Tránh các lỗi sai khi viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp - Anh ngữ Oxford

Trang Chủ / Tin tức / Tránh các lỗi sai khi viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

Trong môi trường làm việc hiện đại, email đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu, giúp kết nối đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn mắc phải những lỗi cơ bản khi viết email tiếng Anh công việc, làm giảm đi sự chuyên nghiệp và đôi khi gây hiểu lầm. Một email được viết cẩu thả có thể tạo ấn tượng tiêu cực, ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân và tổ chức. Bài viết này sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến và cách khắc phục để bạn có thể tự tin giao tiếp qua email một cách hiệu quả nhất.

Xem Nội Dung Bài Viết

Tầm quan trọng của Email chuyên nghiệp trong công việc

Một email chuyên nghiệp không chỉ là phương tiện truyền tải thông tin mà còn là yếu tố quan trọng xây dựng hình ảnh và uy tín của bạn trong mắt đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Một thống kê cho thấy, trung bình một nhân viên văn phòng gửi và nhận khoảng 121 email mỗi ngày. Trong số đó, những email được viết rõ ràng, mạch lạc và chuẩn mực sẽ nhận được sự ưu tiên và phản hồi nhanh chóng hơn. Ngược lại, một email mắc lỗi có thể khiến người đọc mất thời gian tìm hiểu, gây khó chịu, và đôi khi dẫn đến sự chậm trễ hoặc bỏ lỡ các cơ hội quan trọng.

Email là cầu nối giao tiếp chính trong môi trường quốc tế, nơi việc trao đổi thông tin chính xác và chuyên nghiệp bằng tiếng Anh là tối quan trọng. Việc làm chủ kỹ năng viết email tiếng Anh công việc giúp bạn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận, truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và tránh những hiểu lầm không đáng có. Điều này góp phần không nhỏ vào sự thành công trong công việc và các mối quan hệ chuyên nghiệp.

Cấu trúc chuẩn của một Email tiếng Anh

Trước khi đi sâu vào các lỗi sai, việc nắm vững cấu trúc chuẩn của một email là nền tảng. Một email hiệu quả thường bao gồm các phần chính sau:

Subject Line (Tiêu đề): Tóm tắt nội dung email một cách ngắn gọn và súc tích.
Salutation (Lời chào): Chào hỏi người nhận một cách phù hợp với mối quan hệ và mức độ trang trọng.
Opening (Mở đầu): Nêu rõ mục đích chính của email.
Body (Nội dung chính): Trình bày chi tiết thông tin, yêu cầu, hoặc giải thích vấn đề.
Closing (Lời kết): Tóm tắt hoặc đưa ra lời kêu gọi hành động (Call to Action).
Sign-off (Chữ ký): Lời chào cuối thư và thông tin cá nhân của người gửi.

Cấu trúc chuẩn email tiếng Anh chuyên nghiệp trong công việc

Mỗi phần đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo email của bạn rõ ràng, dễ hiểu và chuyên nghiệp. Hiểu được vai trò của từng phần sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai lầm khi viết email tiếng Anh công việc.

<>Xem Thêm Bài Viết:<>

Những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi viết Email tiếng Anh

Mặc dù email là công cụ quen thuộc, nhưng vẫn có nhiều sai lầm phổ biến mà người gửi thường mắc phải. Việc nhận diện và khắc phục những lỗi này sẽ giúp bạn nâng cao đáng kể chất lượng email của mình.

Thiếu tiêu đề Email

Đây là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất khi viết email tiếng Anh công việc. Hộp thư đến của mỗi người thường ngập tràn hàng trăm email mỗi ngày, và tiêu đề chính là yếu tố đầu tiên giúp người nhận quyết định email của bạn có quan trọng hay không, và liệu họ có nên mở nó ngay lập tức hay không. Một email không có tiêu đề giống như một bức thư không có địa chỉ người gửi, khiến người nhận khó phân loại và có thể bỏ qua.

Tiêu đề email phải tóm tắt nội dung chính một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Nó nên chứa các từ khóa quan trọng liên quan đến chủ đề để người nhận có thể nhanh chóng nắm bắt được mục đích của email, ví dụ: Meeting Reschedule: Project X, Job Application: Marketing Specialist, hay Follow-up: Q3 Report. Tránh các tiêu đề quá dài dòng hoặc không liên quan như Just checking in hay Important stuff. Một tiêu đề rõ ràng sẽ giúp người nhận sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và phản hồi hiệu quả hơn.

Sai sót trong câu chào đầu Email

Câu chào (Salutation) là yếu tố tạo ấn tượng đầu tiên và cũng là phần mà nhiều người thường mắc lỗi, từ việc thiếu lời chào đến sử dụng lời chào không phù hợp. Việc không có câu chào hoặc dùng sai tên người nhận có thể khiến email trở nên thiếu lịch sự, thậm chí gây khó chịu. Chẳng hạn, gửi email cho Mr. Smith mà lại dùng Dear Sarah, là một sai lầm nghiêm trọng.

Hãy luôn sử dụng các câu chào chuẩn mực như Dear Mr./Ms./Dr. [Họ người nhận], hoặc Dear [Tên đầy đủ]. Đối với những người bạn đã quen biết hoặc có mối quan hệ thân thiết hơn (đồng nghiệp), Hi [Tên người nhận] hoặc Hello [Tên người nhận] là phù hợp. Cần tránh tuyệt đối những lời chào quá chung chung như To whom it may concern hoặc Dear Sir or Madam nếu bạn có thể tìm được tên người nhận. Những cách chào hỏi này thể hiện sự thiếu tìm hiểu và có thể khiến email của bạn bị coi là spam. Tương tự, các câu chào quá thân mật như Hey!, What’s up? hay Yo! hoàn toàn không phù hợp trong môi trường công việc.

Không rõ ràng mục đích của Email

Một lỗi phổ biến khác là thiếu phần giới thiệu mục đích chính của email ngay từ đầu. Trong môi trường công sở bận rộn, người nhận cần nắm bắt nhanh chóng lý do bạn gửi email để quyết định mức độ ưu tiên và cách thức phản hồi. Thiếu phần này có thể khiến họ phải đọc đi đọc lại toàn bộ email để tìm hiểu thông điệp cốt lõi, gây lãng phí thời gian và giảm hiệu quả giao tiếp.

Ngay sau lời chào, hãy tóm tắt mục đích của email trong một câu hoặc hai câu ngắn gọn. Điều này giúp người đọc định hình được nội dung và kỳ vọng của bạn. Các cụm từ thường dùng để mở đầu mục đích bao gồm: I am writing to inquire about… (Tôi viết email này để hỏi về…), I am writing to provide an update on… (Tôi viết để cập nhật về…), This email is to confirm… (Email này để xác nhận…), hoặc I am writing in response to your email regarding… (Tôi viết email này để phản hồi email của bạn về…). Việc này giúp email của bạn đi thẳng vào vấn đề và được xử lý nhanh chóng hơn.

Dùng sai hoặc thiếu câu kết Email

Câu kết (Sign-off) cũng là một phần thường bị bỏ quên hoặc sử dụng sai, gây mất điểm chuyên nghiệp. Giống như lời chào, câu kết cần phải phù hợp với mối quan hệ và mức độ trang trọng của email. Việc sử dụng nhầm lẫn giữa các kiểu kết thư trang trọng và thân mật, hoặc thiếu câu kết hoàn toàn, có thể làm email của bạn trông cẩu thả và thiếu hoàn chỉnh.

Đối với các email trang trọng gửi cấp trên, khách hàng hoặc những người bạn chưa quen biết, các cụm từ như Best regards, Sincerely, Yours sincerely (khi bạn biết tên người nhận), hoặc Yours faithfully (khi bạn không biết tên người nhận) là lựa chọn tối ưu. Trong môi trường thân mật hơn với đồng nghiệp, bạn có thể dùng Best, Kind regards, hoặc Cheers. Luôn nhớ đặt dấu phẩy (,) sau câu kết thư và sau đó là tên đầy đủ của bạn.

Lỗi ngôn ngữ: Khiến Email thiếu chuyên nghiệp

Ngôn ngữ sử dụng trong email phản ánh phong cách làm việc và sự chuyên nghiệp của bạn. Việc dùng ngôn ngữ không lịch sự, quá thân mật, hoặc không đúng ngữ cảnh có thể tạo ấn tượng xấu và làm giảm giá trị của thông điệp.

Sử dụng từ ngữ lịch sự và trang trọng

Để duy trì văn phong chuyên nghiệp khi viết email tiếng Anh công việc, cần tránh các từ ngữ rút gọn (contractions), tiếng lóng (slang), hay biểu tượng cảm xúc (emojis) thường dùng trong giao tiếp đời thường hoặc tin nhắn. Ví dụ, thay vì wanna (want to), gonna (going to), hãy viết đầy đủ. Tránh các từ viết tắt như ASAP (dùng as soon as possible), FYI (dùng for your information), trừ khi bạn chắc chắn người nhận đã quen thuộc với chúng và bối cảnh cho phép.

Hạn chế sử dụng các câu cảm thán, tiếng lóng như lol, noob, hoặc các từ quá thân mật như hey, wow, what’s up?. Biểu tượng cảm xúc như :), :D cũng không nên có mặt trong email công việc. Ngôn ngữ của bạn nên khách quan, rõ ràng và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận, bất kể mối quan hệ. Đôi khi, việc sử dụng thành ngữ hoặc cách diễn đạt bóng bẩy cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tránh gây hiểu lầm, đặc biệt khi giao tiếp với người nước ngoài. Ví dụ, câu This campaign will cost us an arm and a leg có thể không được hiểu đúng nếu người nhận không quen với thành ngữ tiếng Anh.

Những sai lầm khác cần tránh trong Email tiếng Anh

Bên cạnh các lỗi về cấu trúc và ngôn ngữ, còn có những sai lầm khác, dù có vẻ nhỏ nhặt, nhưng lại có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hoặc làm giảm uy tín của bạn.

Các lỗi sai về thông tin như nhầm lẫn thời gian cuộc họp, địa điểm sự kiện, hoặc deadline nộp báo cáo có thể dẫn đến những vấn đề lớn trong công việc, gây thiệt hại về thời gian và chi phí. Điều này không chỉ làm gián đoạn công việc mà còn ảnh hưởng đến sự tin cậy của bạn.

Ngoài ra, lỗi ngữ pháp và chính tả, dù có vẻ nhỏ, nhưng lại phản ánh sự cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp. Một email đầy lỗi chính tả hoặc ngữ pháp sẽ khiến người nhận nghi ngờ về khả năng làm việc của bạn và có thể làm giảm hiệu quả truyền tải thông điệp. Nghiên cứu cho thấy, có tới 76% người nhận email sẽ đánh giá tiêu cực về người gửi nếu email có quá nhiều lỗi chính tả.

Quy trình kiểm tra Email trước khi gửi

Để tránh những sai lầm không đáng có, việc đọc lại và kiểm tra email cẩn thận trước khi nhấn nút “Send” là vô cùng cần thiết. Bạn có thể áp dụng một quy trình kiểm tra đơn giản nhưng hiệu quả:

Đọc lại toàn bộ email: Đảm bảo luồng thông tin mạch lạc, dễ hiểu.
Kiểm tra tính chính xác của thông tin: Ngày, giờ, địa điểm, tên người nhận, số liệu,…
Rà soát ngữ pháp và chính tả: Sử dụng các công cụ kiểm tra hoặc đọc to để phát hiện lỗi.
Kiểm tra văn phong: Đảm bảo email đủ lịch sự, chuyên nghiệp, phù hợp với người nhận và bối cảnh.
Kiểm tra tệp đính kèm: Đảm bảo đã đính kèm đầy đủ các tài liệu cần thiết và chúng là đúng tệp.

Quy trình kiểm tra email tiếng Anh trước khi gửi để tránh lỗi

Tối ưu Email tiếng Anh bằng công cụ hỗ trợ

Trong kỷ nguyên số, có rất nhiều công cụ hỗ trợ bạn trong việc viết email tiếng Anh công việc một cách chuẩn xác và chuyên nghiệp hơn. Những công cụ này không chỉ giúp phát hiện lỗi ngữ pháp, chính tả mà còn đưa ra gợi ý về văn phong và cách diễn đạt.

Các phần mềm như Grammarly, Ginger, hoặc Hemingway Editor là những trợ thủ đắc lực. Chúng có khả năng kiểm tra lỗi ngữ pháp phức tạp, gợi ý từ đồng nghĩa, và giúp câu văn trở nên rõ ràng, súc tích hơn. Hơn nữa, việc sử dụng từ điển trực tuyến như Cambridge Dictionary, Oxford Learner’s Dictionaries cũng giúp bạn kiểm tra nghĩa, cách dùng và các collocation (cụm từ đi kèm) của từ vựng, đảm bảo bạn sử dụng từ ngữ chính xác nhất trong ngữ cảnh công việc. Tuy nhiên, đừng quá phụ thuộc vào chúng; hãy xem đó là công cụ hỗ trợ chứ không phải thay thế hoàn toàn khả năng tư duy và kiểm soát của bạn. Việc rèn luyện kỹ năng viết vẫn là cốt lõi để bạn có thể tự tin soạn thảo những email hoàn hảo.

Tổng hợp nguyên tắc vàng để viết Email hiệu quả

Để viết email tiếng Anh công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, ngoài việc tránh các lỗi đã nêu, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cốt lõi:

Rõ ràng và súc tích: Mọi thông tin nên được trình bày một cách trực tiếp, dễ hiểu, tránh dài dòng. Người nhận thường không có nhiều thời gian để đọc những email quá dài hoặc phức tạp.
Một email – một chủ đề: Nếu bạn cần trao đổi nhiều vấn đề, hãy cân nhắc gửi nhiều email riêng biệt với tiêu đề rõ ràng cho từng vấn đề. Điều này giúp việc quản lý và phản hồi email trở nên dễ dàng hơn.
Luôn có lời kêu gọi hành động (Call to Action): Nếu bạn mong muốn người nhận thực hiện một hành động cụ thể (ví dụ: trả lời, cung cấp thông tin, tham dự cuộc họp), hãy nêu rõ ràng ở cuối email.
Kiểm soát cảm xúc: Không nên viết email khi đang bực tức hoặc quá vội vàng. Hãy giữ một giọng điệu trung lập, lịch sự và chuyên nghiệp.
Phản hồi kịp thời: Trả lời email trong thời gian hợp lý (thường là trong vòng 24-48 giờ làm việc) thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người gửi. Nếu không thể trả lời ngay, hãy gửi một email xác nhận đã nhận được và thông báo khi nào bạn sẽ phản hồi chi tiết.

FAQs (Những câu hỏi thường gặp)

Tại sao tiêu đề email lại quan trọng đến vậy?
Tiêu đề email giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung chính, sắp xếp độ ưu tiên, và quyết định có nên mở email ngay lập tức hay không. Một tiêu đề rõ ràng giúp email của bạn không bị bỏ qua hoặc rơi vào mục spam.
Tôi có nên sử dụng từ viết tắt như “ASAP” trong email công việc không?
Nên hạn chế. Mặc dù một số từ viết tắt phổ biến trong nội bộ công ty có thể được chấp nhận, nhưng đối với email gửi khách hàng, đối tác hoặc người bạn chưa quen, tốt nhất nên viết đầy đủ như “as soon as possible” để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh hiểu lầm.
Làm thế nào để biết nên dùng “Yours sincerely” hay “Yours faithfully”?
Sử dụng “Yours sincerely” khi bạn biết tên người nhận (ví dụ: Dear Mr. Smith). Sử dụng “Yours faithfully” khi bạn không biết tên người nhận và bắt đầu bằng “Dear Sir/Madam” hoặc “To whom it may concern”.
Có cần phải trả lời mọi email không?
Có, trong môi trường công việc, việc phản hồi email là cần thiết để duy trì luồng giao tiếp. Ngay cả khi bạn chưa có câu trả lời đầy đủ, hãy gửi một email xác nhận đã nhận được và cho biết thời gian bạn sẽ phản hồi chi tiết.
Tôi có nên sử dụng biểu tượng cảm xúc (emoji) trong email công việc không?
Tuyệt đối không nên. Biểu tượng cảm xúc không phù hợp với văn phong chuyên nghiệp trong email công việc và có thể làm giảm tính trang trọng của thông điệp.
Đoạn văn trong email nên dài bao nhiêu?
Mỗi đoạn văn không nên quá dài, tối đa khoảng 150-200 từ. Việc chia nhỏ đoạn văn giúp email dễ đọc hơn, tránh gây mỏi mắt cho người đọc và truyền tải thông điệp một cách rõ ràng.
Làm thế nào để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp hiệu quả?
Ngoài việc đọc lại cẩn thận, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như Grammarly, Ginger, hoặc tính năng kiểm tra chính tả của trình soạn thảo văn bản. Đọc to email cũng là một cách hiệu quả để phát hiện các lỗi sai hoặc câu văn lủng củng.
Nên đính kèm tệp ở đâu trong email?
Luôn đính kèm tệp sau khi đã hoàn thành nội dung email và trước khi gửi. Một lỗi phổ biến là quên đính kèm tệp mặc dù đã đề cập đến chúng trong nội dung email. Luôn kiểm tra lại danh sách tệp đính kèm.

Việc viết email tiếng Anh công việc đúng cách không chỉ là kỹ năng cơ bản mà còn là yếu tố then chốt giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và giao tiếp hiệu quả. Nắm vững cấu trúc, cẩn trọng trong ngôn ngữ và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi sẽ giúp bạn tạo ra những email chất lượng cao. Thông qua những chia sẻ từ Anh ngữ Oxford, hy vọng bạn sẽ tự tin hơn trong việc soạn thảo email, góp phần vào sự thành công của mình trong môi trường làm việc quốc tế.