Trong thế giới kinh doanh hội nhập, việc thành thạo kỹ năng giao tiếp là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công. Một trong những công cụ không thể thiếu chính là email báo giá bằng tiếng Anh – cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng toàn cầu. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách xây dựng một thư báo giá chuyên nghiệp, giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Tổng Quan Về Email Báo Giá Bằng Tiếng Anh
Khái Niệm Và Mục Đích Của Thư Báo Giá
Email báo giá bằng tiếng Anh hay còn gọi là “quotation” hoặc “quote”, là một tài liệu chính thức được sử dụng trong hoạt động thương mại, nhằm cung cấp thông tin chi tiết về mức giá, sản phẩm, dịch vụ và các điều khoản liên quan mà một doanh nghiệp đề xuất cho khách hàng hoặc đối tác tiềm năng. Mục đích chính của loại thư này không chỉ là thông báo về chi phí mà còn là nền tảng để xây dựng lòng tin, thiết lập sự minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đàm phán và ra quyết định của khách hàng. Một email báo giá được soạn thảo cẩn thận sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của công ty bạn, từ đó nâng cao khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành đơn hàng thực tế.
Tầm Quan Trọng Trong Môi Trường Kinh Doanh Toàn Cầu
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa sâu rộng như hiện nay, việc sử dụng email báo giá bằng tiếng Anh đóng vai trò vô cùng thiết yếu. Tiếng Anh là ngôn ngữ giao tiếp kinh doanh quốc tế phổ biến nhất, cho phép các doanh nghiệp tiếp cận một thị trường rộng lớn không giới hạn về địa lý. Một thư báo giá rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp không chỉ giúp khách hàng quốc tế dễ dàng nắm bắt thông tin về sản phẩm, dịch vụ và chi phí, mà còn thể hiện sự nghiêm túc và sẵn sàng hợp tác của doanh nghiệp bạn. Theo thống kê, khoảng 80% các giao dịch kinh doanh quốc tế khởi đầu bằng email, và email báo giá chính là một trong những loại email có tỷ lệ phản hồi cao nếu được trình bày một cách thuyết phục. Việc này không chỉ thúc đẩy doanh số bán hàng mà còn góp phần xây dựng thương hiệu mạnh mẽ, tạo lợi thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường quốc tế.
Cấu Trúc Tối Ưu Cho Một Email Báo Giá Chuẩn Mực
Để một email báo giá đạt hiệu quả cao, việc tuân thủ một cấu trúc rõ ràng và hợp lý là điều cần thiết. Một cấu trúc chuẩn giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng và cảm thấy thoải mái hơn khi đọc.
Mở Đầu Thư: Chào Hỏi Và Giới Thiệu (Salutation & Introduction)
Phần mở đầu của email báo giá bằng tiếng Anh là cánh cửa đầu tiên tiếp cận người đọc, vì vậy cần phải thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Lời chào (Salutation) như “Dear Mr./Ms./Dr. [Tên người nhận]” hoặc “Dear [Tên đầy đủ nếu không biết giới tính]” là lựa chọn lý tưởng. Nếu bạn không biết tên người nhận cụ thể, các cụm từ như “Dear Sir or Madam” hoặc “To Whom It May Concern” cũng có thể được sử dụng trong một số trường hợp, dù không được cá nhân hóa bằng. Tiếp theo lời chào, một câu hỏi thăm sức khỏe nhẹ nhàng như “I hope this email finds you well” hay “I trust you are doing well” sẽ tạo không khí thân thiện, gần gũi. Ngay sau đó, phần giới thiệu (Introduction) cần nêu rõ mục đích của email một cách trực tiếp và ngắn gọn. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng “I am writing to provide you with our quotation for…” hoặc “Following our discussion last week, I am pleased to send you the requested quotation.” Việc đề cập đến cuộc trò chuyện hoặc yêu cầu trước đó (nếu có) sẽ giúp người nhận dễ dàng liên hệ email với bối cảnh đã có.
Nội Dung Chính: Trái Tim Của Mọi Báo Giá (Main Body)
Phần nội dung chính là xương sống của bất kỳ email báo giá nào, nơi tất cả các thông tin quan trọng về sản phẩm, dịch vụ và điều khoản được trình bày. Sự rõ ràng, đầy đủ và minh bạch trong phần này quyết định lớn đến khả năng khách hàng đưa ra quyết định.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- At a loose end là gì? Khám phá ý nghĩa và cách dùng chuẩn Oxford
- Cách Nắm Vững Dạng Viết Lại Câu Tiếng Anh Đạt Điểm Cao
- 20+ Cách Nói Chúc Mừng Bằng Tiếng Anh Chuẩn Xác Nhất
- Nắm Vững Cấu Trúc Too To: Công Thức Và Ứng Dụng Chuẩn
- Khám phá công cụ hỗ trợ viết tiếng Anh hiệu quả
Thông Tin Về Giá Cả Và Điều Khoản Thanh Toán
Khi trình bày giá cả trong email báo giá, điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng giữa giá gộp (gross price), bao gồm tất cả các khoản phí và thuế, và giá net (net price), là số tiền thực tế sau khi đã trừ đi các chiết khấu hoặc phí áp dụng. Nêu rõ liệu giá đã bao gồm VAT hay chưa là một yếu tố không thể bỏ qua. Ví dụ, bạn có thể viết: “The gross price for each unit is [số tiền], which includes all applicable taxes and handling fees. The net price, after deducting the bulk discount, is [số tiền].” Đồng thời, các điều kiện thanh toán (payment terms) cần được mô tả chi tiết, bao gồm thời hạn thanh toán (due date), phương thức thanh toán chấp nhận (bank transfer, credit card, PayPal), và các điều khoản liên quan đến tiền đặt cọc (deposit) hoặc thanh toán cuối cùng (final payment). Việc cung cấp một hóa đơn (invoice) rõ ràng cũng là cần thiết.
Quy Định Về Vận Chuyển Và Bảo Hiểm Hàng Hóa
Trong môi trường kinh doanh quốc tế, thông tin về vận chuyển (shipping) và bảo hiểm (insurance) là yếu tố không thể thiếu trong email báo giá. Bạn cần trình bày các tùy chọn vận chuyển (shipping options) như vận chuyển tiêu chuẩn (standard shipping), vận chuyển nhanh (express shipping) hay vận chuyển hàng hóa (freight), kèm theo chi phí vận chuyển (shipping costs) và thời gian vận chuyển dự kiến (estimated delivery time). Việc đề cập đến số theo dõi (tracking number) cũng giúp khách hàng theo dõi đơn hàng của mình. Đối với bảo hiểm, cần nêu rõ phạm vi bảo hiểm (coverage) và trách nhiệm (liability) của mỗi bên trong trường hợp có thiệt hại (damages) hoặc mất mát xảy ra trong quá trình vận chuyển. Ví dụ, “All shipments are covered by our comprehensive insurance policy, protecting against loss or damage during transit, ensuring your peace of mind.”
Chính Sách Ưu Đãi, Khuyến Mãi Và Thời Gian Hiệu Lực
Việc áp dụng các chương trình khuyến mãi (promotion) hoặc giảm giá (discount) có thể là yếu tố quyết định để khách hàng lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của bạn. Trong email báo giá, bạn cần nêu rõ về các ưu đãi đặc biệt (special offer) như giảm giá theo phần trăm (percentage off), chiết khấu theo số lượng lớn (bulk order discount) hoặc các chương trình khách hàng thân thiết (loyalty program). Điều kiện để đủ điều kiện (eligibility) nhận ưu đãi cũng phải được trình bày minh bạch. Hơn nữa, thời gian hiệu lực (validity period) của báo giá là vô cùng quan trọng. Bạn cần ghi rõ ngày có hiệu lực (effective date) và ngày hết hạn (expiration date) để tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp về giá trong tương lai. Ví dụ: “We are currently offering a 15% discount for orders exceeding 500 units, valid until [ngày hết hạn]. This special offer aims to provide maximum value to our esteemed partners.”
Thời Gian Giao Hàng Dự Kiến Và Các Cam Kết Liên Quan
Thông tin về thời gian giao hàng dự kiến (estimated delivery time) là một trong những yếu tố khách hàng quan tâm hàng đầu. Bạn cần cung cấp một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: “5-7 business days”) và các yếu chọn vận chuyển ưu tiên (priority shipping) nếu có. Ngoài ra, việc giải thích về thời gian chuẩn bị hàng (lead time) cũng giúp khách hàng hiểu rõ hơn về quy trình. Các cam kết về chất lượng sản phẩm, chính sách bảo hành (warranty) và đổi trả (return policy) cũng cần được đề cập ngắn gọn nhưng rõ ràng trong phần nội dung chính, hoặc có thể đính kèm dưới dạng tài liệu riêng để tham khảo. Đảm bảo rằng mọi thông tin này đều nhất quán và dễ hiểu.
Kết Thúc Thư: Lời Chào Và Thông Tin Liên Lạc (Conclusion & Signing Off)
Phần kết thúc của email báo giá là cơ hội cuối cùng để củng cố thông điệp và khuyến khích hành động từ phía khách hàng. Một câu kết thúc lịch sự như “Thank you for considering our quotation” hoặc “We appreciate your interest in our services” thể hiện sự trân trọng. Sau đó, hãy mời gọi người nhận liên hệ lại nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm thông tin chi tiết. Các mẫu câu như “If you have any questions or need further information, please do not hesitate to contact me” hay “Feel free to reach out if you need any clarification” là rất phù hợp. Phần ký tên (Signing off) là nơi bạn ghi tên đầy đủ, chức vụ (nếu có), tên công ty và các thông tin liên lạc quan trọng như số điện thoại, email, và địa chỉ website. Các lời chào kết thư phổ biến bao gồm “Sincerely,” “Best regards,” hoặc “Kind regards,”. Việc sử dụng “Yours faithfully” khi bạn bắt đầu bằng “Dear Sir/Madam” và “Yours sincerely” khi bạn đã biết tên người nhận sẽ thể hiện sự chuẩn mực trong giao tiếp kinh doanh.
Bộ Từ Vựng Tiếng Anh Thiết Yếu Khi Viết Email Báo Giá
Để soạn thảo một email báo giá bằng tiếng Anh hiệu quả, việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành là điều cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số từ vựng và thuật ngữ phổ biến mà bạn nên biết.
Các Thuật Ngữ Về Giá Cả Và Chiết Khấu
Trong lĩnh vực báo giá sản phẩm tiếng Anh, bạn sẽ thường xuyên gặp các thuật ngữ như Quotation (bảng báo giá) và Estimate (dự toán), trong đó quotation mang tính ràng buộc hơn về mặt giá cả và điều khoản. Proposal (đề xuất) là tài liệu chi tiết hơn, thường bao gồm kế hoạch triển khai cùng với giá. Khi nói về giá, Pricing đề cập đến chiến lược định giá. Gross price là giá tổng cộng đã bao gồm tất cả các khoản phí và thuế, trong khi Net price là giá thực tế sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu hoặc phí. Các chương trình giảm giá được gọi là Discount hoặc Rebate (chiết khấu hoàn lại), đôi khi đi kèm với Coupon (phiếu giảm giá). Nếu có giảm giá cho đơn hàng lớn, đó là Bulk order discount. Bạn cũng cần lưu ý đến Markup (phần trăm tăng giá so với chi phí gốc) và Total cost (tổng chi phí).
Thuật Ngữ Vận Chuyển, Bảo Hiểm Và Giao Hàng
Trong vận chuyển, Shipping là quá trình gửi hàng, còn Delivery là việc giao hàng đến tay người nhận. Các phương thức phổ biến bao gồm Standard shipping (vận chuyển tiêu chuẩn) và Express shipping (vận chuyển nhanh). Freight là cước phí vận chuyển hàng hóa lớn. Carrier là nhà vận chuyển, và bạn sẽ thường nhận được Tracking number (số theo dõi) để kiểm tra tình trạng đơn hàng. Insurance (bảo hiểm) với Coverage (phạm vi bảo hiểm) là cần thiết để bảo vệ hàng hóa khỏi Damages (thiệt hại). Claim (yêu cầu bồi thường) sẽ được thực hiện nếu có sự cố. Các thuật ngữ liên quan đến thời gian bao gồm Delivery time (thời gian giao hàng), Estimated delivery (thời gian giao hàng dự kiến), Lead time (thời gian chuẩn bị hàng) và Arrival date (ngày đến). FOB (Free On Board) là một điều kiện giao hàng quốc tế phổ biến, quy định trách nhiệm của người bán cho đến khi hàng hóa được xếp lên tàu.
Điều Kiện Thanh Toán Và Pháp Lý Trong Hợp Đồng
Payment terms là các điều kiện thanh toán, bao gồm Due date (ngày đến hạn thanh toán). Invoice là hóa đơn chi tiết về giao dịch. Các phương thức thanh toán phổ biến là Bank transfer (chuyển khoản ngân hàng) và Credit card (thẻ tín dụng). Deposit là tiền đặt cọc ban đầu. Late fee là phí phạt khi thanh toán trễ hạn. Các chính sách Refund policy (hoàn tiền) và Return policy (đổi/trả) cũng là một phần quan trọng của điều khoản và điều kiện (Terms and conditions). Validity period (thời gian hiệu lực) là khoảng thời gian mà báo giá còn giá trị. Liability (trách nhiệm pháp lý) cũng là một yếu tố quan trọng trong các điều khoản này. Ngoài ra, Minimum order quantity (MOQ) là số lượng đặt hàng tối thiểu mà khách hàng phải đáp ứng.
Nghệ Thuật Viết Email Báo Giá Tiếng Anh Hiệu Quả
Việc soạn thảo email báo giá bằng tiếng Anh không chỉ là việc điền thông tin mà còn là một nghệ thuật giao tiếp kinh doanh. Để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ.
Nguyên Tắc Chung Về Ngôn Ngữ Và Phong Cách
Khi viết email báo giá, việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp là ưu tiên hàng đầu. Tránh dùng từ ngữ quá phức tạp hoặc mơ hồ có thể gây hiểu lầm cho người nhận. Tông giọng nên lịch sự, trang trọng nhưng vẫn thân thiện, thể hiện sự sẵn lòng hỗ trợ. Sử dụng ngữ pháp chính xác và tránh các lỗi chính tả là điều kiện tiên quyết để duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn. Mỗi câu văn nên truyền tải một ý nghĩa rõ ràng, mạch lạc, giúp người đọc dễ dàng theo dõi thông tin. Việc sử dụng các cấu trúc câu chủ động thường làm cho thông điệp trở nên mạnh mẽ và trực tiếp hơn.
Cách Trình Bày Thông Tin Rõ Ràng Và Minh Bạch
Trong phần nội dung chính của email báo giá, việc trình bày thông tin một cách có tổ chức là rất quan trọng. Mặc dù bài viết không dùng liệt kê, bạn có thể cấu trúc thông tin trong các đoạn văn một cách logic, sử dụng các tiêu đề phụ (heading) và xuống dòng hợp lý để dễ đọc. Mỗi đoạn văn nên tập trung vào một khía cạnh cụ thể, ví dụ: một đoạn cho giá cả, một đoạn cho vận chuyển, một đoạn cho khuyến mãi. Việc này giúp người đọc dễ dàng quét thông tin và tìm thấy những gì họ cần. Luôn đảm bảo rằng tất cả các con số, số liệu và điều khoản được đề cập đều chính xác và nhất quán. Nếu có bảng biểu cho chi tiết sản phẩm hoặc giá, hãy giới thiệu bảng đó một cách rõ ràng trong đoạn văn trước khi chèn vào.
Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Trước Khi Gửi Đi
Trước khi nhấn nút gửi, việc kiểm tra kỹ lưỡng email báo giá bằng tiếng Anh là bước không thể bỏ qua. Hãy đọc lại toàn bộ email để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hay lỗi về số liệu. Kiểm tra xem tất cả các thông tin quan trọng như tên người nhận, tên công ty, số tiền, ngày tháng và các điều khoản đều chính xác. Một lỗi nhỏ có thể làm giảm uy tín của bạn trong mắt khách hàng và gây ra những hiểu lầm không đáng có. Bạn cũng nên xem xét lại cấu trúc của email, đảm bảo rằng nó dễ đọc, dễ hiểu và truyền tải đầy đủ thông điệp mong muốn. Việc nhờ một đồng nghiệp đọc lại cũng là một cách tốt để phát hiện những lỗi tiềm ẩn mà bạn có thể bỏ sót.
Sai Lầm Cần Tránh Và Lời Khuyên Hữu Ích
Để email báo giá thực sự ấn tượng và hiệu quả, ngoài việc tuân thủ cấu trúc chuẩn, bạn cần tránh một số sai lầm phổ biến và áp dụng những lời khuyên hữu ích sau.
Một trong những điều đầu tiên cần chú ý là tiêu đề email. Tiêu đề cần phải cụ thể và rõ ràng, ví dụ: “Quotation for [Tên sản phẩm/dịch vụ] – [Tên công ty của bạn]”. Tiêu đề súc tích sẽ giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ưu tiên đọc email của bạn. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc cung cấp số đơn đặt hàng (purchase order number) từ phía khách hàng, nếu có. Việc này giúp quá trình theo dõi và xử lý đơn hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, tránh nhầm lẫn giữa các báo giá.
Độ chính xác và chi tiết trong thông tin là yếu tố then chốt. Cung cấp đầy đủ thông tin về giá cả, mô tả sản phẩm/dịch vụ, điều khoản vận chuyển, bảo hiểm và thời hạn hiệu lực của báo giá. Nếu có bất kỳ khoản giảm giá đặc biệt nào (ví dụ: giảm giá theo mùa hoặc cho khách hàng mới), hãy nêu rõ các điều kiện áp dụng để khách hàng hiểu rõ lợi ích mà họ nhận được.
Thời gian phản hồi nhanh chóng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Lý tưởng nhất là gửi báo giá trong vòng 24 giờ sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng. Sự nhanh nhạy này không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn giúp bạn nắm bắt cơ hội kinh doanh trước các đối thủ cạnh tranh.
Cuối cùng, đừng bao giờ quên kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin trước khi gửi đi. Một lỗi chính tả nhỏ, một con số sai lệch trong giá cả hoặc một điều khoản không rõ ràng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Sự cẩn trọng này sẽ góp phần xây dựng lòng tin và khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn.
| Tiêu chí | Nên làm | Nên tránh |
|---|---|---|
| Tiêu đề email | Ngắn gọn, rõ ràng, chứa từ khóa (vd: Quotation for [Product Name]) | Tiêu đề chung chung (vd: “Hello”), thiếu thông tin cụ thể, gây nhầm lẫn |
| Thông tin giá cả | Phân biệt rõ giá gộp/net, bao gồm thuế, đơn vị tiền tệ rõ ràng, thời hạn hiệu lực | Giá không rõ ràng, không có hạn sử dụng, không ghi rõ đã bao gồm thuế hay chưa |
| Điều khoản & điều kiện | Nêu rõ các điều khoản thanh toán, vận chuyển, bảo hành, đổi trả một cách minh bạch | Mập mờ về điều khoản, thiếu thông tin về bảo hiểm hoặc chính sách hoàn tiền |
| Tính chuyên nghiệp | Ngôn ngữ lịch sự, chuẩn mực, không mắc lỗi chính tả/ngữ pháp | Ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp, có lỗi sai cơ bản, sử dụng từ viết tắt |
| Call to Action (Lời kêu gọi) | Rõ ràng, khuyến khích khách hàng liên hệ lại hoặc xác nhận đơn hàng | Thiếu lời kêu gọi hành động, khiến khách hàng không biết nên làm gì tiếp theo |
Tham Khảo Các Mẫu Email Báo Giá Tiếng Anh Thực Tế
Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách soạn thảo, dưới đây là một số mẫu email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Mẫu Email Báo Giá Sản Phẩm/Dịch Vụ Cơ Bản
Mẫu email báo giá này áp dụng cho trường hợp bạn cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Email cần giới thiệu rõ ràng về sản phẩm, liệt kê chi tiết các hạng mục, số lượng, đơn giá và tổng giá, đồng thời nêu rõ các điều khoản về thuế, chiết khấu và thời gian giao hàng. Ngôn ngữ sử dụng trong mẫu này thường là trang trọng và trực tiếp, tập trung vào việc truyền tải thông tin một cách hiệu quả nhất đến người nhận, đảm bảo mọi chi tiết về báo giá đều được trình bày một cách minh bạch.
Subject: Quotation for School Blackboards
Dear Ms. Tra,
I hope this email finds you well.
I am writing on behalf of Hoc Tot Company to provide you with a quotation for blackboards suitable for your school.
Quotation Details:
- Model A – Standard Blackboards
- Quantity: 10
- Price per unit: 200,000 dong
- Total: 2,000,000 dong
- Model B – Interactive Blackboards
- Quantity: 5
- Price per unit: 1,500,000 dong
- Total: 7,500,000 dong
- Model C – Mobile Blackboards
- Quantity: 8
- Price per unit: 400,000 dong
- Total: 3,200,000 dong
Please note that these prices are exclusive of any additional taxes or shipping charges. We offer bulk purchase discounts for orders exceeding 20 units.
The estimated delivery time for these blackboards is approximately 3-5 weeks from the date of order confirmation. Additionally, we provide warranty coverage for manufacturing defects for a period of 12 months.
Feel free to reach out if you have any further inquiries or require additional information. We would be more than happy to assist you in fulfilling your school’s requirements.
Thank you for considering Hoc Tot Company. We look forward to the possibility of working with your esteemed institution.
Yours sincerely,
Ms. Thu
Hoc Tot Company
Email: [email protected]
Phone: (123) 456-7890
Mẫu Email Báo Giá Dựa Trên Yêu Cầu Cụ Thể Của Khách Hàng
Trong trường hợp khách hàng đã gửi yêu cầu cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ, mẫu email báo giá này sẽ là phản hồi trực tiếp. Bạn nên bắt đầu bằng cách cảm ơn yêu cầu của khách hàng, sau đó cung cấp chi tiết báo giá đúng theo những gì họ đã hỏi. Mẫu này thể hiện sự lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, củng cố mối quan hệ kinh doanh. Nó tập trung vào việc xác nhận các thông số kỹ thuật hoặc yêu cầu riêng mà khách hàng đã đưa ra, đảm bảo báo giá phù hợp nhất.
Subject: Quotation for Wet Wipes
Dear Scent school company,
I hope this email finds you well.
Thank you for your inquiry regarding our wet wipes. We are pleased to provide you with the following quotation as per your request.
Quotation Details:
- Product: Scented Wet Wipes
- Quantity: 1,000 packs
- Price per unit: 25,000 dong
- Total: 25,000,000 dong
- Product: Unscented Wet Wipes
- Quantity: 500 packs
- Price per unit: 20,000 dong
- Total: 10,000,000 dong
Please note that these prices are exclusive of any additional taxes or shipping charges. We offer a discount for bulk orders exceeding 2,000 packs.
The estimated delivery time for these wet wipes is approximately 2-3 weeks from the date of order confirmation. Additionally, we provide a warranty for any manufacturing defects for a period of 6 months.
If you have any further inquiries or require additional information, please feel free to reach out. We would be more than happy to assist you.
Thank you for considering our products. We look forward to the possibility of working with Scent School.
Yours sincerely,
Ms. Tien
Grocery Company
Email: [email protected]
Phone: (123) 456-7890
Mẫu Email Gợi Ý Giải Pháp Thay Thế Khi Sản Phẩm Ngừng Sản Xuất
Đôi khi, sản phẩm khách hàng yêu cầu có thể đã ngừng sản xuất hoặc hết hàng. Trong trường hợp này, việc chủ động đề xuất một giải pháp thay thế là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm. Mẫu email báo giá này sẽ giúp bạn giới thiệu một sản phẩm tương tự hoặc cải tiến, kèm theo các thông tin chi tiết và lợi ích của sản phẩm mới, khuyến khích khách hàng cân nhắc lựa chọn thay thế. Điều này không chỉ giữ chân khách hàng mà còn mở ra cơ hội kinh doanh mới.
Subject: Quotation for Uniform Shirts
Dear Ms. Hien,
I hope this email finds you well.
Thank you for your inquiry regarding the uniform shirts. We regret to inform you that the specific model you requested is no longer in production. However, we would like to suggest an alternative model that we believe will meet your needs.
Suggested Model:
- Product: Classic Polo Shirt
- Material: 100% Cotton
- Available Colors: Blue, Black, White
- Size Range: S, M, L, XL, XXL
- Price per unit: 200,000 dong
- Minimum Order Quantity: 50 shirts
Quotation Details:
- Quantity: 100 shirts
- Total Price: 20,000,000 dong
Please note that the prices are exclusive of any additional taxes or shipping charges. We also offer a discount for bulk orders exceeding 200 shirts.
The estimated delivery time for these shirts is approximately 3-4 weeks from the date of order confirmation. Additionally, we provide a warranty for any manufacturing defects for a period of 12 months.
If you have any further inquiries or would like to see samples, please feel free to reach out. We would be more than happy to assist you.
Thank you for considering our products. We look forward to the possibility of working with you.
Yours sincerely,
Ms. Nhi
A2B Company
Email: [email protected]
Phone: (123) 456-7890
Mẫu Email Thông Báo Điều Chỉnh Giá
Trong quá trình kinh doanh, việc điều chỉnh giá là không tránh khỏi do biến động thị trường hoặc chi phí sản xuất. Khi cần thông báo sự thay đổi này, một email báo giá được chỉnh sửa cần phải thật rõ ràng và minh bạch. Mẫu này sẽ giúp bạn giải thích lý do điều chỉnh giá, nêu rõ mức giá mới và cũ, cùng với thời gian hiệu lực của mức giá mới. Sự chủ động và minh bạch trong thông báo sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Subject: Price Adjustment Notification for Ballpoint Pens
Dear ABC School,
I hope this email finds you well.
We received your recent inquiry regarding the ballpoint pens on August 1st. After carefully reviewing our previous quotation sent to ABC School, we discovered that there have been some changes in our pricing structure due to fluctuations in supply costs. Therefore, we have revised the product pricing as outlined below.
Product Details:
- Product: Ballpoint Pens
- SKU: BP123456
- Revised Price: 12,000 VND per unit
- Previous Price: 10,000 VND per unit
Please note that these prices are valid until September 1st. After this date, they may be subject to change based on market conditions.
We sincerely regret any inconvenience this may cause and appreciate your understanding. If you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to reach out.
After reviewing the amended quotation, we kindly request your prompt response to finalize the order and ensure the timely delivery of the products.
Thank you once again for your continued partnership. We look forward to maintaining a strong business relationship with ABC School.
Best regards,
Ms. Uyen
Hoc tot Company
Email: [email protected]
Phone: (123) 456-7890
Việc thành thạo kỹ năng soạn thảo email báo giá bằng tiếng Anh không chỉ là một lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và mở rộng thị trường. Từ việc nắm vững cấu trúc, sử dụng từ vựng chuyên nghiệp đến việc áp dụng các mẫu email thực tế, mỗi bước đều góp phần tạo nên một thư báo giá ấn tượng và hiệu quả. Với những kiến thức và hướng dẫn chi tiết từ bài viết này, hy vọng bạn đọc sẽ tự tin hơn trong việc tạo ra những email báo giá chất lượng, góp phần vào thành công trong giao tiếp kinh doanh quốc tế. Để nâng cao hơn nữa kỹ năng viết và giao tiếp tiếng Anh, hãy cùng khám phá các tài liệu và khóa học chuyên sâu tại Anh ngữ Oxford, nơi cung cấp nền tảng vững chắc cho bạn chinh phục mọi thử thách ngôn ngữ.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Email Báo Giá Bằng Tiếng Anh (FAQs)
1. Email báo giá bằng tiếng Anh là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Email báo giá bằng tiếng Anh là một tài liệu kinh doanh chính thức cung cấp thông tin chi tiết về giá cả, sản phẩm/dịch vụ và các điều khoản liên quan. Nó quan trọng vì giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường toàn cầu, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch và tạo tiền đề cho các giao dịch thành công.
2. Các phần cơ bản của một email báo giá bằng tiếng Anh gồm những gì?
Một email báo giá chuẩn mực thường bao gồm các phần: Lời chào (Salutation & Greeting), Lời mở đầu (Opening Comment), Giới thiệu mục đích (Introduction), Nội dung chính (Main Point) với các thông tin chi tiết về giá, vận chuyển, ưu đãi, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng, Câu kết thúc (Concluding Sentence), và Chữ ký (Signing Off).
3. Làm thế nào để trình bày thông tin giá cả trong email báo giá một cách rõ ràng?
Bạn nên phân biệt rõ giữa giá gộp (gross price) và giá net (net price), nêu rõ đã bao gồm thuế hay chưa, đơn vị tiền tệ, và bất kỳ chiết khấu hay phí phụ thu nào. Luôn ghi rõ thời gian hiệu lực của báo giá để tránh hiểu lầm về sau.
4. Nên chú ý điều gì về từ vựng và ngôn ngữ khi soạn email báo giá?
Sử dụng từ vựng chuyên ngành chính xác như “quotation”, “invoice”, “payment terms”, “delivery time”. Giữ ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp, súc tích và rõ ràng. Tránh các từ viết tắt không chính thức hoặc biệt ngữ không phổ biến.
5. Có những sai lầm phổ biến nào cần tránh khi gửi email báo giá?
Các sai lầm thường gặp bao gồm tiêu đề email không rõ ràng, thông tin giá cả mơ hồ, thiếu các điều khoản và điều kiện, không có thời gian hiệu lực, và không kiểm tra lỗi chính tả/ngữ pháp trước khi gửi. Phản hồi chậm trễ cũng là một điểm trừ lớn.
6. Email báo giá có cần đính kèm tài liệu nào không?
Tùy vào tính chất của sản phẩm/dịch vụ, bạn có thể đính kèm thêm các tài liệu như catalogue sản phẩm, bảng giá chi tiết, hình ảnh sản phẩm, điều khoản dịch vụ đầy đủ (terms of service), hoặc hợp đồng mẫu. Hãy luôn đề cập rõ ràng trong nội dung email nếu có tài liệu đính kèm.
7. Làm thế nào để email báo giá của tôi nổi bật so với đối thủ cạnh tranh?
Để email báo giá của bạn nổi bật, hãy cá nhân hóa email, thể hiện sự am hiểu về nhu cầu của khách hàng. Cung cấp giá trị gia tăng (ví dụ: tư vấn miễn phí, hỗ trợ sau bán hàng). Trình bày thông tin một cách trực quan và dễ hiểu. Quan trọng nhất là phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp.
8. Tôi nên làm gì nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh báo giá?
Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh, hãy lắng nghe kỹ lưỡng yêu cầu của họ. Phân tích khả năng đáp ứng và đưa ra báo giá điều chỉnh (revised quotation) kèm theo lời giải thích rõ ràng về những thay đổi. Sự linh hoạt và khả năng đàm phán là rất quan trọng trong tình huống này.
9. Thời gian phản hồi lý tưởng cho một yêu cầu báo giá là bao lâu?
Thời gian phản hồi lý tưởng là trong vòng 24 giờ làm việc. Sự nhanh chóng này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn nắm bắt cơ hội trước khi đối thủ có thể phản hồi.
10. Có cần gửi lời nhắc nếu khách hàng chưa phản hồi báo giá không?
Có, việc gửi lời nhắc (follow-up email) sau vài ngày (khoảng 3-5 ngày làm việc) nếu chưa nhận được phản hồi là một cách làm chuyên nghiệp. Email nhắc nhở nên lịch sự, hỏi xem khách hàng đã nhận được báo giá chưa và có cần thêm thông tin gì không.