Trong môi trường công sở quốc tế hiện đại, việc thành thạo kỹ năng sắp xếp cuộc họp tiếng Anh là yếu tố then chốt giúp bạn tự tin và khẳng định năng lực. Bài viết này từ Anh ngữ Oxford sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức chuyên sâu về từ vựng và mẫu câu giao tiếp cần thiết, giúp bạn chuẩn bị lịch hẹn một cách suôn sẻ và hiệu quả, từ đó nắm bắt mọi cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
I. Từ vựng thiết yếu khi sắp xếp cuộc họp tiếng Anh
Để tự tin hơn trong việc lên lịch cuộc họp hay bất kỳ cuộc hẹn nào trong môi trường làm việc quốc tế, việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là bộ từ vựng cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn dễ dàng diễn đạt ý muốn và hiểu rõ mong muốn của đối phương khi bàn bạc về lịch trình.
- Date /deɪt/(n): Ngày. Đây là thông tin cơ bản nhất khi xác định thời điểm diễn ra cuộc gặp gỡ.
- Conference /ˈkɒn.fər.əns/ (n): Hội thảo. Thuật ngữ này thường dùng cho các buổi gặp mặt quy mô lớn, với nhiều diễn giả và người tham dự, tập trung vào một chủ đề cụ thể.
- Schedule /ˈʃedʒ.uːl/ (v): Lên lịch, sắp xếp lịch trình. Đây là hành động cốt lõi của việc chuẩn bị cuộc họp.
- Declare /dɪˈkleər/ (v): Tuyên bố, công bố. Có thể dùng khi chính thức thông báo về một quyết định liên quan đến cuộc họp.
- Objective /əbˈdʒek.tɪv/(n): Mục tiêu, mục đích. Mỗi cuộc họp đều cần có mục tiêu rõ ràng để đảm bảo tính hiệu quả.
- Participation /pɑːˌtɪs.ɪˈpeɪ.ʃən/ (n): Sự tham gia. Việc khuyến khích sự tham gia của các bên liên quan là rất cần thiết.
- Set up /set ʌp/ (v): Sắp đặt, thiết lập. Cụm từ này thường dùng để chỉ việc chuẩn bị các yếu tố vật chất hoặc kỹ thuật cho cuộc họp.
- Meeting /ˈmiː.tɪŋ/ (n): Cuộc họp. Đây là thuật ngữ chung nhất cho một buổi trao đổi công việc giữa hai hay nhiều người.
- Discuss /dɪˈskʌs/(v): Thảo luận. Hành động chính diễn ra trong một cuộc họp.
- Suit /suːt/ (v): Phù hợp, tiện. Dùng để hỏi hoặc khẳng định sự tiện lợi về thời gian, địa điểm.
- Free /friː/ (adj): Rảnh rỗi, trống lịch. Từ này rất quan trọng khi kiểm tra tính khả dụng của các thành viên.
- Agenda /əˈdʒen.də/ (n): Chương trình nghị sự, nội dung cuộc họp. Một chương trình cuộc họp rõ ràng giúp cuộc họp đi đúng hướng và đạt được mục tiêu.
- Reminder /rɪˈmaɪn.dər/ (n): Lời nhắc nhở. Việc gửi lời nhắc giúp đảm bảo mọi người không quên cuộc hẹn.
- Confirm /kənˈfɜːm/ (v): Xác nhận. Luôn cần xác nhận lại lịch hẹn để tránh nhầm lẫn.
- Duration /dʒʊəˈreɪ.ʃən/ (n): Thời lượng. Việc ước tính thời lượng giúp quản lý thời gian hiệu quả.
- Location /ləʊˈkeɪ.ʃən/ (n): Địa điểm. Nơi diễn ra cuộc họp có thể là phòng họp, văn phòng, hoặc trực tuyến.
- Virtual meeting /ˈvɜː.tʃu.əl ˈmiː.tɪŋ/ (n): Cuộc họp trực tuyến. Ngày càng phổ biến trong kỷ nguyên kỹ thuật số.
- In-person meeting /ɪn.pɜː.sən ˈmiː.tɪŋ/ (n): Cuộc họp trực tiếp. Cuộc họp truyền thống tại một địa điểm vật lý.
- Attendee /ə.tenˈdiː/ (n): Người tham dự.
- Calendar /ˈkæl.ən.dər/ (n): Lịch, lịch công tác. Công cụ không thể thiếu để theo dõi và quản lý lịch trình.
Người trẻ chuyên nghiệp sắp xếp cuộc họp tiếng Anh
II. Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp chuyên nghiệp để lên lịch cuộc họp
Để giao tiếp công việc bằng tiếng Anh một cách tự tin và hiệu quả, việc sử dụng đúng mẫu câu trong các tình huống cụ thể là rất quan trọng. Dưới đây là những mẫu câu thường dùng khi bạn cần lên kế hoạch cuộc họp hay điều chỉnh lịch trình.
Mẫu câu đề xuất cuộc họp
Khi bạn muốn chủ động đặt lịch hẹn để thảo luận một vấn đề, việc đưa ra đề xuất một cách lịch sự và rõ ràng sẽ tạo ấn tượng tốt. Các mẫu câu này giúp bạn mở lời một cách chuyên nghiệp.
- I’d like to schedule a meeting to discuss the upcoming project. (Tôi muốn lên lịch một cuộc họp để thảo luận về dự án sắp tới.)
- Could we set up a meeting to go over the budget for the next quarter? (Chúng ta có thể sắp xếp một buổi họp để xem xét về ngân sách cho quý tiếp theo không?)
Mẫu câu đề xuất ngày và giờ
Việc đưa ra những lựa chọn cụ thể về thời gian giúp quá trình sắp xếp cuộc họp diễn ra nhanh chóng hơn. Hãy luôn kiểm tra lịch của mình trước khi đưa ra đề xuất.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- In Case Là Gì? Hướng Dẫn Cách Dùng Chuẩn Xác
- Nắm Vững Collocations Chủ Đề Gia Đình Cho IELTS Speaking
- Đánh giá Chi tiết Sách TOEIC Upgrade: Hướng Dẫn Toàn Diện Từ Anh ngữ Oxford
- Bí Quyết Tự Học Tiếng Anh Tại Nhà Hiệu Quả Nhất
- Tổng Hợp Cấu Trúc Tiếng Anh Thi Vào 10 Chuẩn Nhất
- Are you available on Tuesday at 10 AM? (Bạn có thể tham gia cuộc họp vào thứ 3 lúc 10 giờ sáng không?)
- How is next Tuesday for you? (Thứ 3 tuần sau bạn thấy thế nào?)
Mẫu câu xác nhận lịch từ đối phương
Sau khi đưa ra đề xuất, bạn cần xác nhận lại sự đồng thuận từ phía đối phương. Việc này đảm bảo rằng tất cả các bên đều nắm rõ thông tin và thời gian biểu đã được thống nhất.
- Does it work for you? (Nó có thuận tiện với bạn không?)
- Could you please check your calendar and let me know when you’re available for a meeting? (Bạn có thể kiểm tra lịch của mình và cho tôi biết khi nào bạn có thể tham gia cuộc họp không?)
Mẫu câu sắp xếp lại thời gian
Trong môi trường làm việc bận rộn, việc cần thay đổi lịch hẹn là điều khó tránh khỏi. Khi đó, việc thông báo một cách lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
- I’m afraid I need to reschedule our meeting due to a conflicting appointment. (Tôi e là tôi cần phải sắp xếp lại cuộc họp của chúng ta do có một cuộc họp khác trùng lịch.)
- I’m afraid I can’t meet on the 1st of May. (Tôi e rằng tôi không thể gặp vào ngày 1 tháng 5.)
Mẫu câu thảo luận về chương trình cuộc họp
Một chương trình nghị sự rõ ràng giúp cuộc họp có cấu trúc và đạt được mục tiêu đề ra. Khi thảo luận về nội dung, hãy khuyến khích sự đóng góp từ tất cả các thành viên.
- Here’s the proposed agenda for our meeting. Do you have any items to add? (Dưới đây là chương trình cuộc họp đề xuất. Bạn có mục nào muốn thêm vào không?)
- Let’s make sure to include the project updates and budget discussion on the meeting agenda. (Hãy đảm bảo bao gồm cập nhật về dự án và thảo luận về ngân sách trong chương trình họp.)
III. Tầm quan trọng của việc sắp xếp cuộc họp hiệu quả
Việc sắp xếp cuộc họp không chỉ đơn thuần là chọn ngày giờ và địa điểm. Đó là một kỹ năng quản lý thời gian và giao tiếp quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của cả một nhóm hoặc tổ chức. Một cuộc họp được tổ chức tốt có thể thúc đẩy sự hợp tác, đưa ra các quyết định sáng suốt và đẩy nhanh tiến độ dự án. Ngược lại, một cuộc họp kém hiệu quả có thể lãng phí thời gian, gây ra sự khó chịu và thậm chí cản trở sự phát triển. Thống kê cho thấy, trung bình một nhân viên văn phòng dành khoảng 16 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, và khoảng 30% trong số đó được coi là không hiệu quả. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc thành thạo kỹ năng này trong môi trường công sở.
Việc lên lịch cuộc họp chuẩn xác còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn đối với thời gian của người khác. Khi bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và giao tiếp rõ ràng, bạn không chỉ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ mà còn xây dựng được hình ảnh cá nhân đáng tin cậy trong môi trường làm việc. Kỹ năng này đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc với đối tác quốc tế, nơi sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ có thể gây ra hiểu lầm nếu không có sự chuẩn bị chu đáo.
IV. Các lưu ý quan trọng khi sắp xếp cuộc họp tiếng Anh
Để quá trình lên lịch cuộc họp diễn ra thuận lợi và mang lại hiệu quả cao nhất, có một số điểm bạn cần đặc biệt lưu ý khi giao tiếp bằng tiếng Anh. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một phong thái chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu.
Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu
Trước khi gửi lời mời cuộc họp, hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ mục tiêu của buổi gặp gỡ. Bạn muốn đạt được điều gì từ cuộc thảo luận công việc này? Ai cần tham gia để đạt được mục tiêu đó? Việc này giúp bạn chọn đúng người, đúng thời điểm và địa điểm. Hơn nữa, hãy dự trù thời gian cụ thể cho từng mục trong chương trình nghị sự và tính toán tổng thời lượng cuộc họp để tránh kéo dài không cần thiết. Một cuộc họp kéo dài quá 60 phút mà không có lịch trình rõ ràng thường giảm hiệu quả đáng kể.
Giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp
Khi đề xuất cuộc họp, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, rõ ràng và trực tiếp. Tránh các cách diễn đạt mơ hồ có thể gây hiểu lầm. Luôn bao gồm các thông tin cần thiết như mục tiêu cuộc họp, ngày, giờ, địa điểm (hoặc liên kết nếu là cuộc họp trực tuyến) và những tài liệu cần chuẩn bị trước. Việc gửi lời nhắc trước cuộc họp 24 giờ cũng là một thực hành tốt, giúp mọi người sắp xếp công việc và ghi nhớ lịch trình.
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Trong kỷ nguyên số, có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc sắp xếp lịch trình và quản lý cuộc họp. Sử dụng các ứng dụng lịch như Google Calendar, Outlook Calendar, hoặc các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thời gian trống của các thành viên mà còn tự động gửi lời mời và nhắc nhở. Việc tận dụng công nghệ sẽ tối ưu hóa quá trình và giảm thiểu sai sót.
Giao tiếp hiệu quả khi sắp xếp cuộc họp tiếng Anh
V. Ví dụ đoạn hội thoại về sắp xếp cuộc họp
Thực hành qua các tình huống cụ thể là cách tốt nhất để nắm vững kỹ năng giao tiếp tiếng Anh công sở. Dưới đây là hai ví dụ về đoạn hội thoại trong việc lên lịch cuộc họp, giúp bạn hình dung cách ứng dụng từ vựng và mẫu câu đã học vào thực tế.
Hội thoại số 1: Lên lịch hẹn qua điện thoại
Đây là một tình huống phổ biến khi bạn cần đặt lịch hẹn với một người khác thông qua thư ký hoặc trợ lý của họ.
Liesel: Hello. How can I assist you? (Xin chào. Tôi có thể giúp gì cho bạn?)
Amit: Hello. I’m phoning regarding Mr. Johnson. (Xin chào. Tôi gọi để nói chuyện với ông Johnson.)
Liesel: Ah yes. I was expecting your call. I am Mr. Johnson’s secretary. (Vâng. Tôi đang đợi cuộc gọi từ anh. Tôi là thư ký của ông Johnson.)
Amit: I apologize. I haven’t caught your name. (Xin lỗi. Tôi chưa biết tên của bạn.)
Liesel: My name is Liesel, and you must be Amit, correct? (Tên tôi là Liesel và bạn chắc là Amit, đúng không?)
Amit: Yes. Your memory is quite impressive. (Đúng vậy. Bạn có một trí nhớ rất ấn tượng.)
Liesel: Well Amit, Mr. Johnson wishes to arrange a meeting with Mr. Smith. (Vâng thưa anh Amit, ông Johnson muốn sắp xếp một cuộc họp với ông Smith.)
Amit: Okay. When and where should we meet? (Được rồi. Khi nào và ở đâu chúng ta nên gặp?)
Liesel: Next Monday at your office. (Thứ 2 tuần sau tại văn phòng của anh.)
Amit: And what time would he be available? (Ông ấy rảnh vào lúc nào?)
Liesel: 10 AM (10 giờ sáng.)
Amit: Okay. Let me verify Mr. Smith’s schedule first. (Được rồi. Hãy để tôi kiểm tra lịch trình của ông Smith trước.)
Liesel: Alright. (Được.)
Amit: 10 AM would be suitable. (10 giờ sáng thì được.)
Liesel: Thank you. See you next Monday. (Cảm ơn. Hẹn gặp lại anh vào thứ 2 tuần sau.)
Hội thoại số 2: Lên lịch họp nhóm và thảo luận chương trình
Tình huống này diễn ra giữa hai đồng nghiệp khi họ cùng nhau tổ chức cuộc họp cho một dự án.
Alice: Hi John. I’ve been examining our current project progress. It seems it’s time for us to arrange a team meeting to prepare for our next steps and ensure everything is on track. (Xin chào John. Tôi đã xem xét tiến trình dự án hiện tại của chúng ta. Có vẻ như đã đến lúc chúng ta tổ chức một cuộc họp nhóm để chuẩn bị cho các bước tiếp theo và đảm bảo rằng mọi thứ đều diễn ra đúng kế hoạch.)
John: Hello Alice. I’ve also noticed that. A team meeting sounds like a great idea. When are you thinking of scheduling it? (Xin chào Alice. Tôi cũng thấy như vậy. Ý tưởng tổ chức cuộc họp nhóm nghe có vẻ hợp lý. Bạn nghĩ đến việc lên kế hoạch vào thời điểm nào chưa?)
Alice: I’ve reviewed everyone’s schedules, and it appears that next Thursday would work well for all of us. How about that date for you? (Tôi đã xem lịch của mọi người và có vẻ như thứ Năm tuần sau sẽ phù hợp với tất cả chúng ta. Ngày đó phù hợp với bạn không?)
John: Perfect. I’m free next Thursday. What time do you think we should start? (Tuyệt vời. Tôi có thể tham gia vào thứ Năm tuần sau. Bạn nghĩ nên bắt đầu vào lúc nào?)
Alice: I was considering starting the meeting at 10 AM. Does that time frame suit your schedule? (Tôi nghĩ rằng bắt đầu cuộc họp vào lúc 10 giờ sáng sẽ phù hợp. Thời gian đó có khớp với lịch của bạn không?)
John: 10 AM on Thursday works well for me. Let’s confirm that time. (10 giờ sáng vào thứ Năm nghe tốt. Chúng ta hãy đặt lịch cho nó.)
Alice: Wonderful! I will send out a calendar invite to all relevant members and prepare a detailed meeting agenda as well. (Hoàn hảo! Tôi sẽ gửi lời mời lịch cho tất cả các thành viên liên quan và tôi sẽ chuẩn bị một chương trình chi tiết cho cuộc họp.)
John: Cảm ơn Alice. Nói về chương trình, bạn có ý kiến gì cụ thể muốn thảo luận trong cuộc họp không? (Cảm ơn Alice. Về phần chương trình cuộc họp, bạn có muốn thảo luận về điều gì cụ thể không?)
Alice: Chắc chắn. Tôi nghĩ chúng ta nên xem lại lịch trình dự án, phân bổ trách nhiệm và thảo luận về các thách thức tiềm năng một cách cẩn thận. Chúng ta phải đảm bảo có được một sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu của dự án. Tôi đã lập danh sách các vấn đề này mà chúng ta cần bàn luận trong chương trình cuộc họp. Tuy nhiên, nếu bạn có các điểm bổ sung hoặc đề xuất nào khác cho cuộc họp, xin vui lòng chia sẻ. (Đúng vậy. Tôi nghĩ chúng ta nên xem xét lịch trình dự án, phân công trách nhiệm và thảo luận về các thách thức tiềm năng cẩn thận. Chúng ta phải đảm bảo có một hiểu biết rõ ràng về mục tiêu dự án của chúng ta. Tôi đã liệt kê những vấn đề này mà chúng ta cần thảo luận trong chương trình cuộc họp. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ điểm hoặc đề xuất bổ sung nào để thảo luận, xin vui lòng chia sẻ.)
John: The issues you listed in the roster appear comprehensive. I will certainly review them and revert with any additional points I believe should be discussed. (Những vấn đề bạn đã liệt kê trong danh sách dường như rất đầy đủ. Tôi chắc chắn sẽ xem xét và sẽ trả lời bạn về bất kỳ điểm bổ sung nào mà tôi nghĩ cần phải được thảo luận.)
Alice: Dạ vâng, John. Ngay khi nhận được ý kiến của bạn, tôi sẽ tích hợp chúng vào chương trình và phân phối cho đội nhóm trước cuộc họp. Tôi rất mong chờ một cuộc thảo luận hiệu quả khi chúng ta gặp lại vào thứ Năm tuần tới. (Được rồi, John. Khi nhận nhận được đề xuất của bạn, tôi sẽ thêm vào chương trình và phân phối nó cho đội trước khi họp. Mong chờ một cuộc thảo luận sản xuất khi gặp chúng tôi sắp tới.)
John: Cảm ơn bạn đã dẫn đầu trong việc này. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo thành công của dự án và duy trì giao tiếp hiệu quả trong nhóm. (Rất cảm ơn bạn đã đảm nhận vai trò quan trọng này. Điều này rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án và duy trì giao tiếp hiệu quả trong nhóm.)
Alice: Không có gì đâu, John. Nếu bạn hoặc bất kỳ thành viên nào trong nhóm có câu hỏi hoặc lo lắng trước cuộc họp, đừng ngần ngại liên hệ nhé. Hẹn gặp lại vào thứ Năm tuần tới! (Được lắm, John. Nếu bạn hoặc bất kỳ thành viên nào của nhóm có bất kỳ câu hỏi hay lo ngại nào trước cuộc họp, xin đừng ngần ngại liên hệ. Hẹn gặp bạn vào thứ Năm tuần sau!)
John: Chắc chắn, Alice. Mong chờ thật đấy. Chúc bạn một ngày tốt lành! (Dĩ nhiên rồi, Alice. Mong chờ đấy. Chúc bạn một ngày tốt lành nhé!)
VI. Bảng tóm tắt mẫu câu và từ vựng thiết yếu để sắp xếp cuộc họp tiếng Anh
Để giúp bạn dễ dàng ôn tập và ghi nhớ, dưới đây là bảng tóm tắt các cụm từ và mẫu câu quan trọng nhất liên quan đến việc sắp xếp cuộc họp tiếng Anh. Hãy luyện tập thường xuyên để các cụm từ này trở thành phản xạ tự nhiên trong giao tiếp của bạn.
| Mục đích giao tiếp | Từ vựng/Cụm từ then chốt | Mẫu câu ví dụ |
|---|---|---|
| Đề xuất cuộc họp | Schedule, set up, arrange | I’d like to schedule a meeting to discuss… |
| Đề xuất ngày/giờ | Available, suit, how is… | Are you available on [Date] at [Time]? |
| Xác nhận lịch | Work for you, check calendar | Does it work for you? |
| Sắp xếp lại lịch | Reschedule, conflicting, afraid | I’m afraid I need to reschedule due to a conflicting appointment. |
| Thảo luận chương trình | Agenda, add items, discuss | Here’s the proposed agenda. Do you have any items to add? |
| Các yếu tố cuộc họp khác | Objective, duration, location | What is the main objective of this meeting? |
| Xác nhận tham dự | Confirm, attend, RSVP | Please confirm your attendance by [Date]. |
VII. Hướng dẫn video tự học tiếng Anh giao tiếp về lập kế hoạch cuộc họp
Để củng cố kiến thức và luyện tập kỹ năng nghe – nói, bạn có thể tham khảo thêm các tài liệu trực quan. Dưới đây là video hữu ích trong chuỗi tự học tiếng Anh giao tiếp dành cho người đi làm.
Tiếng Anh cho người đi làm – Tập 20: Lên lịch cho cuộc họp [Học tiếng Anh giao tiếp #3]
VIII. Câu hỏi thường gặp (FAQs) về sắp xếp cuộc họp tiếng Anh
Để giúp bạn giải đáp những thắc mắc thường gặp và củng cố kiến thức về kỹ năng sắp xếp cuộc họp tiếng Anh, dưới đây là một số câu hỏi và trả lời chi tiết.
1. Làm thế nào để mở đầu email hoặc tin nhắn khi muốn sắp xếp một cuộc họp?
Bạn nên bắt đầu bằng cách nêu rõ mục đích của cuộc họp một cách ngắn gọn và lịch sự. Ví dụ: “I’d like to schedule a meeting to discuss [chủ đề].” hoặc “I’m writing to propose a meeting to go over [vấn đề].”
2. Nên làm gì nếu người bạn muốn họp có lịch trình rất bận rộn?
Hãy cung cấp một vài lựa chọn về thời gian và ngày cụ thể, hoặc hỏi trực tiếp về sự tiện lợi của họ. Ví dụ: “Are you available on [Date 1] or [Date 2]?” hoặc “Could you please let me know what times work best for your schedule next week?” Sử dụng các công cụ lịch chia sẻ cũng là một cách hiệu quả để xem thời gian trống của họ.
3. Có cần gửi agenda (chương trình nghị sự) trước cuộc họp không?
Có, việc gửi chương trình nghị sự trước là một thực hành rất chuyên nghiệp. Nó giúp tất cả những người tham gia chuẩn bị tinh thần và tài liệu cần thiết, đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả và đúng trọng tâm. Bạn có thể hỏi ý kiến đóng góp từ các thành viên về các mục cần thêm vào chương trình.
4. Cách hủy hoặc hoãn cuộc họp một cách lịch sự?
Khi cần hủy hoặc hoãn, hãy thông báo càng sớm càng tốt và đưa ra lý do ngắn gọn (nếu phù hợp). Luôn xin lỗi vì sự bất tiện và đề xuất một lịch hẹn mới ngay lập tức. Ví dụ: “I apologize, but I need to reschedule our meeting due to an unexpected conflict. Would [new date/time] work for you?”
5. Nên sử dụng “schedule” hay “arrange” khi nói về việc lên lịch cuộc họp?
Cả hai từ đều có thể dùng thay thế cho nhau trong nhiều trường hợp. “Schedule” thường dùng khi bạn muốn cố định một thời gian cụ thể trên lịch. “Arrange” có nghĩa rộng hơn, bao gồm cả việc sắp xếp các chi tiết khác ngoài thời gian như địa điểm, người tham dự. Trong hầu hết các tình huống sắp xếp cuộc họp tiếng Anh, cả hai đều phù hợp.
6. Khi nào nên gửi lời nhắc cuộc họp?
Thông thường, nên gửi lời nhắc 24 giờ trước cuộc họp, đặc biệt là đối với các cuộc họp quan trọng hoặc có nhiều người tham dự. Đối với các cuộc họp nhỏ, thân mật hơn, bạn có thể bỏ qua nếu đã có xác nhận rõ ràng.
7. Cần bao gồm những thông tin gì trong lời mời cuộc họp?
Một lời mời cuộc họp đầy đủ nên bao gồm: tiêu đề cuộc họp rõ ràng, ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm (hoặc link cuộc họp trực tuyến), mục tiêu cuộc họp, chương trình nghị sự (nếu có), và bất kỳ tài liệu đính kèm hoặc yêu cầu chuẩn bị trước nào.
8. Làm thế nào để kết thúc một email/cuộc gọi sắp xếp cuộc họp?
Hãy kết thúc bằng một câu lịch sự và thể hiện sự mong đợi. Ví dụ: “Looking forward to hearing from you,” “Please let me know if you have any questions,” hoặc “Thanks for your flexibility.”
Việc thành thạo kỹ năng sắp xếp cuộc họp tiếng Anh là một tài sản quý giá trong sự nghiệp của bạn. Hy vọng những chia sẻ từ Anh ngữ Oxford đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và những công cụ cần thiết để tự tin hơn trong mọi cuộc trao đổi công việc trong tương lai.