team is available to assist you with any technical queries or issues you may encounter.” (Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên trách của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với bất kỳ thắc mắc kỹ thuật hoặc vấn đề nào bạn có thể gặp phải.). Việc này không chỉ tăng thêm giá trị cho báo giá mà còn xây dựng lòng tin và sự an tâm cho khách hàng.

Lời Kết Thúc Lịch Sự (Concluding Sentence)

Phần kết thúc của email báo giá tiếng Anh là cơ hội để tóm tắt ý chính, thể hiện sự cảm ơn và khuyến khích người nhận tiếp tục liên hệ. Một lời kết lịch sự giúp người nhận cảm thấy được trân trọng và mở ra cơ hội cho các tương tác tiếp theo. Bạn nên nhắc lại mục đích của email hoặc cảm ơn khách hàng đã xem xét báo giá.

Ví dụ, “Thank you for considering our quotation. If you have any questions or need further information, please do not hesitate to contact me.” (Cảm ơn bạn đã xem xét báo giá của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.). Bạn cũng có thể nhấn mạnh sự mong đợi hợp tác: “I look forward to your response and hope to work together soon.” (Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn và hy vọng sẽ hợp tác cùng nhau sớm.). Cuối cùng, một lời chào kết thúc lịch sự như “Thank you for your time and consideration.” (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và xem xét.) sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp.

Chữ Ký Chuyên Nghiệp (Signing Off)

Phần ký tên là nơi bạn kết thúc email bằng cách ghi rõ thông tin của mình. Đây là yếu tố không thể thiếu để người nhận biết ai đã gửi thư và cách thức liên hệ lại. Một chữ ký chuyên nghiệp cần bao gồm tên đầy đủ của bạn, chức vụ (nếu bạn đại diện cho một công ty), tên công ty và các thông tin liên lạc quan trọng như địa chỉ email và số điện thoại.

gửi email báo giá bằng tiếng anh

Bạn có thể sử dụng các cụm từ kết thúc thông dụng như “Sincerely,” “Best regards,” “Kind regards,” hoặc “Warm regards,”. Lưu ý rằng “Yours faithfully,” thường được dùng khi bạn bắt đầu email bằng “Dear Sir/Madam” hoặc “To Whom It May Concern,” trong khi “Yours sincerely,” phù hợp khi bạn đã biết và sử dụng tên người nhận (“Dear [Tên người nhận]”). Việc cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ ở phần này đảm bảo quá trình giao tiếp diễn ra suôn sẻ, giúp đối tác dễ dàng phản hồi lại báo giá.

Những Thuật Ngữ Và Từ Vựng Tiếng Anh Thiết Yếu Trong Email Báo Giá

Để soạn thảo một email báo giá tiếng Anh hiệu quả, việc nắm vững các thuật ngữ và từ vựng chuyên ngành là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là danh sách các từ và cụm từ thường gặp, cùng với giải thích ý nghĩa để bạn có thể sử dụng chúng một cách chính xác trong giao tiếp thương mại.

Quotation (Báo giá): Tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về giá cả cho các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà một công ty đề nghị cho khách hàng, thường bao gồm các điều khoản và điều kiện. Ví dụ: Please find attached our quotation for the new software system.
Estimate (Dự toán): Một ước tính về chi phí dự kiến cho một dự án hoặc dịch vụ, thường không mang tính ràng buộc như báo giá chính thức. Ví dụ: This is just an estimate, the final cost may vary.
Proposal (Đề xuất): Tài liệu trình bày một kế hoạch hoặc ý tưởng nhằm thuyết phục khách hàng về một sản phẩm hoặc dịch vụ, thường bao gồm thông tin chi tiết về giá cả, thời gian thực hiện và các điều khoản khác. Ví dụ: We have submitted a detailed proposal for the construction project.
Pricing (Giá cả): Quá trình xác định mức giá cho sản phẩm hoặc dịch vụ, có thể bao gồm các yếu tố như chi phí sản xuất, cạnh tranh và nhu cầu thị trường. Ví dụ: Our new pricing strategy aims to be more competitive.
Gross price (Giá gộp): Mức giá tổng cộng cho sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm tất cả các khoản phí và thuế mà khách hàng phải trả. Ví dụ: The gross price includes VAT and delivery charges.
Net price (Giá net): Mức giá sau khi đã trừ đi tất cả các khoản chiết khấu, phí và thuế; là số tiền thực tế mà khách hàng phải thanh toán. Ví dụ: The net price is calculated after applying all discounts.
Discount (Giảm giá): Mức giảm trừ vào giá gốc của sản phẩm hoặc dịch vụ, thường được áp dụng trong các chương trình khuyến mãi hoặc cho các đơn hàng lớn. Ví dụ: We are offering a 15% discount for bulk orders.
Terms and conditions (Điều khoản và điều kiện): Các quy định và điều kiện mà khách hàng và nhà cung cấp phải tuân thủ khi thực hiện giao dịch, bao gồm bảo hành, trách nhiệm và quyền lợi. Ví dụ: Please read the terms and conditions carefully before signing.
Validity period (Thời gian hiệu lực): Thời gian mà báo giá hoặc một đề xuất có hiệu lực, sau thời gian này, giá và điều kiện có thể thay đổi. Ví dụ: This quotation has a validity period of 30 days.
Shipping (Vận chuyển): Quá trình chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất hoặc kho hàng đến tay khách hàng, có thể bao gồm nhiều phương thức như đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không. Ví dụ: The shipping costs will be added to the final invoice.
Delivery time (Thời gian giao hàng): Khoảng thời gian dự kiến để hàng hóa được chuyển đến tay khách hàng từ khi đặt hàng. Ví dụ: The estimated delivery time is 5-7 business days.
Insurance (Bảo hiểm): Chính sách bảo vệ tài sản hoặc hàng hóa khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc sử dụng. Ví dụ: All valuable shipments are covered by insurance.
Payment terms (Điều kiện thanh toán): Các quy định liên quan đến cách thức và thời gian thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm hạn thanh toán và phương thức thanh toán. Ví dụ: Our standard payment terms require 50% upfront.
Deposit (Tiền đặt cọc): Số tiền mà khách hàng phải thanh toán trước để đảm bảo đơn hàng, thường được trừ vào tổng giá trị của đơn hàng. Ví dụ: A 30% deposit is required to confirm the order.
Invoice (Hóa đơn): Tài liệu chứng minh giao dịch bán hàng, ghi lại các sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp cùng với giá trị và điều kiện thanh toán. Ví dụ: You will receive an invoice after the service is completed.
Lead time (Thời gian chuẩn bị): Thời gian cần thiết để chuẩn bị và hoàn thành một đơn hàng trước khi giao hàng. Ví dụ: The current lead time for custom orders is 4 weeks.
Tracking number (Số theo dõi): Mã số được cung cấp bởi công ty vận chuyển để khách hàng có thể theo dõi tiến trình giao hàng của đơn hàng. Ví dụ: We will provide a tracking number once the package is dispatched.
Quotation reference: Số tham chiếu hoặc mã số dành riêng cho báo giá, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các báo giá khác nhau trong hệ thống. Ví dụ: Please quote quotation reference #Q123 when inquiring.
Minimum order quantity (MOQ): Số lượng tối thiểu mà khách hàng phải đặt hàng để nhà cung cấp có thể chấp nhận đơn hàng đó. Ví dụ: The MOQ for this product is 100 units.
Total cost (Tổng chi phí): Tổng hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến một giao dịch, bao gồm giá gốc, phí vận chuyển, thuế và bất kỳ chi phí nào khác. Ví dụ: The total cost includes installation and training.
FOB (Free On Board): Điều kiện giao hàng mà người bán chịu trách nhiệm cho tất cả chi phí và rủi ro cho đến khi hàng hóa được giao lên tàu; sau đó, trách nhiệm chuyển sang cho người mua. Ví dụ: Our prices are quoted FOB Shanghai port.
Liability (Trách nhiệm): Trách nhiệm pháp lý của một bên trong việc bồi thường cho bên kia trong trường hợp có thiệt hại hoặc mất mát xảy ra. Ví dụ: The company accepts no liability for damages caused by misuse.
Return policy (Chính sách đổi/trả): Quy định về các điều kiện và quy trình mà khách hàng có thể đổi hoặc trả lại hàng hóa đã mua. Ví dụ: Our return policy allows returns within 30 days of purchase.

Việc sử dụng chính xác các thuật ngữ này không chỉ giúp bạn truyền tải thông điệp một cách rõ ràng mà còn thể hiện sự am hiểu về lĩnh vực kinh doanh, tăng cường sự tin cậy trong các giao dịch quốc tế.

Các Lỗi Thường Gặp Khi Soạn Thảo Email Báo Giá Tiếng Anh Và Cách Khắc Phục

Việc soạn thảo email báo giá tiếng Anh đòi hỏi sự cẩn trọng và tỉ mỉ. Ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể gây ra sự hiểu lầm hoặc làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn. Để tránh những rủi ro không đáng có, dưới đây là một số lỗi phổ biến mà người gửi thường mắc phải và cách để khắc phục chúng một cách hiệu quả.

Một trong những lỗi thường gặp nhất là thiếu thông tin chi tiết hoặc thông tin không rõ ràng. Việc không nêu rõ giá gộp/net, các loại thuế, chi phí vận chuyển, hay các điều khoản thanh toán có thể khiến khách hàng bối rối và mất thời gian hỏi lại. Để khắc phục, bạn cần xây dựng một checklist các thông tin cần có trong báo giá và luôn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi. Đảm bảo mọi chi phí và điều kiện đều được trình bày một cách tường minh, dễ hiểu, tránh các thuật ngữ mơ hồ.

Thứ hai là việc không kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Một lỗi đánh máy hay sai ngữ pháp nhỏ cũng có thể làm giảm uy tín của bạn trong mắt đối tác. Hơn 80% các doanh nghiệp đánh giá cao sự chính xác và chuyên nghiệp trong văn bản. Luôn dành thời gian đọc lại email nhiều lần, sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp (như Grammarly) hoặc nhờ một người khác đọc lại trước khi nhấn nút gửi.

Lỗi thứ ba là phản hồi chậm trễ. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, thời gian là vàng bạc. Việc khách hàng phải chờ đợi quá lâu để nhận được báo giá có thể khiến họ chuyển sang đối thủ khác. Bạn nên cố gắng gửi báo giá trong vòng 24 giờ sau khi nhận được yêu cầu. Thiết lập quy trình phản hồi nhanh chóng và hiệu quả là chìa khóa để giữ chân khách hàng.

Cuối cùng là việc không cá nhân hóa email. Gửi một email mẫu chung chung cho mọi khách hàng có thể khiến họ cảm thấy không được coi trọng. Hãy luôn cố gắng đề cập đến tên khách hàng, nhắc lại yêu cầu cụ thể của họ và điều chỉnh nội dung cho phù hợp với từng đối tượng. Cá nhân hóa email không chỉ thể hiện sự quan tâm mà còn giúp tăng khả năng phản hồi từ phía khách hàng. Bằng cách nhận diện và khắc phục những lỗi này, bạn có thể nâng cao đáng kể chất lượng và hiệu quả của các email báo giá tiếng Anh.

Mẫu Email Báo Giá Tiếng Anh Phổ Biến Cho Từng Tình Huống

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách ứng dụng các nguyên tắc đã học, dưới đây là một vài mẫu email báo giá tiếng Anh chuyên nghiệp được thiết kế cho các tình huống khác nhau. Các mẫu này minh họa cách trình bày thông tin một cách rõ ràng và chuyên nghiệp, giúp bạn tự tin hơn khi soạn thảo.

Mẫu Email Báo Giá Tiếng Anh Cơ Bản

Mẫu email này phù hợp khi bạn muốn cung cấp một báo giá tiêu chuẩn cho sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng đã yêu cầu trước đó.

Subject: Quotation for School Blackboards

Dear Ms. Tra,

I hope this email finds you well.

I am writing on behalf of Hoc Tot Company to provide you with a quotation for blackboards suitable for your school.

Quotation Details:

Model A – Standard Blackboards
- Quantity: 10
- Price per unit: 200,000 dong
- Total: 2,000,000 dong
Model B – Interactive Blackboards
- Quantity: 5
- Price per unit: 1,500,000 dong
- Total: 7,500,000 dong
Model C – Mobile Blackboards
- Quantity: 8
- Price per unit: 400,000 dong
- Total: 3,200,000 dong

Please note that these prices are exclusive of any additional taxes or shipping charges. We offer bulk purchase discounts for orders exceeding 20 units.

The estimated delivery time for these blackboards is approximately 3-5 weeks from the date of order confirmation. Additionally, we provide warranty coverage for manufacturing defects for a period of 12 months.

Feel free to reach out if you have any further inquiries or require additional information. We would be more than happy to assist you in fulfilling your school’s requirements.

Thank you for considering Hoc Tot Company. We look forward to the possibility of working with your esteemed institution.

Yours sincerely,

Ms. Thu
Hoc Tot Company
Email: thu@senvang.com
Phone: (123) 456-7890

Mẫu Email Báo Giá Tiếng Anh Theo Mặt Hàng Yêu Cầu

Mẫu này được sử dụng khi bạn muốn cung cấp báo giá cho một mặt hàng cụ thể mà khách hàng đã yêu cầu, với các thông tin chi tiết về số lượng và loại sản phẩm.

Subject: Quotation for Wet Wipes

Dear Scent school company,

I hope this email finds you well.

Thank you for your inquiry regarding our wet wipes. We are pleased to provide you with the following quotation as per your request.

Quotation Details

Product: Scented Wet Wipes
- Quantity: 1,000 packs
- Price per unit: 25,000 dong
- Total: 25,000,000 dong
Product: Unscented Wet Wipes
- Quantity: 500 packs
- Price per unit: 20,000 dong
- Total: 10,000,000 dong

Please note that these prices are exclusive of any additional taxes or shipping charges. We offer a discount for bulk orders exceeding 2,000 packs.

The estimated delivery time for these wet wipes is approximately 2-3 weeks from the date of order confirmation. Additionally, we provide a warranty for any manufacturing defects for a period of 6 months.

If you have any further inquiries or require additional information, please feel free to reach out. We would be more than happy to assist you.

Thank you for considering our products. We look forward to the possibility of working with Scent School.

Yours sincerely,

Ms. Tien
Grocery Company
Email: tien@grocery.com
Phone: (123) 456-7890

Mẫu Email Báo Giá Sản Phẩm/Dịch Vụ Khác Yêu Cầu Người Mua Bằng Tiếng Anh

Trường hợp sản phẩm khách hàng yêu cầu đã hết hàng hoặc ngừng sản xuất, mẫu email này sẽ giúp bạn gợi ý một sản phẩm thay thế phù hợp, đảm bảo khách hàng vẫn có được giải pháp tốt nhất.

Subject: Quotation for Uniform Shirts

Dear Ms. Hien,

I hope this email finds you well.

Thank you for your inquiry regarding the uniform shirts. We regret to inform you that the specific model you requested is no longer in production. However, we would like to suggest an alternative model that we believe will meet your needs.

Suggested Model

Product: Classic Polo Shirt
Material: 100% Cotton
Available Colors: Blue, Black, White
Size Range: S, M, L, XL, XXL
Price per unit: 200,000 dong
Minimum Order Quantity: 50 shirts

Quotation Details

Quantity: 100 shirts
Total Price: 20,000,000 dong

Please note that the prices are exclusive of any additional taxes or shipping charges. We also offer a discount for bulk orders exceeding 200 shirts.

The estimated delivery time for these shirts is approximately 3-4 weeks from the date of order confirmation. Additionally, we provide a warranty for any manufacturing defects for a period of 12 months.

If you have any further inquiries or would like to see samples, please feel free to reach out. We would be more than happy to assist you.

Thank you for considering our products. We look forward to the possibility of working with you.

Yours sincerely,

Ms. Nhi
A2B Company
Email: nhi@a2b.com
Phone: (123) 456-7890

Mẫu Email Báo Giá Đã Sửa Đổi Cho Sản Phẩm/Dịch Vụ

Mẫu email này được sử dụng khi có sự điều chỉnh về giá hoặc các điều khoản so với báo giá đã gửi trước đó. Việc thông báo rõ ràng về sự thay đổi là rất quan trọng để duy trì sự minh bạch với khách hàng.

Subject: Price Adjustment Notification for Ballpoint Pens

Dear ABC School,

I hope this email finds you well.

We received your recent inquiry regarding the ballpoint pens on August 1st After carefully reviewing our previous quotation sent to ABC School, we discovered that there have been some changes in our pricing structure due to fluctuations in supply costs. Therefore, we have revised the product pricing as outlined below.

Product Details

Product: Ballpoint Pens
SKU: BP123456
Revised Price: 12,000 VND per unit
Previous Price: 10,000 VND per unit

Please note that these prices are valid until September 1st. After this date, they may be subject to change based on market conditions.

We sincerely regret any inconvenience this may cause and appreciate your understanding. If you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to reach out.

After reviewing the amended quotation, we kindly request your prompt response to finalize the order and ensure the timely delivery of the products.

Thank you once again for your continued partnership. We look forward to maintaining a strong business relationship with ABC School.

Best regards,

Ms. Uyen
Hoc tot Company
Email: uyen@hoctot.com
Phone: (123) 456-7890

Bảng Hướng Dẫn Nhanh: Checklist Viết Email Báo Giá Thành Công

Để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào khi soạn email báo giá tiếng Anh, dưới đây là một bảng checklist nhanh gọn giúp bạn kiểm tra và hoàn thiện email của mình một cách chuyên nghiệp.

Hạng Mục Kiểm Tra	Mô Tả Chi Tiết	Trạng Thái (Đã làm/Chưa làm)
1. Tiêu Đề Email	Rõ ràng, có chứa từ khóa và trực tiếp thể hiện mục đích (ví dụ: “Quotation for [Sản phẩm/Dịch vụ]”). Ngắn gọn, súc tích (dưới 60 ký tự).
2. Lời Chào	Sử dụng tên người nhận nếu có (Dear Mr./Ms. [Tên]), hoặc cụm từ lịch sự chung (Dear Sir/Madam) khi không biết tên.
3. Mở Đầu	Câu hỏi thăm lịch sự (ví dụ: “I hope this email finds you well.”).
4. Lý Do Viết Email	Nêu rõ mục đích gửi báo giá và liên hệ với yêu cầu trước đó của khách hàng.
5. Nội Dung Chính – Chi Tiết Báo Giá	Sản phẩm/Dịch vụ: Liệt kê rõ ràng tên, mã, mô tả. Số lượng: Đơn vị và tổng số lượng. Đơn giá: Giá mỗi đơn vị. Tổng giá: Tổng cộng chi phí. Giá gộp/net: Giải thích rõ ràng. Thuế và Phí: Nêu rõ các khoản phí bổ sung (VAT, phí vận chuyển…).
6. Điều Khoản Vận Chuyển	Các lựa chọn vận chuyển, thời gian giao hàng dự kiến, chính sách bảo hiểm.
7. Chương Trình Giảm Giá	Nếu có, nêu rõ phần trăm/số tiền giảm giá và điều kiện áp dụng.
8. Điều Khoản Thanh Toán	Thời hạn thanh toán (due date), phương thức chấp nhận (chuyển khoản, thẻ tín dụng), yêu cầu đặt cọc (deposit).
9. Chính Sách Bảo Hành/Hỗ Trợ	Thông tin về bảo hành, đổi trả, hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng.
10. Thời Hạn Hiệu Lực Báo Giá	Nêu rõ thời gian mà báo giá này còn hiệu lực.
11. Lời Kêu Gọi Hành Động	Mời khách hàng đặt câu hỏi, thảo luận thêm (ví dụ: “Please do not hesitate to contact us…”).
12. Lời Kết Thúc Lịch Sự	“Thank you for your time and consideration,” hoặc “I look forward to hearing from you.”
13. Chữ Ký	Tên đầy đủ, chức danh, tên công ty, số điện thoại, email.
14. Đính Kèm (Nếu có)	Đính kèm các tài liệu liên quan như bảng giá chi tiết, catalog sản phẩm, hợp đồng mẫu.
15. Kiểm Tra Tổng Thể	Đọc lại kỹ lưỡng để soát lỗi chính tả, ngữ pháp, đảm bảo thông tin chính xác và nhất quán.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs) Về Email Báo Giá Tiếng Anh

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc viết và gửi email báo giá tiếng Anh, cùng với các giải đáp chi tiết để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này.

1. Thời gian hiệu lực của báo giá (validity period) nên là bao lâu?

Thời gian hiệu lực của báo giá phụ thuộc vào ngành nghề, sự biến động của thị trường và loại sản phẩm/dịch vụ. Thông thường, một báo giá có thể có hiệu lực từ 7 đến 30 ngày. Đối với các mặt hàng có giá cả biến động nhanh (như nguyên vật liệu thô, cổ phiếu) hoặc các dịch vụ phức tạp, thời hạn có thể ngắn hơn.

2. Có cần đính kèm file báo giá (quotation document) thay vì ghi trực tiếp vào email không?

Có, việc đính kèm file báo giá (thường là PDF hoặc Excel) là một cách làm chuyên nghiệp và được khuyến khích. Email nên chứa một bản tóm tắt hoặc lời giới thiệu ngắn gọn, còn chi tiết giá cả, bảng kê sản phẩm và các điều khoản phức tạp hơn nên được trình bày trong file đính kèm. Điều này giúp email gọn gàng hơn và dễ quản lý thông tin.

3. Làm thế nào để đảm bảo báo giá của tôi rõ ràng và dễ hiểu?

Để đảm bảo báo giá rõ ràng, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp, tránh các thuật ngữ quá phức tạp. Trình bày thông tin theo dạng bảng biểu (nếu có thể trong file đính kèm) để dễ nhìn. Chia nhỏ các phần (giá cả, vận chuyển, thanh toán) bằng các tiêu đề con. Luôn kiểm tra lại lỗi chính tả và ngữ pháp, và cân nhắc nhờ một người khác đọc lại trước khi gửi.

4. Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh báo giá thì sao?

Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh, hãy phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp. Thảo luận cụ thể về các yêu cầu thay đổi, đánh giá khả năng thực hiện và sau đó gửi một email báo giá tiếng Anh đã sửa đổi (revised quotation) kèm theo giải thích rõ ràng về những thay đổi đã được thực hiện so với bản gốc.

5. Tôi nên làm gì sau khi gửi email báo giá?

Sau khi gửi email báo giá, hãy lên kế hoạch theo dõi (follow-up). Nếu không nhận được phản hồi trong vòng vài ngày, bạn có thể gửi một email nhẹ nhàng để hỏi xem khách hàng đã nhận được báo giá chưa và có bất kỳ câu hỏi nào không. Tuy nhiên, tránh gửi quá nhiều email theo dõi gây khó chịu cho khách hàng.

6. Email báo giá có phải là một hợp đồng ràng buộc không?

Một email báo giá tự nó thường không phải là một hợp đồng ràng buộc pháp lý, trừ khi nó được chấp nhận bởi người nhận và chứa tất cả các yếu tố của một hợp đồng (như đề nghị, chấp nhận, xem xét và ý định tạo ra quan hệ pháp lý). Tuy nhiên, nó có thể trở thành cơ sở cho một hợp đồng nếu được hai bên chấp thuận.

7. Tôi nên dùng “quote” hay “quotation”?

Cả “quote” và “quotation” đều có nghĩa là báo giá. “Quotation” là thuật ngữ trang trọng và đầy đủ hơn, thường dùng trong văn bản chính thức. “Quote” là dạng rút gọn, phổ biến trong giao tiếp hàng ngày hoặc email ít trang trọng hơn. Trong email báo giá chuyên nghiệp, sử dụng “quotation” thường được ưa chuộng hơn.

Việc nắm vững các khía cạnh này sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều khi soạn thảo và gửi email báo giá tiếng Anh, góp phần vào sự thành công trong các giao dịch kinh doanh quốc tế.

Với việc cung cấp những kiến thức và hướng dẫn chuyên sâu này, Anh ngữ Oxford hy vọng bạn đã có thêm nền tảng vững chắc để tự tin soạn thảo những email báo giá tiếng Anh chất lượng. Việc thành thạo kỹ năng viết email không chỉ giúp bạn trong giao tiếp thương mại mà còn mở rộng cơ hội phát triển sự nghiệp. Để nâng cao hơn nữa khả năng tiếng Anh giao tiếp và viết lách trong môi trường kinh doanh, hãy không ngừng học hỏi và thực hành. Chúc bạn thành công!