Hướng Dẫn Viết Email Báo Giá Bằng Tiếng Anh Hiệu Quả - Anh ngữ Oxford

Trang Chủ / Tin tức / Hướng Dẫn Viết Email Báo Giá Bằng Tiếng Anh Hiệu Quả

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hiện nay, việc thành thạo kỹ năng giao tiếp tiếng Anh, đặc biệt là qua email, trở nên vô cùng quan trọng. Một email báo giá bằng tiếng Anh được biên soạn cẩn thận không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn là chìa khóa để chốt các giao dịch quan trọng. Bài viết này từ Anh ngữ Oxford sẽ đi sâu vào cấu trúc, các thuật ngữ cần thiết và những lưu ý để bạn có thể tạo ra những thư báo giá ấn tượng và thuyết phục.

Xem Nội Dung Bài Viết

Tầm Quan Trọng Của Email Báo Giá Trong Giao Dịch Kinh Doanh

Email báo giá không chỉ đơn thuần là một bản liệt kê giá cả; nó là một công cụ giao tiếp chiến lược trong quá trình bán hàng. Nó cung cấp cho khách hàng tiềm năng tất cả thông tin cần thiết về chi phí sản phẩm hoặc dịch vụ, điều khoản thanh toán, và các điều kiện liên quan khác, giúp họ đưa ra quyết định mua sắm sáng suốt. Theo một khảo sát, hơn 70% các quyết định mua hàng B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) chịu ảnh hưởng trực tiếp từ tính rõ ràng và chi tiết của báo giá nhận được.

Việc gửi một email báo giá chuyên nghiệp và minh bạch còn xây dựng lòng tin, tạo dựng hình ảnh uy tín cho doanh nghiệp của bạn. Nó là bằng chứng cho thấy bạn coi trọng sự hợp tác, sẵn sàng cung cấp thông tin đầy đủ để khách hàng có thể đánh giá và so sánh. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch quốc tế, nơi sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa có thể dẫn đến hiểu lầm nếu thông tin không được trình bày rõ ràng.

Các Thuật Ngữ Thiết Yếu Trong Email Báo Giá Tiếng Anh

Để soạn thảo một thư báo giá tiếng Anh hiệu quả, việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành là điều không thể thiếu. Sự hiểu biết này giúp bạn không chỉ truyền đạt thông tin chính xác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp kinh doanh. Mỗi thuật ngữ đều mang ý nghĩa cụ thể và cần được sử dụng đúng ngữ cảnh để tránh sai sót.

Các thuật ngữ này thường bao gồm:

Terms and conditions (Điều khoản và điều kiện): Đây là những quy định chi tiết về quyền và nghĩa vụ của cả người bán và người mua. Chúng bao gồm các chính sách về đổi trả, bảo hành, trách nhiệm pháp lý, và các cam kết khác liên quan đến giao dịch. Việc nêu rõ điều khoản giúp hạn chế rủi ro và tranh chấp sau này.
Gross price (Giá tổng): Là mức giá đã bao gồm tất cả các loại thuế, phí dịch vụ như VAT (Value Added Tax), hoa hồng, hoặc các khoản phụ phí khác. Đây thường là giá cuối cùng mà khách hàng phải thanh toán.
Net price (Giá tịnh): Ngược lại với giá tổng, đây là mức giá thực tế của sản phẩm hoặc dịch vụ, chưa bao gồm các khoản thuế hay phí phát sinh. Giá này thường được dùng làm cơ sở để tính toán các chi phí phụ trội sau đó.
Transport and insurance costs (Phí vận chuyển và bảo hiểm): Các khoản phí liên quan đến việc chuyển hàng từ người bán đến người mua và chi phí bảo hiểm để bảo vệ hàng hóa khỏi rủi ro trong quá trình vận chuyển. Trong thương mại quốc tế, các điều kiện Incoterms (International Commercial Terms) như FOB (Free On Board) hay CIF (Cost, Insurance and Freight) thường được sử dụng để xác định rõ trách nhiệm và chi phí của mỗi bên.
Discount (Chiết khấu): Là khoản giảm giá mà người bán dành cho người mua, có thể dưới nhiều hình thức như chiết khấu tiền mặt (Cash discount), chiết khấu số lượng lớn (Quantity discount) khi mua hàng với số lượng lớn, hoặc chiết khấu theo mùa/sự kiện (Seasonal discount) như các đợt khuyến mãi lễ hội.
Payment method (Phương thức thanh toán): Cách thức mà người mua sẽ thanh toán cho người bán. Các phương thức phổ biến bao gồm L/C (Letter of Credit – Tín dụng thư), TT (Telegraphic Transfer – Chuyển tiền bằng điện), C.A.D (Cash Against Document – Giao chứng từ trả tiền), hoặc các hình thức chuyển khoản ngân hàng thông thường.
Delivery date (Ngày giao hàng): Thời điểm dự kiến mà sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được giao đến người mua. Thông tin này cần rõ ràng và thực tế, có thể phụ thuộc vào số lượng hàng hóa, địa điểm, và phương thức vận chuyển.

Cấu Trúc Chuẩn Của Một Email Báo Giá Chuyên Nghiệp

Một email báo giá được coi là chuyên nghiệp không chỉ bởi nội dung mà còn bởi cấu trúc mạch lạc và rõ ràng. Việc tuân thủ cấu trúc chuẩn giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin và đánh giá cao sự tỉ mỉ của bạn.

<>Xem Thêm Bài Viết:<>

Phần Mở Đầu Và Tiêu Đề Hấp Dẫn

Tiêu đề email đóng vai trò then chốt trong việc thu hút sự chú ý của người nhận. Một tiêu đề ngắn gọn, súc tích và chứa từ khóa chính giúp email của bạn không bị bỏ qua hoặc rơi vào mục thư rác. Ví dụ: “Quote for [Tên sản phẩm/dịch vụ] from [Tên công ty]” hoặc “Quotation for your recent inquiry – [Tên công ty]”.

Phần mở đầu thư cần trang trọng và lịch sự. Bạn có thể bắt đầu bằng lời chào như “Dear [Ms/Mrs/Mr] + tên người nhận” hoặc “Dear Sir/Madam” nếu không rõ tên. Sau đó, hãy bày tỏ sự cảm ơn đối với yêu cầu báo giá của họ và đề cập đến ngày họ gửi yêu cầu để xác nhận thông tin. Đoạn này nên ngắn gọn, khoảng 2-3 câu, tạo ấn khí tốt cho người đọc.

Nội Dung Chính Chi Tiết Và Rõ Ràng

Đây là trái tim của email báo giá tiếng Anh, nơi bạn cung cấp tất cả các thông tin quan trọng về sản phẩm hoặc dịch vụ. Mỗi mục thông tin cần được trình bày một cách rõ ràng và chính xác, tránh mơ hồ hoặc gây hiểu lầm. Hãy chia nhỏ nội dung thành các đoạn văn riêng biệt cho từng yếu tố, mỗi đoạn không quá dài để đảm bảo dễ đọc.

Nội dung	Gợi ý cách viết email báo giá bằng tiếng Anh

Mặc dù các mẫu email báo giá có sẵn từ bài viết gốc có cấu trúc tốt, nhưng chúng tôi sẽ đi sâu hơn vào từng thành phần và cung cấp thêm các mẫu chi tiết hơn để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Lời Kết Và Kêu Gọi Hành Động

Phần kết của email báo giá không chỉ là một lời chào tạm biệt mà còn là cơ hội để củng cố mối quan hệ và khuyến khích hành động tiếp theo. Hãy bày tỏ sự mong đợi hợp tác và khẳng định sự sẵn lòng hỗ trợ. Sử dụng các cụm từ như “We look forward to hearing from you soon” (Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ quý khách) hoặc “Please do not hesitate to contact us if you have any further questions” (Xin đừng ngần ngại liên hệ nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào).

Ký tên đầy đủ với chức danh và thông tin liên hệ của bạn để khách hàng dễ dàng liên lạc khi cần. Một lời kêu gọi hành động (Call to Action) rõ ràng như đề nghị một cuộc họp để thảo luận chi tiết hơn hoặc yêu cầu xác nhận đơn hàng cũng là một điểm cộng lớn giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Soạn Thảo Email Báo Giá

Để một email báo giá bằng tiếng Anh thực sự nổi bật và mang lại hiệu quả cao, bạn cần chú ý đến nhiều yếu tố nhỏ nhưng quan trọng. Những chi tiết này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng hiểu của người nhận mà còn tác động đến cảm nhận của họ về sự chuyên nghiệp của bạn.

Đầu tiên và quan trọng nhất, hãy đảm bảo tính chính xác của mọi thông tin. Sai sót về giá cả, số lượng, hoặc điều khoản có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng và làm mất uy tín. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng mọi con số và mô tả trước khi gửi. Sử dụng các ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp, tránh dùng các biệt ngữ hoặc thuật ngữ phức tạp nếu không cần thiết.

Thứ hai, hãy duy trì một giọng điệu chuyên nghiệp và lịch sự xuyên suốt email. Mặc dù bạn có thể có mối quan hệ thân thiết với khách hàng, nhưng một thư báo giá vẫn là một tài liệu kinh doanh quan trọng. Tôn trọng người nhận và sử dụng ngữ pháp chính xác, không mắc lỗi chính tả, là yếu tố then chốt. Theo thống kê, khoảng 85% người nhận đánh giá cao email không có lỗi chính tả và ngữ pháp.

Thứ ba, hãy đính kèm các tài liệu liên quan nếu cần, chẳng hạn như danh mục sản phẩm chi tiết, hình ảnh chất lượng cao, hoặc bản vẽ kỹ thuật. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn toàn diện hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán. Hãy nhắc đến các tệp đính kèm trong nội dung email để người nhận không bỏ lỡ.

Cuối cùng, hãy cá nhân hóa email càng nhiều càng tốt. Nếu bạn biết tên người nhận, hãy dùng tên của họ thay vì “Dear Sir/Madam”. Thậm chí, việc đề cập đến các yêu cầu cụ thể mà khách hàng đã nêu trong cuộc trò chuyện trước đó có thể làm tăng mức độ liên kết và sự quan tâm của họ đối với báo giá của bạn.

Tránh Sai Lầm Phổ Biến Khi Viết Email Báo Giá Bằng Tiếng Anh

Ngay cả những người có kinh nghiệm cũng có thể mắc phải một số sai lầm cơ bản khi soạn thảo email báo giá bằng tiếng Anh, điều này có thể làm giảm hiệu quả của thư và thậm chí ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh. Nhận biết và tránh những lỗi này là chìa khóa để tạo ra một email hoàn hảo.

Một trong những sai lầm lớn nhất là thiếu sự rõ ràng hoặc thông tin không đầy đủ. Ví dụ, việc không nêu rõ giá đã bao gồm thuế hay chưa, hoặc không đề cập đến thời gian hiệu lực của báo giá, có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Luôn giả định rằng người nhận có thể không có tất cả thông tin nền tảng mà bạn có, và trình bày mọi thứ một cách minh bạch nhất.

Sai lầm khác là sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng hoặc ngược lại, quá suồng sã. Email báo giá cần một giọng điệu cân bằng, chuyên nghiệp nhưng vẫn thân thiện và dễ tiếp cận. Tránh sử dụng các từ viết tắt không phổ biến, tiếng lóng, hoặc cấu trúc câu phức tạp khó hiểu. Sự đơn giản và trực tiếp luôn được đánh giá cao trong giao tiếp kinh doanh.

Không kiểm tra lại email trước khi gửi cũng là một lỗi phổ biến. Lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc thậm chí là sai tên người nhận có thể để lại ấn tượng rất tiêu cực. Hãy dành vài phút để đọc lại email, hoặc nhờ đồng nghiệp kiểm tra giúp nếu có thể. Một lỗi nhỏ cũng có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của toàn bộ thư báo giá.

Cuối cùng, việc không có lời kêu gọi hành động rõ ràng hoặc không cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ sẽ khiến khách hàng khó khăn trong việc biết phải làm gì tiếp theo. Email báo giá không chỉ để cung cấp thông tin, mà còn để thúc đẩy bước tiếp theo trong quá trình bán hàng.

Các Mẫu Email Báo Giá Tiếng Anh Thông Dụng Nhất

Dưới đây là một số mẫu email báo giá bằng tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong các tình huống kinh doanh khác nhau. Các mẫu này được thiết kế để bạn có thể tùy chỉnh dễ dàng theo nhu cầu cụ thể của mình.

Mẫu Email Báo Giá Sản Phẩm/Dịch Vụ Theo Yêu Cầu

Đây là mẫu thư bạn sẽ sử dụng khi khách hàng đã liên hệ và yêu cầu một báo giá cụ thể cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Dear Ms. Swift,

Thank you for your inquiry on January 1st regarding our rattan table products. We were delighted to learn of your interest in our collections. We are pleased to offer you the items below, subject to final agreement on your order details.

Product: Oval rattan tray
Quantity: 200 pieces
Specification: As per the attached specifications document
Price: USD 2.75 per item, FOB Haiphong, inclusive of packaging costs
Packaging: 20 pieces per carton
Delivery: In one shipment by June 20th
Payment: Via an irrevocable Letter of Credit (L/C) in USD, to be opened through the Bank for Foreign Trade of Vietnam, 15 days prior to shipment, valid for 30 days, in favor of the seller for the total value of the goods.

We anticipate receiving your early order and assure you that all your requests will receive our complete attention and best service.

Yours faithfully,

Linh Nguyen

Export Director

Mẫu Email Phản Hồi Khi Không Thể Cung Cấp Sản Phẩm Yêu Cầu

Trong một số trường hợp, bạn có thể không thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Mẫu email này giúp bạn thông báo điều đó một cách lịch sự và đồng thời giới thiệu các lựa chọn thay thế phù hợp.

Dear Ms. Swift,

Thank you for your inquiry on January 1st concerning our rattan product, code HD15. We appreciate your interest in our range. However, we regret to inform you that this particular product, HD15, has been discontinued due to its outdated design.

We would like to take this opportunity to introduce you to our latest models: HD688 and HD999 oval rattan trays. These new products feature a more modern aesthetic and enhanced durability compared to the previous HD15 model, as illustrated in the attached photos.

Our new products are currently in stock, and we are capable of delivering them within two months upon receiving your confirmed order. We are confident that these items will be well-received and become popular in the American market, thanks to their attractive designs, competitive pricing, and excellent craftsmanship.

We look forward to your prompt response and hope these alternatives meet your needs.

Yours faithfully,

Linh Nguyen

Export Director

Mẫu Email Thông Báo Thay Đổi Giá

Việc thay đổi giá sản phẩm/dịch vụ là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Dưới đây là hai mẫu email bạn có thể sử dụng để thông báo việc điều chỉnh giá, dù là tăng hay giảm, một cách minh bạch và chuyên nghiệp.

Mẫu 1: Thông báo tăng giá

Dear Ms. Swift,

We have received your recent request for a quotation for the HD15 rattan tray on January 1st. After carefully reviewing your requirements, we found some discrepancies in our initial quotation due to recent adjustments in material costs. Therefore, we have updated the product’s price, and the revised quotation is provided below.

Product: HD15 oval rattan tray
SKU: 15373545
Updated quotation: $2.80 per item

Please be informed that these new prices are valid until February 10th. Any orders placed after this date may be subject to further review. We deeply regret any inconvenience caused by this necessary update and truly appreciate your understanding. Should you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to contact us immediately.

Following your review of this revised quotation, we kindly request your prompt response to finalize the order and ensure timely delivery of the products.

Thank you once again for your continued business. We look forward to a successful business relationship.

Yours sincerely,

Linh Nguyen

Export Director

Mẫu 2: Thông báo giảm giá

Dear Ms. Swift,

Thank you for being a valued customer of ABC Company for many years. At ABC Company, we continuously seek new ways to enhance customer value and satisfaction, including periodic reviews of our operational expenses and price lists.

I am delighted to inform you that we have decided to lower the price of our HD15 oval rattan tray. Starting from January 1st, the price will decrease from $2.75 to $2.50 per item. We are confident that this new price not only offers greater value to your business but also reinforces our commitment to your satisfaction and long-term partnership.

We hope this price reduction will further strengthen our business relationship and lead to increased orders from your end.

Yours sincerely,

Linh Nguyen

Export Manager

Việc nắm vững cách soạn thảo một email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng thiết yếu trong thế giới kinh doanh hiện đại. Từ việc hiểu rõ các thuật ngữ, tuân thủ cấu trúc chuẩn, cho đến việc áp dụng các mẫu thư linh hoạt, mỗi yếu tố đều đóng góp vào sự thành công của bạn trong việc chốt giao dịch. Anh ngữ Oxford mong rằng những kiến thức và mẫu thư trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp và đạt được những kết quả tốt nhất.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Email báo giá bằng tiếng Anh là gì?
Email báo giá (Quotation Email) là một thư điện tử được gửi từ người bán đến người mua, cung cấp thông tin chi tiết về giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ, kèm theo các điều khoản và điều kiện liên quan như phương thức thanh toán, thời gian giao hàng.
Tại sao email báo giá lại quan trọng trong kinh doanh quốc tế?
Email báo giá quan trọng vì nó cung cấp thông tin minh bạch, giúp khách hàng đưa ra quyết định mua hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp của người bán. Trong giao dịch quốc tế, nó giúp vượt qua rào cản ngôn ngữ và xây dựng lòng tin.
Nên bao gồm những thông tin gì trong một email báo giá?
Một email báo giá nên bao gồm: lời chào, thông tin chi tiết sản phẩm/dịch vụ (tên, số lượng, đặc tả), giá cả (ghi rõ Gross/Net price), điều khoản thanh toán, phí vận chuyển và bảo hiểm (nếu có), chiết khấu (nếu áp dụng), ngày giao hàng dự kiến, thời hạn hiệu lực của báo giá, và thông tin liên hệ của người gửi.
Làm thế nào để viết tiêu đề email báo giá hiệu quả?
Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng, và có chứa từ khóa liên quan đến nội dung thư. Ví dụ: “Quotation for [Product Name] from [Your Company]” hoặc “Price Proposal for [Service/Project]”. Tiêu đề tốt giúp email của bạn nổi bật trong hộp thư đến của khách hàng.
Có cần đính kèm tài liệu vào email báo giá không?
Có, bạn nên đính kèm các tài liệu liên quan như danh mục sản phẩm, hình ảnh chất lượng cao, bản vẽ kỹ thuật, hoặc điều khoản hợp đồng chi tiết. Hãy nhớ nhắc đến các tệp đính kèm này trong nội dung email.
Nên sử dụng ngôn ngữ như thế nào trong email báo giá?
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, lịch sự, rõ ràng và trực tiếp. Tránh các từ ngữ phức tạp, biệt ngữ không phổ biến hoặc tiếng lóng. Đảm bảo ngữ pháp và chính tả chính xác để thể hiện sự tỉ mỉ.
Thời gian hiệu lực của báo giá có quan trọng không?
Rất quan trọng. Việc ghi rõ thời gian hiệu lực của báo giá giúp tránh những tranh chấp về giá cả sau này, đặc biệt khi giá thị trường có thể thay đổi. Điều này cũng thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định nhanh hơn.
Làm sao để xử lý yêu cầu báo giá cho sản phẩm không còn sản xuất?
Thay vì từ chối thẳng thừng, hãy thông báo lịch sự rằng sản phẩm đó đã ngừng sản xuất và ngay lập tức đề xuất các lựa chọn thay thế phù hợp, kèm theo thông tin chi tiết và lợi ích của sản phẩm mới.
Có nên theo dõi (follow-up) sau khi gửi email báo giá không?
Có, việc theo dõi là rất quan trọng. Nếu không nhận được phản hồi sau một khoảng thời gian hợp lý (ví dụ 3-5 ngày làm việc), hãy gửi một email theo dõi ngắn gọn để hỏi xem họ đã nhận được thư và có bất kỳ câu hỏi nào không.
Làm thế nào để đảm bảo email báo giá của tôi không bị gửi vào thư rác?
Để tránh bị xem là thư rác, hãy đảm bảo bạn gửi từ một địa chỉ email chuyên nghiệp (không phải tài khoản cá nhân chung chung), tránh các từ ngữ gây hiểu lầm trong tiêu đề, không sử dụng quá nhiều chữ hoa hoặc dấu câu, và cung cấp một tùy chọn hủy đăng ký nếu đây là một email hàng loạt.